E-Mail im Rechtsverkehr: Die fünf Gebote

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland sind: zehn Jahre für Unterlagen der Buchhaltung, Rechnungen, Buchungen, Bilanzen und Organisationsunterlagen, sowie sechs Jahre für versandte und empfangene Handelsbriefe (inklusive E-Mails), wobei die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Eine Fristverlängerung durch offene Steuerbescheide bleibt möglich. Auch richterliche und behördliche Auflagen führen zu einer Erstreckung der genannten Fristen.

Die Finanzverwaltung darf inzwischen auch digitale Unterlagen prüfen (§§ 146, 147 Abgabenordnung). Sie erhält indes nur Lesezugriff, eine Manipulation von Daten ist daher ausgeschlossen. Digitale Unterlagen, die zur Weiterbearbeitung geeignet sind, müssen der Finanzverwaltung auch in digitaler Form vorgelegt werden. Die Integrität von Buchungsdaten muss gesichert sein. Solche Daten dürfen also nachträglich nicht verändert werden können. Wer steuerrelevante Unterlagen auf Datenträger vorlegt, ist außerdem verpflichtet, diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich auszudrucken.