Dokumentenmanagement mit SharePoint Server 2010

Verwalten der Metadaten

Die Inhaltstypen steuern Sie über Websiteaktionen und den Menüpunkt Websiteeinstellungen. Sie finden über Galerien den Link Websiteinhaltstypen. Die Bereitstellung der Inhaltstypen und weitere Einstellungen zur Dokumentenverwaltung verwalten Sie über die Zentralverwaltung. Rufen Sie dazu den Link Dienstanwendungen verwalten unterhalb der Anwendungsverwaltung auf. Der Dienst, der für die Metadaten zuständig ist, trägt die Bezeichnung Verwalteter Metadatendienst. Hierüber können Sie Einstellungen vornehmen und Metadaten hinzufügen.

Hinterlegen Sie als Administrator hier Schlüsselwörter, stehen Anwender diese Kategorien zur Verfügung. Diese Schlüsselwörter lassen sich, neben Office-Dokumenten und anderen Dateien, auch für Multimedia-Dateien, also Bilder, Filme und Audiodateien, verwenden. Innerhalb von Microsoft-Office-Anwendungen können Anwender direkt auf Dateien in den SharePoint-Seiten zugreifen und die Metadaten zur Navigation nutzen, um zum Beispiel in Dokumenten Bildern einzufügen, was die Erstellung wesentlich vereinfacht.

Anwender können direkt in einer SharePoint-Dokumentbibliothek über den Menüpunkt Bibliothek\Mit Office verbinden einen Link innerhalb von Office-Programmen zu SharePoint-Seiten herstellen. Dieser Link ist nicht nur beim Öffnen und bei der Neuerstellung von Dokumenten hilfreich, sondern auch beim Einbinden von Objekten in Office-Dokumente. Auf diese Weise stehen bei der Neuerstellung von Dokumenten alle Vorlagen der SharePoint-Seiten zur Verfügung, auch die hinterlegten Felder für die Metadaten.