Dokumente im digitalen Zeitalter sicher aufbewahren

Der Ausweg aus dem Dilemma

Die Tatsache, dass es genauso gefährlich ist, etwas zu lange aufzubewahren (zum Beispiel persönliche Daten oder erfolglose Bewerbungen), wie etwas zu früh zu vernichten (zum Beispiel die Korrespondenz einer Klage oder Details zu Gesundheitsgefahren), überfordert schlicht und ergreifend viele Unternehmen.

Rechtsorganisationen sowie Unternehmen, die sich mit dem Thema Informationsmanagement befassen, haben daher eine Sorgfaltspflicht gegenüber Unternehmen, die einen Ausweg aus den sich ständig verändernden Rahmenbedingungen suchen und die Kontrolle über all ihre Informationen behalten wollen. Der Grat zwischen "zu früh" und "zu spät" ist sehr schmal.

Unternehmen sollten sich daher auf hieb- und stichfeste Ansätze verlassen und sich zur Klärung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für elektronische Dokumente von einem externen Dienstleister beraten lassen. Nur so können sich Firmen rechtlich ausreichend gegen Fälle, wie im obigen Beispiel beschrieben, absichern und von einer zeitgemäßen Archivierung im digitalen Zeitalter profitieren. (hal)