Microsoft Outlook optimieren
Die besten Tipps zu Outlook 2010
Mit Suchordnern arbeiten
Mit Suchordnern können Sie unter Outlook die Organisation Ihrer E-Mail-Nachrichten optimieren. Bei Suchordnern handelt es sich um virtuelle Ordner, deren enthaltene E-Mails bestimmten Kriterien entsprechen.
Mit Suchordnern kann man Ordnung in seinen E-Mail-Nachrichten halten, ohne dass diese in die entsprechenden Ordner verschoben werden müssen. Suchordner sind virtuelle Verzeichnisse, die E-Mails anzeigen, die definierten Kriterien entsprechen.
Outlook bringt serienmäßig einige vordefinierte Suchordner mit. Diese enthalten einfache Bedingungen wie "ungelesen" oder "wichtig". Ebenso können Sie daraus E-Mails über bestimmte Absender oder Empfänger selektieren. Zu den vorgegebenen Suchordnern gelangen Sie über die Registerkarte Ordner und Neuer Suchordner. Alternativ finden Sie links beim jeweiligen Konto die Suchordner, ein Klick darauf erlaubt das Anlegen eines neuen Suchordners. Und natürlich steht für das Anlegen eines neuen Suchordners auch eine Tastenkombination zur Verfügung: STRG+UMSCHALT+P.
- Neuer Suchordner
Outlook bringt eine Reihe vordefinierter Suchordner mit, die Sie nur anpassen müssen. - Neue benutzerdefinierter Suchordner
Am Ende der Liste können Sie einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen. - Benutzerdefinierter Suchordner
Geben Sie dem neuen Suchordner einen Namen. Sie können darüber hinaus festlegen, welche E-Mails einbezogen werden sollen. - Suchordnerkriterien
Wählen Sie beispielseweise Nachrichten aus, die mindestens eine Anlage mitbringen. - Suchordnerkriterien
In den erweiterten Einstellungen können Sie die Kriterien über Bedingungen und Felder feiner abstimmen.
Für eine bessere Organisation der eigenen Nachrichten kann es sinnvoll sein, Suchordner nach eigenen Kriterien anzulegen. Am Ende der Liste der vordefinierten Ordner findet sich der Punkt Benutzerdefinierten Suchordner erstellen. Über diesen können Sie Suchordner gemäß eigener Kriterien anlegen. Dabei sind die Möglichkeiten vielfältig. So können Sie etwa sämtliche Mails mit Anhang oder alle Nachrichten mit hoher Wichtigkeit in einem Suchordner anzeigen lassen. Über den Reiter Erweitert lassen sich tiefer gehende Bedingungen über die einzelnen E-Mail-Felder definieren. So können Sie beispielsweise alle vertraulichen E-Mails in einem Suchordner darstellen.
Bleibt noch der Hinweis, dass Suchordner keine Ergebnisse aus unterschiedlichen pst-Dateien enthalten können. Hinsichtlich der Suche von Textzeichenfolgen bei Suchordnern sollte man noch Folgendes beachten: Suchordner unterstützen Präfixübereinstimmungen. Dazu liefert Microsoft folgendes Beispiel: Soll der Suchordner beispielsweise alle E-Mail-Nachrichten mit dem Wort "über" beinhalten, enthält der Suchordner auch Wörter wie "Übersetzer" oder "überlegen", jedoch keine Wörter wie "darüber".