Datenqualität verbessern durch Dubletten-Korrektur

Strategien für hohe Datenqualität

Die konsequente und permanente Pflege der Daten sollte oberste Pflicht für jedes Unternehmen sein, das Wert legt auf gute Kundenbeziehungen. Um die Datenqualität von Adressen zu verbessern, sollten dabei mehrere Punkte beachtet werden.

Das beginnt mit der Qualität der Adresserfassung beim CRM-System. Je professioneller eine CRM-Software bei der Eingabe und Pflege von Daten unterstützt, umso höher ist auch die Datenqualität (siehe Bild unten). Zum Zugriff auf die Adressdaten sind professionelle CRM-Lösungen mit vielen Schnittstellen ausgestattet. Wenn die Daten extern abgelegt werden, sollten diese direkt integrierbar sein. So lassen sich etwa Adressen für Mailings aus kommerziellen Adresssammlungen wie Telefon-CDs per Mausklick übernehmen.

Eine zentrale Fehlerquelle ist die Erfassung der Daten durch viele Mitarbeiter. Hier sollte man überlegen, diese Aufgabe nur einem Mitarbeiter oder einem kleinen Team von Mitarbeitern zu überlassen, bei dem jeder für einen klar abgegrenzten Teil des Datenbestands verantwortlich ist. Kümmern sich nur wenige darum, steigt die Datenqualität. Auch sollten die Mitarbeiter entsprechend motiviert werden, auf die Datenqualität zu achten, indem man ihnen den Nutzen einer gut gepflegten Datenbank vermittelt.

In jedem Fall sollten verbindliche Vorgaben schriftlich fixiert werden, die festlegen, wie Adressen und andere Daten genau erfasst werden sollen. Am besten verfasst man dazu eine klare und einfache Anleitung zum Füllen der Datensätze. Darin sollten beispielsweise Schreibweisen ("26.11.05" oder "26. November 2005") und Abkürzungen ("Fa" oder "Firma", "str" oder "straße") normiert sein.

Zu guter Letzt sollte der Datenbestand regelmäßig vollständig überprüft werden. Besonders zu achten ist dabei auf nicht oder falsch ausgefüllte Adressfelder und auf Dubletten. Die Gefahr, fehlerhafte Datenfelder anzulegen, ist umso kleiner, je kürzer das Prüfintervall ist.