Das Informationsnetz im Unternehmen

Wissensportale stellen Informationen und Know-how individuell und nach Bedarf zur Verfügung. Zusammenarbeit und unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse werden damit möglich. Eine offene Architektur und gute Integrationsfähigkeit sind einige der Kriterien, die beim Aufbau eines Portals entscheidend sein können.

Von: Achim Scharf

Ein Unternehmensportal stellt eine einheitliche Web-basierte Benutzerschnittstelle zu allen im Arbeitsumfeld benötigten Anwendungen, Informationen und Services dar. Alles, was der Anwender zur Erledigung seiner Aufgaben braucht, gehört dazu. Über einen Browser ist der Zugang von jedem Ort der Welt aus möglich. Der Benutzer greift auf den für ihn relevanten Inhalt zu, ohne wissen zu müssen, woher die Daten stammen oder welches Format sie haben - die zugrunde liegende Struktur ist für ihn nicht sichtbar. Das Abrufen der richtigen Informationen ist damit nur einen Mausklick entfernt.

Die Technik der "Enterprise Information Portals" (EIP) ist so neu nicht, schon die "Executive Information Systems" (EIS) unterstützten den Ansatz eines integrierten Informationszugriffes. Nur waren damals die dafür erforderlichen Techniken noch nicht vorhanden, die heute mit den so genannten Web-Enablern zur Verfügung stehen. EIPs sind heute die logische Weiterführung der Intranets, doch der Markt steckt noch in den Kinderschuhen, weist aber dennoch ein hohes Wachstumspotenzial auf.

Die wichtigste Funktion eines EIP ist für die meisten IT-Manager der Zugriff auf interne und externe Informationen von nur einem Punkt aus, womit Anwender verteilte Quellen quer über das Unternehmen anzapfen können. Die Delphi Group ermittelte bei einer Befragung von 200 IT-Leitern, dass für 70 Prozent eine einfache Integration der wesentliche Entscheidungsfaktor ist, gefolgt von einer einfachen Implementierung sowie Personalisierbarkeit. In größeren Unternehmen kann ein EIP als ein einheitlicher Bildschirm fungieren, der personalisierte Ansichten über die Organisation zur Verfügung stellt. Für kleine Organisationen dürfte es reichen, mit dem Browser im Intranet zu arbeiten. Wichtiger ist jedoch, dass ein EIP eine Umgebung für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zur Verfügung stellen kann.

Nach der ersten Welle in den Jahren 1998 bis 2000, wo die Integration von User Interfaces im Vordergrund stand, folgt laut IDC bis 2002 die zweite. Der noch getrennte, aber gleichwertige Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Daten wird hier angegangen, während ab 2002 der einheitliche Zugriff realer werden soll.

In der einfachsten Form integriert ein EIP strukturierte (Datenbanken) und unstrukturierte Informationen (Dokumente) sowie das Wissen der Mitarbeiter in einer personalisierten Umgebung. Suchmaschinen und Analyse-Tools können die Produktivität des Nutzers erhöhen und Entscheidungen auf eine fundiertere Basis stellen.

Der Zugriff auf strukturierte Daten aus Datenbanken und Data Warehouses ist sicherlich der einfachste Weg, ein EIP zu implementieren. Die Herausforderung beim Aufbau eines Portals besteht darin, den geeigneten Weg zur Zusammenführung all dieser Datenquellen zu finden. Dabei ist die Integration auf Datenebene, oft erforderlich für Legacy-Systeme, auf Objektebene, auf Reportebene sowie per Metadaten nötig. Die Integration unstrukturierter Informationen gestaltet sich durch die unterschiedlichen Techniken, Produkte und Repositories erheblich komplexer. Volltextsuche, Filterfunktionen, Viewing-Tools und der Einsatz von Metadaten, beispielsweise XML, sind hier gefragt.

Web-fähige Business-Intelligence-Werkzeuge lassen sich leicht in EIPs einfügen. Weitere Funktionen wie Collaboration, Personalisierung und Informationsfilterung sowie ein Dokumenten-Management-System steigern den Wert. In großen Unternehmen können Wissensportale die Rolle eines Frontends von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) übernehmen. In diesem Fall verwaltet und integriert es Wissen, geschäftliche Transaktionen sowie interne und externe Daten, auf die der Anwender zugreifen kann.

Für ein sinnvoll funktionierendes EIP ist die Integration der unterschiedlichen Komponenten ein wichtiges Merkmal.

Ungleich schwieriger ist die Einbindung von Menschen und deren Wissen. Per Messaging und Groupware lassen sich kollaborative Aspekte einbeziehen. "Lotus Notes" und "Microsoft Exchange" sind die gängigsten Mittel der Kommunikation und Zusammenarbeit im Intranet und damit auch die Basis für asynchrone (Team Rooms) und synchrone (Chat Rooms) Collaboration. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Merkmale und Profile der Mitarbeiter im Umgang mit elektronischen Informationen zu erfassen und dann mit anderen Objekten in der Wissenbasis des EIP zu korrelieren. Experten für eine bestimmte Domäne lassen sich damit leichter herausfinden und für Problemlösungen heranziehen.