Compliance: Sorgenkind E-Mail

Gefahr Steuerprüfung: Besser nicht alles aufheben

Eine Verletzung dieser Konsistenz wäre laut Dees beispielsweise, E-Mails auszudrucken, einzuscannen und wie ein Papierdokument zu archivieren. Der Grund: Die Historie der E-Mail würde verloren gehen und damit die Nachvollziehbarkeit der Anwenderaktionen.

Doch wer entscheidet, wann eine E-Mail aufbewahrungspflichtig ist? Schon für Experten ist die Abgrenzung schwierig: "Eine Bestellung per Mail fällt darunter, elektronisch übermittelte Preisanfragen eines Kunden, aus denen kein Geschäft resultierte, jedoch nicht. Gleiches gilt für private E-Mails von Mitarbeitern", so der Steuerfachmann Breuer. Wegen der schwammigen Sachlage würde er es begrüßen, wenn es Systeme gebe, die den Anwendern bei der Unterscheidung behilflich wären.

Solche Verfahren existieren laut Hummingbird-Mann Dees bereits. Sie könnten anhand linguistischer, neuronaler Techniken den Inhalt von Mails identifizieren. Zwar arbeiteten sie noch nicht perfekt, können aber zuverlässig Dokumente in den richtigen Ordner einsortieren.

Doch nicht jeder verfügt über solche Produkte. Firmen kommen daher nicht umhin, geschäftliche E-Mails manuell abzulegen. Aber kann ein Sachbearbeiter entscheiden, was steuerrelevant ist? "Das wäre die sichere Lösung, doch dann haben Firmen keine Kontrolle, was so alles archiviert wird", gibt Breuer zu bedenken. "Vielleicht finden sich darunter Mails, die das Unternehmen lieber nicht aufbewahren möchte."

Dies ist ein wunder Punkt, denn Firmen sind schließlich dafür verantwortlich, was sie ihrem Steuerprüfer aushändigen. "Wenn da Sachen drinstehen, die den Betrieb in Schwierigkeiten bringen können, hat man Pech", warnt Dees. Aus diesem Grund müssten Firmen ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Mails schulen. "Das gehört zu den Aufgaben, die nichts mit IT zu tun haben." Die Mitarbeiter haben zu wissen, welche Informationen sie ablegen. Wenn sie alles aufbewahren wollten, sprengten sie irgendwann jedes Archiv.