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Als Exchange ursprünglich auf den Markt kam, war dessen zentrale Datenbank auch ein idealer Ort, um verteilte Dokumente im Unternehmen zu speichern. Hierfür wurde die Funktion der öffentlichen Ordner geschaffen. In späteren Versionen sollten über noch zu schaffende Programmiermöglichkeiten Workflow-Anwendungen für diese Dokumentensammlungen erstellt werden können. Noch bevor dies jedoch zufrieden stellend umgesetzt werden konnte, führte die Popularität des Internet dazu, dass diese Funktion parallel von Firmenintranets und Webservern übernommen wurden. Heute finden sich in den meisten Unternehmen Dokumentsammlungen in Laufwerksfreigaben, Groupware-Produkten, wie Exchange, und Intranet-Lösungen, wie Sharepoint, je nachdem, zu welchem Zeitpunkt der Computerhistorie die Zusammenarbeit implementiert wurde. Dies ist sowohl für die Kunden als auch für die Hersteller ein unbefriedigender Zustand, da die verschiedenen Technologien parallel gepflegt werden müssen. Microsoft hat sich deshalb entschlossen, zumindest den Groupware-Ansatz mittelfristig zu den Akten zu legen. Dazu soll das erweiterte Sharepoint die öffentlichen Ordner von Exchange ersetzen. Vertriebstechnisch wurde die kostenpflichtige Portal Server-Variante zu einem Teil des Office-Produkt-Portfolios aufgewertet. Der jetzt als Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) vermarktete Portal Server bildet technisch gesehen einen Aufsatz auf den für Windows Server-Besitzer kostenfrei verfügbaren Windows Sharepoint Services (WSS).

Sharepoint bietet fast alle Vorteile von öffentlichenm Ordnern, zuvorderst die Speicherung der Daten in einer Datenbank, die sich zentral administrieren und archivieren lässt. Durch die Verwendung von Standardtechnologien wie HTML, SQL und ASP.NET ist Sharepoint jedoch wesentlich flexibler und der Know-how-Aufbau weniger kostspielig. Zudem verfügt Sharepoint beispielsweise mit der Versionierung und der Office-Integration bereits heute über nützliche Funktionen, die öffentliche Ordner nicht bieten. Mit der Windows Workflow Foundation hat Microsoft nun auch endlich eine Workflow-API bereitgestellt, die heute mindestens genauso auf Sharepoint wie auf Exchange ausgerichtet ist.

Das wichtigste Manko von Sharepoint gegenüber öffentlichen Ordnern ist heute noch die Zusammenarbeit mit Outlook. Der Internet Explorer oder ersatzweise ein anderer Webbrowser stellt neben den „normalen“ Office-Anwendungen den zentralen Client für Sharepoint dar. Mit Outlook, das für viele Anwender mittlerweile Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit ist, lassen sich öffentliche Ordner immer noch einfacher nutzen.

Microsoft hat deswegen mit der Version 2003 angefangen, die beiden Produkte miteinander zu integrieren. Teilweise beruhen diese Möglichkeiten aber noch auf Funktionen, über die Outlook ohnehin verfügt. Richtig Früchte tragen wird die Integrationsanstrengung erst mit der kommenden Version 2007 beider Programme. Im Folgenden sollen erst einmal die Zusammenarbeit der aktuellen Versionen dargestellt werden. Der zweite Teil wird sich dann den neuen Merkmalen widmen, die in der voraussichtlich zum Jahreswechsel erscheinenden neuen Version enthalten sein werden. Die Darstellung beschränkt sich dabei auf das Sharepoint-Basisprodukt WSS, soweit nichts anderes vermerkt wird.

Sharepoint und Office

Eine Vielzahl von Administratoren und Anwender haben sich die kostenlosen Windows Sharepoint Services heruntergeladen und testweise installiert, als dieser veröffentlicht wurde. Viele haben nach der Installation wohl auf die Sharepoint-Einstiegsseite gesehen und sich gedacht „Ja, und jetzt?“ Sharepoint ist ein eher bescheiden daherkommendes Produkt, dessen Funktionsvielfalt sich dem Administrator nicht sofort erschließt.

Erst beim täglichen Arbeiten mit Office wird dem Anwender die Nützlichkeit der Funktionen offenbar. Die Möglichkeit, Dokumente zu sperren (auszuchecken), gemachte eigene und fremde Änderungen nachzuvollziehen und über Änderungen an Dokumenten automatisch informiert zu werden, helfen bei der täglichen Zusammenarbeit weiter. Integrierter Zugriff auf Online-Status und E-Mail tun ein Übriges. Allerdings sind diese als dokumentorientierte Funktionen nur im Browserfenster und in den Leisten für Online-Zusammenarbeit der Office-Anwendungen Word und Excel zu finden. In Outlook findet sich Sharepoint-Unterstützung nur weniger prominent platziert.