Checkliste für eine E-Akte

Zehn Tipps für den optimalen Aufbau einer elektronischen Personalakte

23.07.2014 von Matthias Edel

Elektronische Personalakten liefern wichtige Informationen über einen Mitarbeiter und das Arbeitsverhältnis auf einen Blick und verhindern, dass Unbefugte auf personenbezogene Daten Zugriff haben. Wie das gelingt und was bei einer E-Akte zu beachten ist, darüber gibt die folgende Checkliste Auskunft.

Elektronische Personalakten fassen wichtige Informationen zu einem Mitarbeiter und zum Arbeitsverhältnis an einem zentralen Ort zusammen und garantieren stets aktuelle Daten. So sind Personaler jederzeit im Bilde und können bei Anfragen von Vorgesetzten, Fachabteilungen oder der Geschäftsführung sofort Auskunft geben. Die Servicequalität steigt, und gleichzeitig hat die Personalabteilung wieder mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.

Außerdem verhindert eine elektronische Personalaktenlösung, dass Unbefugte auf personenbezogene Daten zugreifen. Aber damit das alles auch wirklich so funktioniert, wie es soll, müssen die elektronischen Personalakten in der zum Unternehmen passenden Struktur abgespeichert sein. Die folgenden zehn Tipps helfen dabei:

E-Akte

Was ist eine E-Akte?
Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register. Anbieter von ECM- oder Dokumenten-Management-Systemen wie Circle Unlimited, Docuware, IBM, Opentext, Saperion und SER bieten elektronische Aktenlösungen als Teil ihres Gesamtportfolios an. Im ECM-Segment haben sich auffallend viele deutsche Anbieter etabliert, zu denen auch Easy Software, Optimal Systems, Wewebu und Windream zählen.

1. Vorteil: E-Akten sind immer und überall verfügbar
Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden.

2. Vorteill: Elektronische Akten sparen Platz
Die digitale Archvierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven.

3. Vorteil: E-Akten lösen Compliance-Probleme
Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt.

4. Vorteil: Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung
Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat.

Anwender rechtzeitig ins Boot holen
Wichtig bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte ist, dass die Unternehmen die Anwender hinter sich haben. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, ist es ratsam, den Datenschutzbeauftragten, die IT und den Betriebsrat ins Boot zu holen und die Anwender zu informieren sowie zu schulen.

Grundsätzliches - rechtliche Vorschriften

Es gibt keine rechtlichen Vorschriften über das, was die Personalakte beinhalten muss. Die Struktur richtet sich nach internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Personalabteilung sowie nach Art und Anzahl der Dokumente. Außerdem ist Datensparsamkeit nicht nur im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes geboten: Je schlanker die Akte, umso schneller finden Sie Inhalte. Legen Sie außerdem Inhalte und Gliederung immer gemeinsam mit den späteren Nutzern der Akte fest.

Den Bedarf definieren

Legen Sie fest, was die Akte neben dem Arbeitsvertrag beinhalten muss und kann, beispielsweise:

Must-have:

-Ergänzungen und Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag

-Bewerbungsunterlagen

-Verträge zu gestellten Unternehmensgütern (Auto, Smartphone, Laptop)

-Beurteilungen/Zeugnisse

Nice-to-have:

-Boni und materielle Vergütungen

-Lohn-/Gehaltsabrechnungen

-Zeiten (Arbeit, Urlaub, Krankheit)

-Reiseabrechnungen

-Einsatzplanungen

-Weiterbildungen

-Zertifikate

Dokumente ordnen

Klassifizieren Sie auf der Grundlage Ihrer Auswahl die Dokumentenarten (Arbeitsvertrag, Reisekostenabrechnungen etc.), die Sie für Ihre Arbeit benötigen und die die Struktur der Akte bestimmen.

Dokumente zusammenfassen

Fassen Sie je nach Umfang und Bedarf mehrere Dokumentenarten innerhalb eines Registers zusammen (Verträge, Abrechnungen oder Bescheinigungen).

Dokumente aussortieren

Legen Sie eine Negativliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die vor der Digitalisierung aussortiert werden müssen, etwa:

- verjährte Abmahnungen (dürfen generell nicht enthalten sein)

- veraltete Korrespondenz und Personalfragebögen

- Kopien

Rumpfakte in Papierform nachhalten

Legen Sie eine Positivliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die nach der Digitalisierung in einer sogenannten Rumpfakte weiter in Papierform aufbewahrt werden sollen, etwa der unterschriebene Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen; Pfändungen und Dokumente mit Urkundencharakter.

Ehemalige Mitarbeiter

Überlegen Sie sich, ob Sie die Akten von ausgeschiedenen oder verrenteten Mitarbeitern wirklich digitalisieren wollen. Wenn ja, genügt hier vielleicht eine vereinfachte Aktenstruktur, in der alle verbliebenen Personalunterlagen in einem einzigen digitalen Dokument - einer Akte - gespeichert werden.

E-Akte

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Die Prioritäten der Business- und IT-Entscheider sind durchaus unterschiedlich.

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Die Einführung von Druck- und Dokumentenmanagement ist ein stufenweiser Prozess.

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Fehlende Transparenz bei den Prozessen, sowie die Zusammenarbeit von IT und Fachabteilungen gehören zu den großen Herausforderungen bei entsprechenden Projekten.

Dienstleister nutzen oder inhouse arbeiten?

Überlegen Sie, ob Sie die Digitalisierung im eigenen Haus oder durch einen Dienstleister durchführen lassen wollen. Entscheiden Sie sich für das Letztere, denken Sie bitte an eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Erstellen Sie eine Musterakte, damit der Digitalisierungsdienstleister genau weiß, welche Dokumente der Bestandsakten digitalisiert werden müssen.

Akten richtig digitalisieren

Digitalisierungsdienstleister nutzen zum Markieren und zum korrekten Indizieren der Dokumente und Register häufig Trennblätter mit Codierung der Dokumentart in Barcode-Form. Machen Sie sich dieses Vorgehen auch beim Scannen im eigenen Hause zunutze, um den Scanvorgang zu beschleunigen und das Fehlerpotenzial zu verringern.

Zugriffrechte definieren

Auch während des Einscannens der Akten müssen Sie prinzipiell an ihre Inhalte gelangen. Klären Sie also vorab mit dem Digitalisierungsdienstleister ab, wie die Auskunftsfähigkeit während der Aktenverarbeitung sichergestellt werden kann. (hal)