In vielen Unternehmern, die Exchange einsetzen, ist es im laufenden Betrieb notwendig, PST-Dateien von Anwendern in die Postfächer zu importieren. Das ist nicht nur bei Migrationen, zum Beispiel von Vorgängerversionen zu Exchange Server 2013, sinnvoll, sondern auch, um sicherzustellen, dass Anwender keine Exchange-Daten auf Freigaben oder lokalen Rechnern speichern.
Neben der Möglichkeit, über die PowerShell PST-Dateien in Exchange zu importieren, bietet Microsoft ein Tool an, das PST-Dateien importieren kann. Mit PST Capture 2.0 importieren Sie PST-Dateien von Clients, also direkt von Arbeitsstationen, und lesen diese automatisiert in Exchange-Datenbanken ein. Sie können mit dem Tool PST-Dateien, die Anwender in Outlook erstellt haben, auch in Exchange-Server-2013- und in Office-365-Postfächer importieren.
Das Tool besteht aus einem Serverdienst und Agenten, die Sie auf den Arbeitsstationen der Anwender installieren; Microsoft stellt auf der Download-Seite auch die Agenten für 32-Bit- und 64-Bit-Betriebssysteme zur Verfügung. Das Tool unterstützt allerdings nur Exchange Server 2010 und Exchange Server 2013. Ältere Versionen lassen sich nicht an PST Capture 2.0 anbinden.
Auch wenn Sie Exchange 2010 einsetzen, sollten Sie auf die neue Version des PST Capture Tools setzen. Neben der Exchange-Server-2013-Unterstützung hat Microsoft in der neuen Version einige Fehler behoben und Limitierungen entfernt. Sie können mit PST Capture zum Beispiel mehr als 1000 Arbeitsstationen überwachen, PST-Dateien einlesen und direkt auf den Exchange-Servern oder in Office 365 importieren.
PST Capture 2.0 - Voraussetzungen und Installation
Damit PST Capture 2.0 funktioniert, müssen Sie den Serverdienst installieren und einrichten und danach die Agenten auf den Arbeitsstationen installieren. Betreiben Sie auf einem Server eine ältere Version von PST Capture, müssen Sie diese erst deinstallieren. Nach der Einrichtung scannt das Tool nach PST-Dateien auf den angebundenen Arbeitsstationen. Die Einstellungen der Vorgängerversion bleiben erhalten, wenn Sie die neue Version installieren. Der Installationsassistent entfernt nur die Systemdateien und den Serverdienst, keine Einstellungen.
Leider kann auch die neue Version nicht die PST-Dateien vom Outlook-Client trennen, nachdem die Datei auf dem Server importiert wurde. Hier ist also Handarbeit angesagt, und Sie müssen die Anwender über die Vorgänge informieren. Automatismen zur Benachrichtigung gibt es nicht.
Die neue Version 2.0 unterstützt die Zusammenarbeit mit dem alten Agenten 1.0. Sie müssen daher nicht unbedingt den Agenten auf den Arbeitsstationen aktualisieren. Allerdings arbeitet unserer Erfahrung nach der neue Agent zuverlässiger mit der Version 2.0 zusammen.
Der Import findet auf Wunsch in der Serverkonsole des Tools über einen Assistenten statt. Für den Import darf Outlook auf dem Client-Computer aber nicht gestartet sein, und auch kein anderes Programm darf auf die PST-Datei zugreifen.
Sie können den Importvorgang sehr genau steuern und eine Stapelverarbeitung festlegen. In dieser bestimmen Sie für jede PST-Datei, in welches Exchange-Postfach das Tool die Daten importieren soll. Ein Nachteil der Lösung ist, dass die PST-Datei auf dem Client vorhanden bleibt und der Anwender diese weiter nutzen kann. Die Daten der Datei integriert das Tool zwar in das Postfach und zeigt den Inhalt in einem eigenen Ordner im Postfach an, aber die PST-Datei bleibt auf dem Client verbunden. Das heißt, Sie müssen die Anwender noch informieren, dass sie keine Daten mehr in der PST-Datei speichern, sondern auf dem Server im Exchange-Postfach.
Microsoft Exchange PST Capture einrichten
Den Serverdienst von PST Capture installieren Sie auf einem Exchange-Server als Systemdienst. Die Version 2.0 erlaubt auch die Installation auf einem Server mit Windows Server 2012 und Exchange Server 2013. Die alte Version 1.0 war nur mit Exchange Server 2010 und Windows Server 2008 R2 kompatibel. Achten Sie darauf, dass der Dienst über Administratorrechte in der Exchange-Organisation verfügt.
Damit Sie den Serverdienst installieren können, müssen auf dem Server auch das .NET Framework 4.5 und Outlook 2010/2013 als 64-Bit-Version installiert sein. Während der Installation geben Sie den Benutzernamen des Dienstkontos an. Auf den Client-Computern kann auch die 32-Bit-Version laufen,
Den Benutzernamen, den Sie hier eingeben, verwendet der Systemdienst von PST Capture zum Starten. Sie können später Benutzernamen und Kennwort in den Diensteinstellungen ändern. Überprüfen Sie nach der Installation, ob der Systemdienst Microsoft Exchange PST Capture Service gestartet und das korrekte Konto zum Importieren hinterlegt sind. Starten Sie dazu services.msc im Startfenster von Windows Server 2012 oder im Suchfeld von Windows Server 2008 R2.
Nach der Installation starten Sie die Verwaltungsoberfläche auf dem Server. Nach dem Start sehen Sie die beiden Möglichkeiten zum Scannen nach PST-Dateien und zum Importieren gefundener PST-Dateien.
TCP-Port für Client-Computer festlegen
Standardmäßig verwendet das Tool den TCP Port 6674 zur Verbindung zwischen Client und Server. Wollen Sie diesen ändern, rufen Sie die PST Capture Console auf und wechseln zu Tools\Settings\General.
Hier passen Sie den Server-Port an, legen die Anzahl der maximal angebundenen Postfächer fest und steuern die Zeiten zum Aktualisieren der Konsole und zum Scannen nach PST-Dateien. Starten Sie nach Änderungen immer den Systemdienst Microsoft Exchange PST Capture Service neu. Alle Agenten, die Sie bereits installiert haben, müssen Sie nach Änderungen des Ports neu installieren. Alternativ ändern Sie den Port in der Registry auf dem Client ab. Die Einstellungen dazu finden Sie bei HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\PST Capture\DiscoveryAgent.
Den Agenten für Microsoft Exchange PST Capture installieren
Sobald der Serverdienst installiert und eingerichtet ist, installieren Sie auf den gewünschten Client-Computern den Agenten. Version 2.0 von PST Capture unterstützt auf Computer mit Windows 8. Den Vorgang kann man nur mit Administratorrechten ausführen. Da auch der Agent einen Systemdienst nutzt, können Sie als Administrator die Aufgaben zur Installation nicht an Anwender delegieren.
Während der Installation geben Sie auch den Namen des Servers und den Port zur Verbindung ein. Standardmäßig verwenden Sie hier den Port 6674. Wollen Sie die Installation automatisiert durchführen, verwenden Sie den Befehl:
msiexec /i \\<Freigabe>\PSTCaptureAgent.msi /q CENTRALSERVICEHOST=<Servername> SERVICEPORT=6674
Die Eingaben, die Sie vornehmen, speichert das Tool in der Registry im Pfad HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\PST Capture\DiscoveryAgent. Hier können Sie nachträglich Änderungen vornehmen oder durch Export/Import die Konfiguration auch übertragen.
Wenn Sie den Agenten nicht automatisiert installieren, können Sie während der Installation den Servernamen und den Port manuell eingeben. Das Tool installiert keinerlei Verwaltungsprogramme auf dem Client, sondern nur den entsprechenden Systemdienst. Anwender können die Vorgänge des Tools also nicht steuern.
Mit dem Agenten überwachen Sie zudem Dateifreigaben auf Servern. Anwender können beim Anlegen von PST-Dateien diese auch im Netzwerk speichern. Wollen Sie einen Dateiserver auf PST-Dateien überwachen, müssen Sie den Agenten auf dem Server installieren.
Speichern Anwender die PST-Dateien auf einem Dateiserver, müssen sie auch auf diesem den Agenten installieren, damit der Serverdienst die PST-Datei finden und importieren kann. Microsoft stellt dazu einen 64-Bit-Client zur Verfügung.
Sie sehen in der PST Capture Console, auf welchen Clients der Agent installiert und betriebsbereit ist. Dazu klicken Sie auf New PST Search. Das Tool verbindet sich anschließend mit der Domäne. Anschließend können Sie in den einzelnen Organisationseinheiten die Computerkonten anzeigen. Computer, auf denen der Agent einsatzbereit ist, zeigt die PST Capture Console mit einem Haken und einem grünen Icon an.
PCs überprüfen und Office 365 an PST Capture anbinden
Wählen Sie die Schaltfläche New PST Search aus, um einen Suchvorgang nach neuen PST-Dateien zu starten. Wollen Sie PST-Dateien in Postfächer in Office 365 importieren, hinterlegen Sie in den Einstellungen über Tools\Settings\Online Connection die Anmeldedaten für Office 365. Sie müssen dazu die Anmeldedaten und den Office-365-Server angeben, mit dem sich das Tool verbinden soll. Den Server sehen Sie am schnellsten, wenn Sie sich an der Weboberfläche von Office 365 anmelden.
Haben Sie die Daten eingegeben, dann überprüfen Sie diese mit der Schaltfläche Check. Damit die Verbindung funktioniert, muss im Fenster eine erfolgreiche Anbindung an Exchange Online angezeigt werden.
PST-Scanvorgänge starten
Haben Sie die Einstellungen vorgenommen und die Agenten auf den entsprechenden Computern installiert, wählen Sie in der PST Capture Console New PST Search. Anschließend wählen Sie die Domäne aus, die Sie durchsuchen wollen, ebenso die entsprechenden Computer.
Im nächsten Fenster wählen Sie aus, auf welchen Datenträger das Tool nach PST-Dateien scannen soll. Das ist zum Beispiel auch für Dateiserver sinnvoll.
In weiteren Fenstern legen Sie einen Zeitplan fest, wann das Tool nach neuen PST-Dateien suchen soll. Sie können an dieser Stelle natürlich auch manuell nach PST-Dateien suchen. Klicken Sie hierzu auf Start Scan in der PST Capture Console, um den Vorgang zu starten. Anschließend sucht das Tool über den Agenten auf den PCs nach neuen PST-Dateien. Die gefundenen Dateien sehen Sie im unteren Bereich des Fensters. Diese können Sie jetzt entweder in das Postfach des Anwenders importieren oder direkt nach Office 365. Achten Sie aber darauf, dass die PST-Dateien weiterhin mit Outlook verbunden bleiben und das Tool sie auch nicht löscht.
PST-Dateien importieren - lokal oder nach Office 365
Um die gefundenen PST-Dateien zu importieren, setzen Sie den Haken im Kästchen und klicken auf New Import List. Anschließend können Sie auswählen, ob Sie die PST-Dateien auf einem lokalen Exchange-Server (OnPrem Import List) oder in Office 365 (Cloud Import List) importieren wollen.
Um die PST-Datei zu importieren, müssen Sie anschließend noch in der Spalte Destination Mailbox den Link Set Mailbox anklicken und das Postfach auswählen.
Klicken Sie anschließend auf Import All Now. Das Tool liest die Daten ein und integriert sie so in das Postfach, wie Sie es bei Tools\Settings festgelegt haben. Nach dem Importvorgang können Sie im Postfach des Anwenders überprüfen, ob die Daten übernommen wurden.
PST-Dateien per PowerShell in ein Postfach importieren
Wollen Sie PST-Dateien in ein Exchange-Postfach importieren, verwenden Sie das CMDlet New-MailboxImportRequest. Die PST-Dateien, die Sie importieren, müssen über eine Dateifreigabe zur Verfügung stehen, da die CMDlets nur noch UNC-Pfade akzeptieren. Um eine PST-Datei zu importieren, verwenden Sie folgenden Befehl:
New-MailboxImportRequest -Mailbox <Name des Postfachs> -FilePath <UNC-Pfad und Name der PST-Datei>
Beispielsweise also:
New-MailboxImportRequest -Mailbox joost -FilePath \\sbs2011\temp\outlook1.pst
Bei diesem Befehl importieren Sie den kompletten Inhalt der PST-Datei. Verwenden Sie noch die Option -verbose, erhalten Sie weitere Informationen während des Imports und finden auch schneller eventuelle Fehler.
Erhalten Sie einen Fehler, überprüfen Sie mit dem Befehl Get-ManagementRoleAssignment -RoleAssignee <Gruppe oder Benutzer>, ob der Benutzer, mit dem Sie den Befehl durchführen, über die Rechte Mailbox Import Export verfügt. Außerdem muss das entsprechende Zielpostfach vorhanden sein. Dieses Verhalten können Sie mit dem Befehl get-mailbox -Identity <Name> überprüfen.
Mit dem Befehl get-mailbox -identity <Name> | get-mailboxpermission überprüfen Sie, ob Sie über genügend Rechte für das Postfach verfügen. Mit den beiden CMDlets Get-MailboxImportRequest und Get-MailboxImportRequestStatistics lassen Sie sich Informationen zu dem Importvorgang anzeigen. Auch bei diesen CMDlets können Sie mit Pipes arbeiten, um ausführlichere Informationen zu erhalten:
Get-MailboxImportRequest <Name des Importvorgangs> | fl
Nachdem der Import erfolgreich durchgeführt wurde, müssen Sie die Anzeige des Importvorgangs noch löschen. Dazu verwenden Sie das CMDlet Remove-MailboxImportRequest. Neben der Möglichkeit, die komplette PST-Datei zu importieren, können Sie auch einzelne Ordner auswählen, die importiert werden sollen. Andere Ordner ignoriert der Befehl dann:
New-MailboxImportRequest -Mailbox <Name> -FilePath <UNC-Pfad und Name der PST-Datei -IncludeFolders <Name des Ordners aus der PST-Datei>
Wollen Sie alle Ordner importieren und einzelne auslassen, verwenden Sie die Option -ExcludeFolders. Mit der Option -ExcludeDumpster schließen Sie den Papierkorb aus dem Import aus.
Sie haben auch die Möglichkeit, den Zielordner im Postfach, in den das CMDlet die Daten importieren soll, genau festzulegen:
New-MailboxImportRequest -Mailbox <Name> -FilePath <UNC-Pfad und Name der PST-Datei> -TargetRootFolder <Ordner im Postfach>
Den Ordner erstellt das CMDlet automatisch, er muss nicht vorhanden sein. Verwenden Sie die Option IsArchive, importiert der Assistent die PST-Datei in das Archiv des Benutzers. (mje)