Mit dem Google Calender greift der Suchmaschinenbetreiber seinen Intimfeind Microsoft erneut an. Zusammen mit dem webbasierten E-Mail-Dienst Google Mail hat der Calender durchaus das Potential, Outlook Konkurrenz zu machen. Denn mit dem richtigen Know-How lässt sich der Kalender problemlos zur Koordination mehrerer Nutzer einsetzen.
In diesem Workshop zeigen wir Ihnen zunächst die Grundfunktionen des neuen Kalenders, zusammen mit Feature „Shared Calendars“, mit dem Sie auf anderen, freigegeben Kalender zugreifen können. Anschließend erklären wir die Verknüpfung mit dem Google-E-Mail-Dienst Google Mail, wie Sie Termine dort verwalten und hinzufügen.
Im dritten Teil unseres Praxis-Workshops geht es um den Abgleich des webbasierten Kalenders mit lokalen Terminplanern, etwa Microsoft Outlook und Lotus Notes.
Google Calendar nutzen
Für den Zugriff auf die Grundfunktionen des neuen Kalenders brauchen Sie lediglich einen Browser und einen Google Account. Mit diesem können Sie sich zentral bei Google anmelden und haben dann Zugriff auf verschiedene Dienste, etwa die personalisierte Startseite oder Google Groups. Falls Sie bereits einen anderen Google-Dienst, etwa Google Mail oder die personalisierte Startseite nutzen, gelten diese Zugangsdaten bereits als Google-Account-Login.
Die Grundfunktionen sind größtenteils selbsterklärend. Ein Klick auf „Create Event“ öffnet eine Maske, in der sich die Termindaten eintragen lassen. Im Bereich „Guests“ lassen sich beliebig viele Gäste zu dem Termin einladen, die einzelnen E-Mails müssen dabei durch Kommas getrennt werden.
Noch schneller lassen sich Termine eintragen, in dem Sie einfach auf die passende Zeit klicken. In der erscheinenden Maske lässt sich zwar nur der Titel des Termins eintragen, alle Einträge können aber nachträglich noch per Klick geändert und angepasst werden.
Sämtliche Einstellungen lassen sich im Menü „Settings“ ändern, den passenden Button finden Sie oben rechts neben Ihrem Benutzernamen.
Shared Calendar einsetzen
Google Calendar nutzt Shared Calendars, damit sind Terminpläne gemeint, die Sie für andere Nutzer freigeben können. Diese können die Kalender abonnieren und erhalten neue Termine dann in Ihrem Kalender angezeigt. Praktisch ist dabei, dass Google Calendar das iCal-Protokoll unterstützt. Mit diesem unabhängigen Protokoll können verschiedenste Kalender einfach importiert und mitgenutzt werden. Genauere Informationen zu iCal finden Sie in einem späteren Kapitel.
Praktisch ist es beispielsweise, eine Übersicht über die deutschen Feiertage in den Kalender zu integrieren. Dazu klicken Sie im Feld „Calendars“ auf die Schaltfläche „Manage calendars“. Im Bereich „Other Calendars“ klicken Sie im Anschluss auf „Holiday Calendars“ in der oberen Schaltfläche. Scrollen Sie nach unten bis zum Eintrag „German Holidays“ und klicken Sie auf „Add Calendar“. Links erscheint nun der gewählte Eintrag. In Zukunft zeigt Ihnen der Kalender alle Feiertage direkt an. Ein Klick auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Namen des Kalenders erlaubt Ihnen weitere Einstellungen, etwa eine andere Farbe für die Termine.
Öffentlichen Kalender importieren
Google Calendar kann auch Termine aus externen Kalendern importieren. Als Beispiel haben wir uns hier die Spieltage der Fußball WM 2006 ausgesucht. Den passenden Kalender finden Sie auf der Webseite http://www.iCals.de im Bereich Sport. Kopieren Sie dort beim Eintrag „Fußball WM 2006“ den unter „abonnieren“ eingetragenen Link in die Zwischenablage und wechseln Sie zurück zu Google Calendar. Klicken Sie auf „Manage Calendars“ und anschließend wieder im Bereich „Other Calendars“ auf „Add Calendars“. Nun wählen Sie oben den Menüpunkt „Public Calendar Address“. In das angezeigte Dialogfeld kopieren Sie nun die Adresse aus der Zwischenablage und klicken wieder auf „Add“.
Links erscheint dann der neue Kalender, allerdings ist der Name noch unverständlich. Der Name des Kalenders lässt sich ebenfalls im „Manage calendars“-Bereich ändern. Klicken Sie einfach auf den jeweiligen Eintrag und Sie gelangen in eine neue Maske. Im Dialogfeld „Calendar Name“ können Sie anschließend einen aussagekräftigeren Namen eingeben.
Google Mail und Google Calendar verknüpfen
Nutzer des Google Maildienstes Google Mail erhalten neben den Standardfunktionen auch noch einen beinahe kompletten Outlook-Ersatz. Zwar werden Termineinladungen und Erinnerungen an jede beliebige E-Mail Adresse geschickt, nur aus Google Mail kann man direkt neue Termine anlegen.
Dazu wurde eine neue Schaltfläche integriert, auf die Sie beim Erstellen neuer Nachrichten direkten Zugriff haben. Wie auch im Kalender selbst geben Sie hier einfach Zeit, Datum, Ort und eine Beschreibung des Events ein. Im Anschluss erhalten Sie und alle geladenen Teilnehmer eine E-Mail und können den Termin bestätigen oder ablehnen. Zusätzlich erhalten Sie eine ICS-Datei, mit der Sie den Termin in verschiedene Groupware-Produkte importieren können, dazu mehr im nächsten Kapitel.
Ebenfalls neu: Empfängt ein Google Mail-Konto eine E-Mail mit kompatiblen Kalendereinträgen, bietet der Webmail-Dienst eine Übernahme der Daten in Google Calendar an.
Externe Anwendungen mit Google Calendar abgleichen
Das positive an den Google-Anwendunge ist, dass sie größtenteils auf kompatible Standards setzen. Das ist bei Calendar nicht anders. Die Software setzt auf das iCalendar-Format. Nach dem gleichnamigen Mac-Programm auch iCal genannt, ist das Format der Standard zum Austausch von Termindaten gemäß dem RFC 2445.
iCal-Dateien haben die Endungen *.ics und lassen sich plattformübergreifend in Terminplanungsprogramme importieren. Im Folgenden wollen wir Ihnen den Abgleich mit Microsoft Outlook 2003, Lotus Notes sowie dem Open-Source-Planer Sunbird zeigen.
Dank iCalendar ist der Export von Google-Calendar-Terminen in den meisten Fällen kein Problem. Anders sieht es beim Import externer Termine aus, die in einem Proprietären Format vorliegen. Derzeit kann die Google-Software neben dem iCal-Format nur CSV-Dateien wie sie etwa Microsoft Outlook produziert.
Abgleich mit Outlook 2003
Google Calendar-Termine werden einfach per Import in Outlook eingepflegt. Dazu laden Sie die jeweilige ICS-Datei herunter und legen sie lokal ab. Anschließend starten Sie den Import in Outlook. Diesen finden Sie unter Datei -> Importieren/Exportieren. Als Importformat wählen Sie „iCalendar- oder vCalendar-Datei (.vcs) improtieren“. Anschließend suchen Sie die *.ics-Datei und bestätigen die Auswahl. Kurz darauf erscheint der Termin im Outlook-Kalender.
Schwieriger wird es mit dem Export von Outlook-Daten in den Google Calendar. Laut der Google FAQ sollte es reichen, die Termine aus Outlook in eine CSV-Datei zu exportieren, um diese dann im Google Calendar zu importieren. Allerdings bricht der Import derzeit mit der Meldung „Failed to parse ical/csv file“ ab.
Als Workaround eignet sich aber das Makro „outlook2ical“. Die Freeware wandelt sämtliche Kalendereinträge in das iCalendar-Format um und speichert sie in einer Datei. Der Import dieser Datei in Google Calendar oder einen anderen, kompatiblen Terminplaner bereitet dann keine Probleme mehr. Sie erhalten das Makro samt englischsprachiger Schritt-für-Schritt-Anleitung auf der Homepage des Entwicklers.
Lotus Notes
Lotus Notes ist sogar noch wählerischer als Microsoft Outlook. Die Groupwar bietet in den aktuellen Versionen 6 und 7 weder eine Import- noch eine Export-Funktion für iCal. Der Import lässt sich dennoch durch einen Trick bewältigen. Laden Sie die iCal-Datei in ein lokales Verzeichnis herunter und legen Sie die Datei mittels Drag-and-Drop in Notes ab. Sie erhalten in der Statusleiste die Meldung „ Durch iCalendar-Konvertierung erstelltes Dokument wurde in Ihrem Posteingang abgelegt“. Dementsprechend finden Sie eine neue E-Mail im Eingang, in der Sie den Termin bestätigen oder ablehnen können.
Für die Übernahme von Terminen aus Lotus Notes in Google Calendar gibt es derzeit nur die Möglichkeit, die Daten in einer CSV-Datei zu sichern. Allerdings traten im Test hier ebenfalls Fehler beim Import auf. Solange dieses Problem nicht behoben ist, bleibt wohl oder übel nur das manuelle Eintragen der Termine übrig.
Zwar gibt es für Lotus Notes 6 ein Plugin, dass Notes um die Fähigkeit zum Import und Export von iCal-Dateien erweitert, allerdings brach die Installation des Plugins im Versuch ständig ab. Wer die Installtion dennoch versuchen will, der findet auf dieser IBM-Seite das passende Plugin.
Sunbird, iCal und andere kompatible Terminplaner
Am einfachsten geht der Abgleich der Termine mit einem kompatiblen Terminplaner. Unter Mac OS liegt der Einsatz von iCal nahe, unter Windows arbeitet der Mozilla-Planer Sunbird einwandfrei mit dem iCalendar-Format zusammen.
In Sunbird finden Sie den Import unter „Datei - Importieren“. Danach wählen Sie die passende Kalenderdatei aus und bestätigen die Abfrage. Ebenso einfach funktioniert der Export. Markieren Sie die entsprechenden Termine und wählen Sie den Punkt „Datei - Ausgewählte Ereignisse exportieren“.
Allerdings gibt es noch eine bequemere Variante. In Sunbird können Sie ihren Kalender direkt abonnieren, dann werden alle Änderungen automatisch übertragen. Dazu brauchen Sie lediglich die Adresse ihres Google Calendars. Diese finden Sie wieder im Bereich „Manage Calendars“. Klicken Sie auf den Kalender, den Sie abonnieren möchten. Im nächsten Menü finden Sie einen orangen XML-Button und einen grünen iCal-Button. Nach einem Mausklick auf den grünen Button erhalten Sie eine URL, hinter der sich die Kalenderdatei verbirgt. Mit einem weiteren Klick auf den Link wird die Adresse in Sunbird übernommen.
Leider konnten wir mangels eines entsprechend ausgerüsteten Apple-Computers keinen Workshop für iCal erstellen. Ein gutes, englischsprachiges How-To finden Sie aber beim Unoffcial Apple Weblog.
Fazit
Mit dem Calendar ist Google ein gutes Produkt gelungen. Die Oberfläche ist übersichtlich und bietet Funktionen, die man auch von einem Desktop-Programm erwarten kann, etwa ein Drag-and-Drop von Terminen. Zwar ist Google Calendar nicht der erste webbasierte Terminplaner, dennoch wirkt alles einfach wie aus einem Guss. Besonders mit der Integration in Google Mail wertet Google das Mail-Programm auf und bietet den Nutzern inzwischen immer attraktivere Alternative zu Outlook. Allerdings fehlt noch eine Funktion, mit der sich ein Kalender nur einer bestimmten Gruppe zugänglich machen lässt.
Auch mit der Integration von iCalendar kommt Google den Anwendern entgegen. Damit lassen sich die Termine einfach und plattformübergreifende weitergeben. Das nutzen vor allem Web-Verzeichnisse wir http://www.iCals.de oder http://www.icalshare.com zu nutzen. Hier finden die Nutzer Termine zu den verschiedensten Themengebieten, etwa Bundesligaspielpläne oder Messetermine.
Eine gewisse Skepsis gegenüber Google bleibt aber. Besonders wer mehrere Google-Dienste nutzt, der gibt schnell mehr persönliche Daten preis, als ihm lieb ist. Der Suchmaschinengigant versichert zwar immer wieder, die Privatsphäre zu achten, doch im Endeffekt muss jeder selbst entscheiden, wie viel er von sich verraten will. (mja)