Exchange Server 2010 bietet im Bereich der Kalenderverwaltung zahlreiche Neuerungen. Neben der Zusammenarbeit und dem Datenaustausch verschiedener Exchange-Organisationen lassen sich auch für Postfächer und Ressourcen automatische Einstellungen vornehmen oder Einträge reparieren. Unter anderem kann man viele Optionen für Ressourcen wie Besprechungsräume automatisieren und damit Fehler bei deren Buchung und Belegung vermeiden. In diesem Beitrag gehen wir detailliert auf diese neuen Möglichkeiten ein und zeigen ihren produktiven Einsatz.
Kalendereinstellungen für Benutzer automatisieren
Neu in der Benutzerverwaltung von Exchange Server 2010 ist die Registerkarte Kalendereinstellungen in den Eigenschaften von Postfächern. Auf der Registerkarte passen Sie die automatischen Einstellungen für den Kalender eines Postfachs an.
Die Kalenderautomatik verarbeitet eingehende Besprechungsanfragen, auch wenn Benutzer gegenwärtig nicht über einen Client wie Outlook angemeldet sind. Besprechungen werden automatisch als Mit Vorbehalt in den Kalender eingetragen. Über die Kalenderautomatik können Sie Anfragen für Benutzer annehmen oder ablehnen lassen.
Diese Registerkarte ist für Ressourcenpostfächer nicht verfügbar, hier haben Sie aber andere Möglichkeiten, die wir Ihnen in diesem Beitrag noch zeigen. Auf der Registerkarte stehen Ihnen verschiedene Varianten der Konfiguration zur Verfügung:
• Kalenderautomatik aktivieren – Standardmäßig ist die Option aktiviert. Bei aktivierter Kalenderautomatik stehen die folgenden Einstellungen zur Verfügung:
• Weitergeleitete Besprechungsbenachrichtigungen in den Ordner 'Gelöschte Elemente' verschieben – Diese Option ist standardmäßig nicht aktiv. Aktivieren Sie die Option, werden Weiterleitungsbenachrichtigungen für Besprechungen in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, nachdem sie von der Kalenderautomatik verarbeitet wurden.
• Alte Besprechungsanfragen und Antworten entfernen – Durch diese Option werden alte und doppelte Aktualisierungen und Antworten von der Kalenderautomatik entfernt. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert.
• Neue Besprechungsanfragen 'Mit Vorbehalt' kennzeichnen – Mit dieser Option werden Besprechungsanfragen als Mit Vorbehalt im Kalender aufgenommen. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden ausstehende Besprechungsanfragen als Frei gekennzeichnet.
• Besprechungsanfragen und Antworten verarbeiten, die von außerhalb der Exchange-Organisation stammen – Wenn Sie diese Option aktivieren, verarbeitet die Kalenderautomatik auch Besprechungsanfragen, die von einem Absender außerhalb der Exchange-Organisation stammen. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert.
Kalenderreparatur-Assistent (CRA) im Einsatz
Der neue CalendarRepairAssistant (CRA) ist ein frei konfigurierbarer Assistent, der während einer Wartung von Postfächern Inkonsistenten und Fehler von Kalendereinträgen und Besprechungen automatisch korrigieren kann. Der CRA läuft nur auf Postfachservern mit Exchange Server 2010. Alle Postfächer auf diesem Server werden vom CRA überprüft und Einträge repariert.
So lässt sich verhindern, dass Anwender im Unternehmen wichtige Besprechungen verpassen, weil eventuell Einträge nicht korrekt gesetzt sind. Bei der Reparatur geht der Assistent davon aus, dass der Kalendereintrag des Besprechungsorganisators korrekt ist, und überprüft, ob der Eintrag bei allen bestätigten Teilnehmern korrekt gesetzt ist.
Findet der CRA Fehler, ändert er die Einstellungen bei dem entsprechenden Teilnehmer auf die korrekte Zeit ab. Schreibend kann ein CRA nur den lokalen Server betreuen, lesend kann er aber auf alle Server zugreifen, um Einträge zu vergleichen. Der CRA überschreibt keine Daten, sondern führt diese bei Inkonsistenzen zusammen, damit keine Daten verloren gehen können. Außerdem schreibt der Assistent Nachrichten in den Ordner der gelöschten Elemente des Postfachs. Folgende Fehler kann der Assistent unter anderem entdecken:
• Die Zeiten der Besprechung unterscheiden sich je nach Teilnehmer.
• Der Besprechungsraum der Besprechung ist bei verschiedenen Teilnehmern unterschiedlich.
• Bei einem Teilnehmer fehlt der Eintrag der Besprechung im Kalender.
Logdaten des Kalenderreparatur-Assistenten
Alle Änderungen, die der CRA durchführt, schreibt er in eine Logdatei. Diese enthält allerdings keinerlei persönliche Daten, da sie durch Administratoren einsehbar ist. Standardmäßig finden Sie die Datei im Verzeichnis C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V14\Logging\CalendarRepairAssistant. Administratoren können die Einstellungen des CRA über das CMDletSet-MailboxServer anpassen. Dazu stehen in der Shell verschiedene Optionen zur Verfügung. In der Exchange-Verwaltungskonsole können Sie dagegen keine Änderungen der CRA-Protokollierung vornehmen.
• CalendarRepairLogEnabled
• CalendarRepairLogPath
• CalendarRepairLogFileAgeLimit
• CalendarRepairLogDirectorySizeLimit
• CalendarRepairLogSubjectLoggingEnabled
Um die Protokollierung zu deaktivieren, verwenden Sie den Befehl Set-MailboxServer -Identity <Datenbank> -CalendarRepairLogEnabled $false in der Exchange-Verwaltungs-Shell. Mit dem Befehl Set-MailboxServer -Identity <Datenbank> -CalendarRepairLogEnabled $true aktivieren Sie die Protokollierung.
Die Kalenderreparatur ist standardmäßig für alle Postfächer aktiviert, der Start des Assistenten allerdings nicht. Die Konfiguration nehmen Sie ausschließlich in der Exchange-Verwaltungs-Shell vor. Mit dem Befehl Set-Mailbox -Identity thomas.joos@contoso.com -CalendarRepairDisabled $true deaktivieren Sie zum Beispiel den Assistenten für ein Postfach. Mit Set-Mailbox -Identity thomas.joos@contoso.com -CalendarRepairDisabled $false aktivieren Sie den CRA, wenn dieser für ein Postfach deaktiviert ist. Mit dem Befehl get-mailbox thomas.joos@contoso.com |fl lassen Sie sich Informationen zu einem Postfach anzeigen. Den Status des CRA finden Sie gleich oben bei der Option CalendarRepairDisabled.
Einstellungen des Kalenderreparatur-Assistenten anpassen
Mit dem CmdletSet-MailboxServer passen Sie neben der Protokollierung auch Einstellungen an. Dazu können Sie folgende Optionen verwenden:
• CalendarRepairIntervalEndWindow – Legt fest, wie weit im Voraus der Kalenderreparatur-Assistent nach Kalenderfehlern suchen soll. Die Standardeinstellung beträgt 30 Tage.
Ein Beispiel für den Befehl ist: Set-MailboxServer -Identity mailbox01 -CalendarRepairIntervalEndWindow 90.
• CalendarRepairMissingItemFixDisabled – Mit dieser Option deaktivieren Sie das Erstellen oder Ändern fehlender Einträge durch den Kalenderreparatur-Assistenten. Standardmäßig behebt er fehlende Kalendereinträge. Fehlt einem Teilnehmer ein Kalendereintrag, wird der Eintrag neu erstellt.
Ein Beispiel für den Befehl ist: Set-MailboxServer -Identity mailbox01 -CalendarRepairMissingItemFixDisabled $true.
• CalendarRepairSchedule – Über diese Option legen Sie einen Zeitplan für die Ausführung des Kalenderreparatur-Assistenten fest. Ein Zeitplan hierfür ist standardmäßig nicht konfiguriert. Wenn Sie keinen Zeitplan angeben, startet Exchange den Kalenderreparatur-Assistenten nicht automatisch.
Ein Beispiel für den Befehl ist: Set-MailboxServer -Identity mailbox01 -CalendarRepairSchedule "Monday.1:00 AM-Monday.4:00 AM","Wednesday.1:00 AM-Wednesday.4:00 AM"oder auch Set-MailboxServer -Identity MBX03 -CalendarRepairSchedule "Sun.11:30 PM-Mon.3:00 AM".
Konfigurieren der Kalendereinstellungen von Ressourcenpostfächern
Die Objekte für Raumpostfächer finden Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole über Empfängerkonfiguration\Postfach. In den Eigenschaften können Sie alle Einstellungen vornehmen, die auch für die üblichen Benutzerkonten gelten. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten, die speziell für Ressourcenpostfächer zur Verfügung stehen.
Auf der Registerkarte Ressource-Allgemein legen Sie verschiedene Einstellungen zur automatischen Buchung und zur Kapazität fest. Sie können bei Ressourcenkapazität zum Beispiel bestimmen, wie stark ein Raum belegt sein darf, das heißt, wie viele Teilnehmer eine Besprechung haben darf, die diesen Raum nutzen.
Im Feld Benutzerdefinierte Ressourceneigenschaften können Sie verschiedene Beschreibungen hinterlegen, die Anwendern beim Buchen angezeigt werden. Die hier hinterlegten Einstellungen werden in der Spalte Beschreibung angezeigt, wenn der Benutzer das Adressbuch Alle Räume auswählt. Hier können Sie zum Beispiel die Lage des Raums beschreiben, ferner verfügbare technische Hintergründe, wer bei Problemen zur Verfügung steht, wer den Raum pflegt, ob ein Beamer oder andere Präsentationswerkzeuge zur Verfügung stehen und wo diese zu finden sind.
Die hier hinterlegbaren Eigenschaften müssen Sie jedoch zuvor mit dem CMDletSet-ResourceConfig anlegen, da diese anschießend im Schema für Besprechungsräume hinterlegt werden. Wie für alle CMDlets erhalten Sie Hilfe und Beispiele über die Befehle helpset-resourceconfig -detailed oder helpset-resourceconfig -examples.
Ressourcenoptionen konfigurieren
Die eben erwähnten Erweiterungen legen Sie mit den beiden Optionen Room oder Equipment an. Ein Beispiel dafür ist folgender Befehl:
Set-ResourceConfig -DomainController dc01.contoso.com -ResourcePropertySchema ("Room/25Platz","Equipment/Projector","Room/8Platz","Equipment/Whiteboard")
Wenn Sie die Option Ressourcenbuchungsautomatik aktivieren, kann sich die Ressource selbständig verwalten, da der Assistent überprüft, ob die Ressource zum genannten Zeitpunkt frei ist.
Aktivieren Sie diese Option nicht, sind die Daten auf den Registerkarten Ressourcenrichtlinie, Ressourcenanforderungen, die den Richtlinien entsprechen und Ressourcenanforderungen, die nicht den Richtlinien entsprechen ebenfalls nicht aktiviert. Damit die Ressource automatisch Besprechungsanfragen akzeptiert, müssen Sie auf der Registerkarte Ressourcenrichtlinie die Bedingungen hinterlegen, die für das automatische Buchen gelten.
Auf der Registerkarte Ressourcenrichtlinie legen Sie fest, unter welchen Bedingungen das Ressourcenpostfach automatisch Anforderungen akzeptiert.
Optionen für das Akzeptieren automatischer Anforderungen
Nachfolgend haben wir die zur Verfügung stehenden Optionen für das automatische Akzeptieren von Anforderungen durch das Ressourcenpostfach zusammengefasst:
• Zu Konflikten führende Besprechungsanfragen zulassen – Aktivieren Sie diese Option für den Fall, dass Sie das automatische Buchen auch dann zulassen wollen, wenn Konflikte zwischen verschiedenen Anfragen auftauchen. Diese Option ist standardmäßig nicht aktiviert.
• Besprechungsserien zulassen – Aktivieren Sie diese Option, damit Besprechungsserien ebenfalls automatisch akzeptiert werden. Die Serien planen Sie in Outlook. Die Option ist standardmäßig aktiviert.
• Terminplanung nur während der Arbeitsstunden zulassen – Benutzer können Arbeitszeiten entweder über Outlook oder Outlook Web App festlegen, Administratoren über das CmdletSet-MailboxCalendarConfiguration für das Ressourcenpostfach. Besprechungen die außerhalb dieser Zeiten liegen, lehnt die Automatik ab. Die Option ist standardmäßig nicht aktiviert.
• Besprechungsserien ablehnen, deren Enddatum das Buchungsfenster überschreitet – Aktivieren Sie diese Option, damit die Ressourcenbuchungsautomatik Anfragen für Besprechungsserien außerhalb des Buchungsfensters der Ressource ablehnt. Das Buchungsfenster legen Sie in den nachfolgenden Fenstern fest. Die Option ist standardmäßig aktiviert.
• Buchungsfenster (Tage) – Hier legen Sie fest, wie weit der Raum im Voraus gebucht werden kann. Basierend auf dieser Option und der Auswahl von Besprechungsserien ablehnen, deren Enddatum das Buchungsfenster überschreitet (siehe oben), wird bestimmt, wie sich die Automatik bei solchen Anfragen verhalten soll. Die Standardeinstellung beträgt 180 Tage.
• Höchstdauer (Minuten) – Diese Einstellung legt fest, wie lange die Ressource automatisch gebucht werden kann. Die Standardeinstellung beträgt 24 Stunden (1440 Minuten).
• Maximale Anzahl von Instanzen mit Konflikten – Hier geben Sie die maximale Anzahl von zulässigen Konflikten für Besprechungsserien an. Wenn die Anzahl der einzelnen Besprechungen einer Besprechungsserie, die sich mit anderen Besprechungen überschneidet, diesen Wert überschreitet, wird die Anfrage für Besprechungsserien abgelehnt. Standardmäßig ist hier 0 hinterlegt, es dürfen also keinerlei Konflikte auftreten.
• Zulässiger Konfliktprozentsatz – Wenn der Prozentanteil der Besprechungen einer Besprechungsserie, die sich mit anderen Besprechungen überschneiden, den Schwellenwert überschreitet, wird die Anfrage für Besprechungsserien abgelehnt. Auch hier ist der Wert 0 hinterlegt.
• Stellvertretungen dieses Postfachs angeben – Klicken Sie auf Hinzufügen, um Empfänger hinzuzufügen, die für die Planungsoptionen für das Ressourcenpostfach zuständig sind.
• Besprechungsanfragen an Stellvertreter weiterleiten – Aktivieren Sie diese Option, um alle Besprechungsanfragen an die Stellvertreter weiterzuleiten, die Sie im oberen Feld angegeben haben.
Ressourceninformationen konfigurieren
Auf der Registerkarte Ressourceninformationen legen Sie über verschiedene Einstellungen fest, wie die Besprechungen im Kalender der Ressource angezeigt werden. Hier können Sie auch einen Text anlegen, den Anwender in der Antwort-E-Mail erhalten. Grundsätzlich stehen hier folgende Optionen zur Verfügung:
• Anlagen löschen – Enthält eine Besprechungsanfrage Anlagen, dann löscht der Assistent diese für das Ressourcenpostfach. So können Sie deutlich Datenbankplatz einsparen. Die anderen Empfänger der Besprechungsanfrage erhalten natürlich die Anlage.
• Kommentare löschen – Aktivieren Sie diese Option, um Kommentare im E-Mail-Text aus allen eingehenden Anfragen zu entfernen. Es werden nur der Termin gebucht und der Betreff angezeigt.
• Betreff löschen – Aktivieren Sie diese Option, um den Betreff der Anfragen zu entfernen. In diesem Fall stehen nur das Datum und der Planer der Besprechung im Eintrag der Ressource.
• Nichtkalenderelemente löschen – Aktivieren Sie diese Option, um Elemente aus allen eingehenden Anfragen zu entfernen, die nichts mit dem Termin und den Kalenderdaten zu tun haben.
• Organisatornamen zum Betreff hinzufügen – Aktivieren Sie diese Option, wird der Initiator der Besprechungsanfrage für die Besprechung übernommen.
• Das Flag 'Privat' von einer zugesagten Besprechung entfernen – Aktivieren Sie diese Option, um die Option Privat, die Sie in Outlook setzen können, zu deaktivieren. Bei Auswahl dieser Option blendet der Kalender normalerweise verschiedene Informationen aus, was bei Besprechungsanfragen mit Ressourcenpostfächern nicht sinnvoll ist.
• Bei Ablehnung von Besprechungsanfragen aufgrund von Konflikten Organisatorinformationen senden – Bei dieser Option erhalten Anwender weitere Informationen zugeschickt.
• Antwortnachricht für den Besprechungsorganisator anpassen – Hier geben Sie den Text ein, den der Antragsteller empfängt, wenn die Besprechung abgelehnt wurde.
• Ausstehende Anforderungen im Kalender als 'Mit Vorbehalt' kennzeichnen – Bei dieser Option werden die Anfragen "Mit Vorbehalt" gekennzeichnet, das heißt, die Ressource ist noch nicht fest gebucht. Ein Stellvertreter kann die Anforderung dann bei Bedarf akzeptieren oder ablehnen. Erst dann wird die Ressource als gebucht angezeigt.
Empfängerberechtigungen einrichten
Auf der Registerkarte Ressourcenanforderungen, die den Richtlinien entsprechen, wählen Sie Empfänger aus, die Anforderungen an eine Ressource senden dürfen, die durch den Assistenten dann auch automatisch akzeptiert werden können. Hier stehen ebenfalls verschiedene Optionen zur Verfügung.
Im Bereich Geben Sie die Benutzer an, die den Richtlinien entsprechende Besprechungsanfragen senden dürfen, die automatisch genehmigt werden wählen Sie entweder alle Empfänger einer Organisation aus oder einzelne Anwender. Bei Geben Sie an, wer Besprechungsanfragen senden darf, die den Richtlinien entsprechen und durch eine Ressourcenpostfach-Stellvertretung genehmigt werden wählen Sie Benutzer aus, bei denen der Assistent die Buchung nicht automatisch bestätigt, sondern bei der Stellvertreter die Anfrage akzeptieren müssen.
Auf der Registerkarte Ressourcenanforderungen, die nicht den Richtlinien entsprechen wählen Sie Empfänger aus, die Anforderungen an die Ressource senden dürfen, die nicht den Richtlinien entsprechen. Die Anforderungen der Benutzer, die Besprechungsanfragen senden dürfen, die nicht den Richtlinien entsprechen, werden nicht automatisch abgelehnt, müssen jedoch durch eine der Stellvertretungen der Ressource genehmigt werden. (mje)