Als erster Artikel in einer losen Folge wird nachfolgend auf Grundlagen für die Erstellung von Workflows mit Lotus Workflow 7 eingegangen. Weitere Artikel der kommenden Ausgaben von Expert’s inside Lotus Notes/Domino werden sich auch mit speziellen Themen insbesondere im Bereich der Programmierung beschäftigen.
Die Vorbereitung
Auf einige der nach der Installation erforderlichen Schritte wurde bereits im vorangegangenen Artikel eingegangen. Dazu gehört – optional, aber empfehlenswert – die Erstellung einer speziellen Administrator-ID für Lotus Workflow, unter der Agenten ablaufen und die beispielsweise auch Systemnachrichten versendet.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Erstellung der Datenbanken. Mit Lotus Workflow 7 werden die entsprechenden Vorlagen geliefert. In jedem Fall erforderlich sind ein Organisationsverzeichnis, die Prozessdefinition und das Design-Repository sowie eine Anwendungsdatenbank. Weitere Datenbanken können optional erstellt werden, wenn das für die Anwendung erforderlich ist. Bei den Archiv- und Audit Trail-Datenbanken ist zu beachten, dass die entsprechenden Informationen ansonsten in der Anwendungsdatenbank abgelegt werden. Das ist bei produktiven Anwendungen in der Regel nicht empfehlenswert, eine Trennung führt immer zu schlankeren und übersichtlicheren Datenbanken.
Für die verschiedenen Arten von Datenbanken werden Vorlagen geliefert. Sie befinden sich immer auf dem System, auf dem die Installation von Lotus Workflow erfolgt ist.
Im Organisationsverzeichnis und den Anwendungsdatenbanken müssen außerdem die Agenten aktiviert und bei Bedarf deren zeitliche Steuerung angepasst werden. Die Aktivierung muss für alle zeitgesteuerten Agenten erfolgen. Dieser Konfigurationsschritt muss mit der Administrator- ID von Lotus Workflow durchgeführt werden. Er kann über View – Agents aus den Vorlagen für die beiden Arten von Datenbanken erfolgen.
Außerdem müssen gegebenenfalls noch die ACL-Einstellungen angepasst werden. In den ACLs finden sich bereits Standardeinträge, die sich modifizieren lassen. Damit ist die Umsetzung grundlegender Sicherheitsmodelle relativ einfach.
Organisationsdatenbank
Da die Workflows auf der Organisationsdatenbank aufbauen, muss dort vor der Erstellung organisatorischer Strukturen ein Setup-Dokument angelegt werden. Dazu wird der Befehl Create Setup
document im Bereich Administration/Setup verwendet. Die genaue Struktur des Dokuments (Bild 3) wird in einer der folgenden Ausgaben noch näher erläutert.
Der folgende Schritt ist die Erstellung eines Setup- Dokuments in der Anwendungsdatenbank. Während das Setup-Dokument im Organisationsverzeichnis die Strukturen dieser Datenbank definiert, ist die Aufgabe des Dokuments in den Anwendungsdatenbanken die Verbindung mit dem Organisationsverzeichnis und der Datenbank für Prozessdefinitionen. Das ist wichtig, damit einerseits die Informationen aus dem Organisationsverzeichnis und andererseits die Prozessdefinitionen in verschiedenen Anwendungen genutzt werden können. Anschließend kannmdie Organisationsdatenbank mit Informationen gefüllt werden. Das kann unter Umständen recht aufwändig sein, wenn komplexere Prozesse und entsprechend auch größere Teile von Organisationsstrukturen abgebildet werden müssen.
Die Erstellung von Workflows
Nach den vorbereitenden Schritten kann mit der Erstellung von Workflows und den Anwendungen,mdie diese Workflows nutzen, begonnen werden. Dazu werden einerseits der Domino Designer und andererseits der Workflow Architect benötigt. Der Workflow Architect bildet Prozesse ab, während im Designer die Anwendungen realisiert und bearbeitet werden, die diese Workflows nutzen.
Der einfachste Einstieg in die doch relativ komplexe Nutzung von Lotus Workflow sind die Beispielanwendungen, die mit dem Produkt geliefert werden. Dort finden sich auch mehrere vorkonfigurierte Workflows (Bild 4).
Bevor man sich an die Erstellung solcher Workflows macht, sollte man sich aber mit der grundlegenden Arbeitsweise sowie den Grundbegriffen von Lotus Workflow vertraut machen:
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Prozesse: Ein Prozess ist ein Satz von Regeln, mit dem die Verarbeitung von Dokumenten durch Lotus Workflow beschrieben wird. Er beschreibt den Weg, auf dem die Dokumente die Organisation durchlaufen.
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Routing: Innerhalb eines solchen Prozesses erfolgt eine Weiterleitung von Dokumenten in einer definierten Form. Diese Weiterleitung wird als Routing bezeichnet.
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Binder: Ein Binder ist eine Sammlung von einem oder mehreren Dokumenten, die gemeinsam verarbeitet werden. Damit können auch Gruppen zusammengehöriger Dokumente weitergeleitet werden.
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Aktivitäten: Mit Aktivitäten bezeichnet man die einzelnen Schritte innerhalb eines solchen Prozesses. Solche Aktivitäten können manuell oder automatisiert sein. Bei Aktivitäten können Dokumente modifiziert, weitere Informationen hinzugefügt, Genehmigungen durchgeführt und andere Aktionen vorgenommen werden.
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Jobs: In den Jobs werden die Prozesse zusammengefasst. Ein Job folgt einem der definierten Prozesse.
Die Prozesse, die bei Lotus Workflow konfiguriert werden, können sehr unterschiedlicher Komplexität sein und von einfachen Abbildungen mit einstufiger Genehmigung bis hin zu komplexen Prozessen beispielsweise im Versicherungsbereich reichen. So lassen sich beispielsweise auch mehrstufige Genehmigungen und automatische Benachrichtigungen bei Problemen und Verzögerungen innerhalb eines Workflows definieren.
Mit dem Workflow Architect wird ein Prozess als Ablaufdiagramm erzeugt. Die Aktivitäten werden als Knoten in diesem Diagramm dargestellt. Die Verbindungen zwischen den Knoten definieren das Routing. Zwischen den Aktivitäten kann es Entscheidungspunkte geben.
Eine Prozessdefinition legt diesen Prozess fest. Der Prozess selbst muss nicht programmiert werden. Im Domino Designer müssen aber die Ansichten und Masken erstellt werden. Außerdem können Aktivitäten gegebenenfalls über LotusScript automatisiert werden.
Nachdem ein Prozess definiert wurde, kann er als Job ausgeführt werden. Die Jobs können sowohl von Benutzern als auch von Anwendungen initiiert werden. Der Status lässt sich überwachen.
Der Workflow Architect
Die Struktur des Workflow Architect ist sehr einfach verständlich. Prozesse werden innerhalb von Datenbanken erstellt. Ein neuer Prozess beginnt auf einer leeren Vorlage. Auf der rechten Seite finden sich die verschiedenen Symbole, mit denen manuelle und automatisierte Aktivitäten sowie Entscheidungen abgebildet werden können.
Jeder Prozess beginnt mit einem Startpunkt und hat ein oder mehrere Endpunkte. Von diesen aus können die Aktivitäten definiert und mit den Verbindungen verknüpft werden. Besonders hilfreich beim Design von Prozessen ist die Business Object Library. Darin finden sich viele vorkonfigurierte Teilprozesse. So gibt es dort beispielsweise Prozesse für die Genehmigung von Ausgaben oder solche, mit denen bestimmte Varianten von Genehmigungen einfach eingefügt werden können.
Nachdem die Grundstruktur definiert wurde, müssen die Eigenschaften der Elemente konfiguriert werden. Man unterscheidet zwischen grundlegenden Eigenschaften und erweiterten Eigenschaften. Zu den grundlegenden Eigenschaften gehören Einstellungen wie die zu dem Besitzer einer Aktivität, damit verbundenen Tasks und Entscheidungen und insbesondere zu den Masken, die in der Aktivität verwendet werden. Außerdem lassen sich auch zeitliche Restriktionen für die Ausführung konfigurieren.
Bei den erweiterten Einstellungen lassen sich weitere Parameter setzen, mit denen beispielsweise das Routing oder die Verarbeitung von Dokumenten angepasst werden. Diese Schritte werden im Detail, wie ausgeführt, in einer der folgenden Ausgaben von Expert’s inside Lotus Notes/Domino behandelt.