Workflow Architect: Eigenschaften

Innerhalb eines Workflows werden nur wenige Grundelemente häufig benötigt. Neben dem Start und dem Ende sind das in erster Linie

• Aktivitäten,

• Automatisierte Aktivitäten und

• Entscheidungen.

Bei der Erstellung von Workflows müssen die Eigenschaften der Elemente konfiguriert werden.

Aktivitäten

Bei den Aktivitäten unterscheidet man im Gegensatz zu den beiden anderen in diesem Artikel betrachteten Elementen zwischen den Basic Properties und den Advanced Properties. Bei den Basiseigenschaften gilt es zunächst, den oder die Besitzer (Owner) des Prozessschritts festzulegen. Diese können Aktivitäten durchführen. Hier sollte generell mit der Zuordnung von Gruppen und nicht von einzelnen Benutzern gearbeitet werden, um den Änderungsbedarf zu minimieren, der sonst beispielsweise beim Jobwechsel oder der Entlassung eines bisherigen Owners entsteht.

Besitzer

Besitzer können in einer Positiv- und einer Negativliste gepflegt werden. Letzteres kann hilfreich sein, wenn beispielsweise fast alle Mitglieder einer Gruppe Besitzer sind, einige wenige aber nicht. In der Praxis ist es aber empfehlenswert, nur mit Positivlisten und Gruppenzuordnungen zu arbeiten, um den administrativen Aufwand zu minimieren.

Im Register Tasks kann eine Liste von bis zu sieben Tasks erstellt werden, die sich im Dokument anzeigen lassen. Benutzer müssen diese als erledigt markieren. Bei Tasks mit der Option Required ist das zwingend, um eine Aktivität zu beenden und den nächsten Prozessschritt zu beginnen. Die Verwendung solcher Tasks ist vor allem bei komplexeren Aktivitäten hilfreich.

Bei Decision wird die Beschreibung für die Aktivität angegeben. Diese wird angezeigt, wenn die Aktivität beendet werden soll.

Im Register Forms wird angegeben, ob das Hauptdokument des Workflows unverändert bleiben soll und ob neue Dokumente im Rahmen der Aktivität erstellt werden dürfen. Die Dokumente, die erstellt werden dürfen, wählt man aus einer Liste aus.

Bei Description kann schließlich noch eine ergänzende Beschreibung zu dem Element eingegeben werden. Das ist aus Dokumentationsgründen unbedingt empfehlenswert.

Neben den Basiseigenschaften können bei den Aktivitäten auch erweiterte Eigenschaften definiert werden. Im Register Reassign erfolgt eine Zuordnung der Aktivität zu einer anderen Person, wobei das entweder nur die bisher schon zulässigen Besitzer oder beliebige Benutzer sein können. Damit haben diejenigen, die für einen Prozessschritt verantwortlich sind, die Möglichkeit, die Aufgabe zu delegieren.

Team

Bei Team können Gruppen von Benutzern definiert werden, die eine Aktivität bearbeiten dürfen. Die Möglichkeiten von Team-Mitgliedern sind im Vergleich mit den Besitzern allerdings eingeschränkt. Sie können die Aktivität nicht beenden und zum nächsten Prozessschritt überleiten, und sie können das Team auch nicht bearbeiten. Auch hier gibt es wieder eine Positiv- und eine Negativliste.

Im Register Readers definierten Benutzern ist es zwar erlaubt, lesend auf den Status der Aktivität zugreifen, aber sie dürfen keine Änderungen vornehmen. Standardmäßig sind alle potenziellen Besitzer auch hier zugeordnet.

Bei Routing wird konfiguriert, wie die Informationen im Prozess weitergeleitet werden. In der Regel werden die auf Prozessebene konfigurierten Routing-Mechanismen genutzt. Es kann aber auch eine sofortige Weiterleitung oder eine zeitgesteuerte Weiterleitung explizit festgelegt werden.

Im Abschnitt Join Setting lassen sich Festlegungen für den Umgang mit den Dokumenten im Ordner (Binder) definieren. Hier kann beispielsweise definiert werden, ob alle oder nur die aktualisierten Dokumentversionen beibehalten werden sollen. Außerdem kann das Hauptdokument konfiguriert werden.

Schließlich gibt es noch den Bereich Custom, wo spezielle Attribute für diesen Prozessschritt definiert werden. Diese Attribute werden im Dokument gespeichert und stehen dann Entwicklern zur Nutzung zur Verfügung.

Automatisierte Aktivitäten

Lotus Workflow ist darauf ausgelegt, einen Ablauf für die manuelle Bearbeitung durch verschiedene Beteiligte zu definieren. Soweit Prozessschritte aber automatisiert werden können, sollte das auch geschehen. Bei den Eigenschaften der entsprechenden Aktivitäten ist das Register Action am wichtigsten (Bild 3). Man legt dort fest, welche Aktivität durchgeführt werden soll. Im oberen Bereich kann die Art der Aktivität aus etlichen Optionen ausgewählt werden:

• Send mail sendet eine E-Mail an einen angegebenen Empfänger. Das Subjekt und der Body der E-Mail können über Formeln erstellt werden.

• Agent führt einen angegebenen Agent aus.

• Server program ruft eine Anwendung auf dem Server auf. An diese Anwendung können auch Ausführungsparameter übergeben werden.

• Script Library aktiviert die Ausführung einer Klasse aus der angegebenen Bibliothek.

• Router routet das Dokument zum nächsten Prozessschritt.

• Document Manager – Checkout führt einen Checkout eines festgelegten Dokuments aus einer Bibliothek des Domino Document Manager durch. Dieses Dokument kann im weiteren Workflow verwendet werden.

• Document Manager – Checkin führt einen Checkin eines Binders in der Bibliothek des Document Manager durch.

• Document Manager – Search sucht mit Hilfe festgelegter Kriterien nach einem Dokument in der Bibliothek des Domino Document Manager.

• Document Manager – Archive archiviert den angegebenen Binder im Domino Document Manager.
  

Die weiteren Register neben dem Register Action sind Join Setting, Description und Custom. Sie haben die gleiche Funktionalität wie bei den „normalen“, nicht automatisierten Aktivitäten.

Entscheidungen

Bei den Entscheidungen hat man neben der Beschreibung nur das Register Type, um mit einer der folgenden Optionen festzulegen, welche Art von Entscheidung getroffen werden darf:

• Exclusive choice führt zu einer Ja-/Nein-Entscheidung.

• Multiple choice bietet mehrere Auswahloptionen

• Condition definiert eine Bedingung, unter der die Entscheidung getroffen wird. Sie kann als Formel angegeben werden.

Bei den ersten beiden Optionen gibt es keine weiteren Einstellungen. Das liegt daran, dass sich die Auswahlmöglichkeiten aus den Routing-Verbindungen ergeben, die ab dieser Entscheidung bestehen. Ein Entscheider muss eine der Optionen auswählen.

Die Verwendung von Entscheidungen ist oftmals einfacher als die Definition eines komplexen Routings bei Aktivitäten, das über Formeln gesteuert wird. Außerdem tragen Entscheidungspunkte auch zur Klarheit des Workflows bei.

Die Konfiguration von Workflows ist über diese Aktivitäten und die relativ geringe Zahl von Grundelementen relativ einfach zu bewerkstelligen, erfordert aber dennoch eine genaue Planung.