Mit den Windows SharePoint Services 3.0 SP2 stellt Microsoft eine kostenlose Plattform für Teamarbeit sowie Foren, Feeds und Wikis zur Verfügung. Die SharePoint Services stellen eine Plattform bereit, auf der sich webbasierte Geschäftsanwendungen realisieren lassen. Es existieren für viele Anwendungsgebiete bereits fertige Vorlagen, die Sie für ihre Zwecke adaptieren können.
Im Folgenden haben wir für Sie einige Hinweise zur Konfiguration der SharePoint Services 3.0 SP2 sowie zum Umgang mit Vorlagen zusammengefasst. Es stehen zahlreiche kostenlose Vorlagen zur Verfügung, diese finden Sie bei Microsoft beispielsweise unter den Office-Vorlagen. Grundsätzliche Informationen zu den SharePoint Services sowie Hinweise zur Installation liefet Ihnen der Beitrag Windows SharePoint Services 3.0: Kostenlose Intranetlösung für Windows-Server.
Firewall-Ausnahmen für SharePoint konfigurieren
Damit Anwender über das Netzwerk auf die SharePoint Services und den neuen Port zugreifen können, müssen Sie erst eine Ausnahme in den Windows-Firewalleinstellungen eintragen. Öffnen Sie dazu über wf.msc die erweiterte Konfiguration der Firewall und erstellen Sie eine Regel, welche die Kommunikation über den neuen Port zulässt, wenn die Firewall diesen blockiert. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen und Sie alle offenen Dialogfelder bestätigt haben, testen Sie den internen Verbindungsaufbau. Geben Sie dazu im Webbrowser die Adresse http://<Servername>:<Port> ein. Der Servername muss im internen Netzwerk aufgelöst werden können und der Port muss in der Firewall freigeschaltet sein. Da noch kein anderer Benutzer berechtigt ist, erscheint eine Authentifizierungsoberfläche. Geben Sie hier den Benutzernamen <Domäne>\Administrator und das Kennwort des Benutzers sein. Sollte sich die Seite nicht aufbauen, überprüfen Sie in der Zentraladministration, ob die Zuordnung der Seite stimmt:
1. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Vorgänge.
2. Klicken Sie auf Alternative Zugriffszuordnungen.
3. Stellen Sie sicher, dass die interne URL und der Port für die Webseite übereinstimmen. Achten Sie darauf, dass der Servername in der URL von dem entsprechenden Client auch aufgelöst werden muss.
Wollen Sie als URL nicht den Servernamen verwenden, sondern eine Abkürzung wie SharePoint oder Intranet, legen Sie in der DNS-Zone der Domäne am besten einen Alias-Eintrag mit dem entsprechenden Namen ein, der auf den echten Namen des Servers zeigt.
Benutzerberechtigungen in den SharePoint Services zuweisen
Als Abschluss der Konfiguration oder auch im Rahmen der normalen Administration sollten Sie den Anwendern in Ihrem Netzwerk noch Zugriffsrechte auf die SharePoint Services zuweisen. Nach der Installation darf nur der Administrator auf die Seite zugreifen und beliebig Änderungen vornehmen. Die normalen Anwender sollten keine entsprechende Rechte haben.
Die Konfiguration der Berechtigungen können Sie sehr detailliert in den Windows SharePoint Services durchführen. Zunächst sollten Sie jedoch alle internen Anwender generell für den Zugriff berechtigen. Öffnen Sie dazu die neue Webseite, die Sie erstellt haben. Klicken Sie oben rechts auf Websiteaktionen und wählen Sie Websiteeinstellungen aus. Es öffnet sich eine neue Webseite, auf der Sie diverse Einstellungen für diese Seite konfigurieren können.
Die Berechtigungen konfigurieren Sie über den Link Benutzer und Gruppen. Es öffnet sich die neue Webseite zur Verwaltung der Berechtigungen Ihrer SharePoint-Seite. Über den Menübefehl Neu können Sie entweder Benutzer zu Berechtigungsgruppen hinzufügen oder neue Gruppen erstellen.
Benutzer hinzufügen
Um Anwendern den Zugriff zu gestatten, wählen Sie Benutzer hinzufügen aus. Im neuen Fenster geben Sie die Benutzernamen im Feld Benutzer/Gruppen ein. Die Namen können Sie mit der Überprüfungsschaltfläche überprüfen lassen. Klicken Sie auf den Link Alle authentifizierten Benutzer hinzufügen, darf jeder auf den Server zugreifen, der sich an diesem authentifizieren darf, also über ein Benutzerkonto in der Domäne verfügt.
Über Berechtigung erteilen, können Sie den einzelnen Anwendern oder allen auf einmal verschiedene Rechte auf die SharePoint Services zuweisen. Es würden den Rahmen dieses Artikels sprengen, auf alle Möglichkeiten einzugehen. Am Ende des Artikels haben wir für Sie einige Links zusammengestellt, über die Sie weitergehende Informationen für die SharePoint Services erhalten.
Geben Sie am besten allen Teilnehmern das Recht Mitglieder von SharePoint (Teilnehmen). In diesem Fall dürfen die Anwender neue Dateien hochladen, mit den SharePoint Services arbeiten, aber keine Systemeinstellungen ändern. Die Anmeldung erfolgt auf der Startseite über den Anmeldebereich.
Damit die Windows-Authentifizierung des Arbeitsplatzes zu den SharePoint Services durchgereicht wird, muss auf Serverebene im Internetinformationsdienste-Manager die Windows-Authentifizierung aktiviert sein.
Praxisbeispiele für die SharePoint Services 3.0
Es gibt für die SharePoint Services 3.0 zahlreiche Vorlagen, welche den Praxisnutzen des Intranets weiter ausbauen. In diesem Abschnitt gehen wir auf ein paar Beispiele ein. Die Team-Portale sehen dank vorgegebener, aber anpassbarer Designs bereits in der Standarddarstellung sehr professionell aus.
Darüber hinaus können Anwender, die mit SharePoint Services arbeiten, auch Vorlagen von der Microsoft-Webseite herunterladen, die die Zusammenarbeit noch weiter vereinfachen. Diese sind kostenlos und können ganz nach den Anforderungen der Firma und der Mitarbeiter verändert werden. Suchen Sie nach den Vorlagen bei Microsoft auf den Seiten der Office-Vorlagen. Auch über die Seite finden Sie einige Vorlagen für die SharePoint Services, allerdings nur in englischer Sprache.
Interessant ist beispielsweise der Verkaufsreport. Hier können Vertriebsmitarbeiter in einer Excel-Liste eintragen, mit welchem Produkt sie bei welchen Kunden in welchem Quartal welche Umsätze erzielt haben. Der Unternehmer kann von überall online auf diese Daten zugreifen. Praktisch ist ebenfalls die Vorlage zur Eventplanung.
SharePoint Services erweitern mit zusätzlichen Vorlagen
Nach der Integration in die SharePoint Services können Sie, neben den Listen, der Dokumentenverwaltung und dem Informationsaustausch, noch weitere Funktionen nutzen. Die Integration der neuen Applikation in die SharePoint Services gestaltet sich allerdings zunächst nicht ganz einfach. Wir zeigen Ihnen aber an dieser Stelle Schritt für Schritt, wie Sie eine solche Applikation in Ihre SharePoint Services integrieren können. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Bevor Sie zusätzliche Erweiterungen integrieren können, müssen Sie als erstes die Anwendungsvorlage: Anwendungsvorlagenbasis installieren. Laden Sie sich daher diese Vorlage bei Microsoft zunächst herunter.
2. Nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen haben, müssen Sie das Archiv zunächst entpacken. Wählen Sie dazu ein temporäres Verzeichnis auf dem SharePoint Server, zum Beispiel C:\sharepoint.
3. Anschließend finden Sie in diesem Verzeichnis eine *.wsp-Datei. Bei jeder Lösung und Erweiterung die Sie für die SharePoint Services 3.0 herunterladen, handelt es sich um eine solche *.wsp-Datei oder um Dateien mit der Endung *.stp. Diese Dateien können Sie über die Befehlszeile mit dem Tool stsadm.exe in die SharePoint Services integrieren.
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Meistens legt Windows für stsadm.exe keinen Pfad an, sodass Sie direkt in das Verzeichnis des Tools wechseln müssen. Unter Windows Server 2008 R2 liegt das Tool im Verzeichnis C:\Program Files\Common Files\microsoft shared\Web Server Extensions\12\BIN.
5. Haben Sie in der Befehlszeile in das Verzeichnis gewechselt in dem das Tool stsadm.exe liegt, müssen Sie im ersten Schritt die Anwendungsvorlagenbasis in den SharePoint Services bekannt machen. Geben Sie dazu den Befehl stsadm –o addsolution –filename c:\sharepoint\ApplicationTemplateCore.wsp ein. Diese Basislösungsdatei wird dann dem Lösungsspeicher hinzugefügt, einer Tabelle im Windows SharePoint Services-Konfigurationsspeicher, in der die Lösungsdateien gespeichert sind. Sie erhalten daraufhin die Bestätigung, dass die Anwendung in den SharePoint Services integriert worden ist.
Als nächstes müssen Sie den Befehl stsadm –o deploysolution –name ApplicationTemplateCore.wsp –allowgacdeployment –local eingeben, mit dem die Lösung aus dem Lösungsspeicher verfügbar gemacht wird. Auch dieser Vorgang wird von der Befehlszeile bestätigt.
Als nächstes müssen Sie noch die notwendigen Informationen in die Systemdateien der SharePoint Services kopieren. Geben Sie dazu den Befehl stsadm –o copyappbincontent ein. Für diesen Befehl erhalten Sie keine Bestätigung, es sollte aber auch kein Fehler erscheinen. Bevor wir Ihnen die weitere Konfiguration von Vorlagen zeigen, sollten Sie auch noch die notwendigen Schritte kennen, um eine Vorlage wieder restlos vom System zu entfernen. Haben Sie eine bestimmte Anwendung getestet und stellt sich eventuell heraus, dass Sie diese nicht benötigen, können Sie die Bereitstellung der Vorlage aufheben und diese wieder aus den SharePoint Services entfernen. Dazu benötigen Sie zwei Schritte:
1. Im ersten Schritt wird die Bereitstellung der Vorlage wieder aufgehoben. Geben Sie dazu den Befehl stsadm –o retractsolution –name ApplicationTemplateCore.wsp –local ein, um in diesem Beispiel die Anwendungsvorlagenbasis zu deinstallieren.
2. Im zweiten Schritt löschen Sie die Anwendung mit dem Befehl stsadm –o deletesolution –name ApplicationTemplateCore.wsp.
Erweiterungen konfigurieren und verwenden
Neben der Anwendungsvorlagenbasis stehen Ihnen beim Download der verschiedenen Vorlagen noch zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen Sie die SharePoint Services effizient nutzen können. Praktisch ist zum Beispiel auch die Vorlage zur Abwesenheits- und Urlaubsplanung. Urlaubsanträge lassen sich in den SharePoint Services verwalten. Dabei besteht die Möglichkeit, Urlaubseinträge zu stellen, zu bearbeiten, zu koordinieren und zu genehmigen. Und das alles fälschungssicher und papierlos. Diese Erweiterung wird ebenfalls als *.wsp-Datei integriert. Die Vorgehensweise dazu ist ähnlich wie bei der Installation der Anwendungsvorlagenbasis. Die Urlaubsplanung liegt im Rahmen der Vorlagen als Datei AbsenceVacationSchedule.wsp vor. Um diese Lösung zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Laden Sie sich die Lösung herunter. Oder suchen Sie auf der Microsoft-Seite nach den Downloads für die SharePoint Services.
2. Tippen Sie anschließend den Befehl stsadm –o addsolution –filename c:\sharepoint\ AbsenceVacationSchedule.wsp ein und bestätigen Sie. Sie erhalten daraufhin die Meldung, dass die Anwendung in den SharePoint Services integriert worden ist.
3. Als nächstes müssen Sie den Befehl stsadm –o deploysolution –name AbsenceVacationSchedule.wsp –allowgacdeployment –local eingeben, mit dem die Lösung aus dem Lösungsspeicher verfügbar gemacht wird. Auch dieser Vorgang wird von der Befehlszeile bestätigt.
4. Als nächstes müssen Sie noch die notwendigen Informationen in die Systemdateien der SharePoint Services kopieren. Geben Sie dazu den Befehl stsadm –o copyappbincontent ein. Für diesen Befehl erhalten Sie keine Bestätigung, es sollte aber auch keine Fehlermeldung angezeigt werden.
Erstellen einer neuen Website
Haben Sie die Anwendung wie beschrieben installiert, können Sie eine neue Webseite auf Basis dieser Vorlage erstellen:
1. Melden Sie sich dazu als Administrator für die SharePoint Services an und klicken Sie oben links auf den Link Websiteaktionen und dann Websiteeinstellungen.
2. Klicken Sie anschließend im neuen Fenster im Bereich Websiteverwaltung auf Websites und Arbeitsbereiche.
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Klicken Sie dann auf den Link Erstellen, um eine neue Website auf Basis der installierten Vorlage zu erzeugen.
4. Tragen Sie im folgenden Fenster die notwendigen Daten für die Website wie Titel, URL und die weiteren Optionen ein.
5. Aktivieren Sie die Registerkarte Anwendungsvorlagen und wählen Sie die Vorlage aus, auf deren Basis Sie die neue Website erstellen wollen.
6. Diese Registerkarte wird erst dann angezeigt, wenn Sie sowohl die Anwendungsvorlagenbasis als auch mindestens eine Vorlage installiert haben.
Klicken Sie anschließend auf Erstellen, damit die Website erzeugt wird. Nachdem Sie die Website erstellt haben, steht diese über den konfigurierten Link zur Verfügung und Sie können die Lösung verwenden. Neben diesen Lösungen finden Unternehmen sicherlich auch noch zahlreiche andere Möglichkeiten innerhalb der Vorlagen.
Die neu erstellten Webseiten, die auf Basis der neuen Vorlagen arbeiten, zeigt SharePoint auf der Startseite über verschiedene Registerkarten an. Anwender und Administratoren können bequem über diese Registerkarten zwischen dem normalen Intranet und den speziellen Anwendungen hin und her wechseln, sodass die Übersichtlichkeit nicht leidet. Auch in der Schnellstartleiste am linken Rand werden diese Seiten angezeigt.
Weiterführende Informationen
Viele Informationen und Anleitungen finden Sie in der sehr aktiven SharePoint-Community. Einführungen und Anleitungen zum Thema bekommen Sie bei Microsoft auf der Einstiegsseite für die SharePoint Services 3.0. (mje)