Wie Büro-Performance sich steigern lässt

Demnach wären in den Unternehmen oftmals bereits technische Werkzeuge vorhanden, um dieses Potenzial abzurufen. Allerdings werden diese in der Praxis häufig nicht genutzt. „Zwei Dinge sollten Unternehmen gezielt angehen“, empfiehlt Alexander Greisle, Projektleiter der Studie: "Erstens die Mitarbeiter in punkto Informationsmanagement gezielt weiterbilden, um ihnen prozessorientiert und individuell Strategien und Methoden für den Umgang mit Informationen an die Hand zu geben. Zweitens sollten Unternehmen das Bewusstsein ihrer Mitarbeiter für die Funktionen und Möglichkeiten moderner IT-Systeme schärfen.“

Die Forscher stellten fest, dass Büroangestellte für eine hohe Kommunikationsqualität sehr viel Aufwand betreiben müssen. Zu 80 Prozent laufe Kommunikation immer noch über die traditionellen Wege Telefon, persönliche Treffen und E-Mail. Laut der Studie dauert die Mehrzahl der persönlichen Treffen bis zu einer Stunde. Dagegen nehmen über 60 Prozent der Online-Besprechungen höchstens 30 Minuten in Anspruch. Zudem sei der Zeitbedarf für die Vor- und Nachbereitung von Online-Meetings ist deutlich niedriger.

Wie sich das persönliche Arbeitsumfeld mit Hilfe moderner Technik gestalten lässt, zeigen Beispiele der Forschungspartner Plantronics und Microsoft. Beide wirken mit am Verbundforschungsprojekt Office 21und nutzen die Erkenntnisse aus den Studien des IAO für die Produktentwicklung.

Für Plantronics steht dabei der Gedanke des „Wireless Office“ im Vordergrund, wie EMEA Managing Director Philip Vanhoutte erläutert: „In Abstimmungsprozessen geht viel Zeit verloren, beispielsweise durch entgangene Anrufe. In einem Wireless Office sind Informationsarbeiter dank Headsets auch dann erreichbar, wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sitzen. Dadurch lassen sich viele Lücken in der Kommunikationskette schließen, sodass Anrufe wieder zu einer zu einem effizienten Abstimmungswerkzeug werden.“

Plantronics Headset „Voyager 510-USB“ sei eine Lösung, mit der Unternehmen die Mitarbeiterkommunikation effizienter gestalten könnten. Das Produkt unterstützt beispielsweise das Instant Messaging (IM) des Microsoft Office Communicator 2007. Anwender können damit schnurlos VoIP-Anrufe über den PC führen – die Hände bleiben für andere Aufgaben frei. Zugleich ist der Telefonierer nicht mehr an seinen Schreibtisch gebunden und kann sich im Büro bewegen. Dank der Multipoint-Funktion lässt sich das Voyager 510-USB gleichzeitig mit Laptop und Handy verbinden. Eine optionale Basisstation erlaubt seinen Anschluss an das Festnetztelefon.

Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams will Microsoft mit seiner Unified Communications Strategie (UCS) vereinfachen. Der Anwender könne dabei mit einer einzigen Identität alle Kommunikationsformen per Mausklick nutzen. Diese sind integriert in die täglichen Prozesse und Programme wie MS Office oder auch Applikationen anderer Anbieter.

Mit diesem Ansatz will Microsoft bisher voneinander getrennte Kommunikationsformen zu einer vollständigen und integrierten Kommunikationsplattform verbinden. Die integrierte Lösung zeigt an, ob und wie der Anwender gerade erreichbar ist.

Diese „Präsenzinformation“ ermöglicht die zielgerichtete Kontaktaufnahme via Telefon, Handy, IM oder E-Mail aus einer integrierten Oberfläche. Aufgrund der gezielten Kommunikation reduziere sich die Zahl überflüssiger Anrufe auf Anrufbeantwortern erheblich. Der Empfänger einer E-Mail kann einfach per Mausklick aus Outlook heraus telefonieren oder eine Sofortnachricht per Instant Messenger schicken. Genauso einfach kann er per Mausklick eine Telefonkonferenz einberufen oder eine Web-Konferenz starten und weitere Teilnehmer einladen. (Detlef Scholz)