Neue Regel erstellen
Um eine Weiterleitungsregel zu erstellen, starten Sie Outlook. Navigieren Sie nun gegebenenfalls erst über die Navigationsleiste zum E-Mail-Bereich. Dann klicken Sie im Menüband auf den Start-Tab und wechseln zur Gruppe Verschieben.
Dort klicken Sie auf Regeln und wählen im Pulldown-Menü, das sich öffnet, den Eintrag Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Im neuen Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel. Anschließend startet der Regel-Assistent, der Sie bei den folgenden Schritten begleitet. In diesen Dialogen gelangen Sie per Weiter-, Ja- oder OK-Button jeweils zum nächsten Punkt.
Bedingungen festlegen
Zunächst wählen Sie im Abschnitt Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Danach können Sie Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, damit die Regel greift, etwa bei bestimmten Wörtern im Betreff. Wenn Sie keine der angebotenen Checkboxen aktivieren, werden alle eingehenden E-Mails weitergeleitet. In diesem Fall müssen Sie in einer Dialogbox bestätigen, dass die Regel für alle Nachrichten gilt, die Sie erhalten.
Als Nächstes möchte der Assistent wissen, wie Outlook mit den betreffenden Nachrichten verfahren soll. Aktivieren Sie hier im oberen Bereich die Checkbox diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten. Im unteren Bereich des Fensters klicken Sie auf den in der Regelbeschreibung enthaltenen Link einer Person/öffentlichen Gruppe.
Anschließend öffnet sich ein weiteres Fenster. Darin legen Sie fest, an welche Adresse(n) Sie die eingehenden Mails weiterleiten wollen. Sie können dazu Kontakte aus Ihrem Adressbuch per Doppelklick übernehmen, die im An-Feld erscheinen. Bestätigen Sie abschließend Ihre Auswahl mit dem OK-Button.
Danach gelangen Sie wieder zum letzten Assistenten-Dialog zurück. Dort werden nun die angegebenen Weiterleitungsadressen angezeigt. Im folgenden Schritt haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten anhand bestimmter Kriterien von der Regel auszuschließen, etwa wenn Mails mit einer hohen Vertraulichkeitsstufe gekennzeichnet sind.
Jetzt gilt es noch, Ihrer Weiterleitungsregel einen möglichst aussagekräftigen Namen zu geben, zum Beispiel Weiterleitung Urlaubsvertretung. Achten Sie außerdem darauf, dass in der Checkbox Diese Regel aktivieren ein Häkchen gesetzt ist. Dann beenden Sie den Assistenten mit einem Klick auf Fertig stellen. Auch das noch geöffnete Fenster Regeln und Benachrichtigungen, in dem die Weiterleitungsregel nun aufgeführt ist, können Sie per OK-Button schließen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Outlook für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)