Es ist knapp ein Jahr her, dass SAP mit Simple Finance die ersten Lösung der neuen SAP Business Suite 4 SAP HANA (SAP S/4HANA) vorgestellt hat. Die Vision ist gut: Die analytische wird nicht länger von der transaktionalen Welt getrennt. Vom Finanzchef, über den Abteilungsleiter bis zum Buchhalter bekommen alle an der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens interessierten Verantwortlichen ihren persönlichen Einblick in die Zahlen des Unternehmens entsprechend ihrer jeweiligen Rolle. Sogar ein "Softclose" ist möglich, also eine vereinfachte Zwischenbilanz zwischen den früher starren Monats-, Quartals- oder Jahresreports.
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Bei vielen Kunden entstand der Eindruck, die gesamte SAP-Finanzwelt würde neu erfunden werden, SAP Simple Finance ist hingegen eine nicht-disruptive Entwicklung, die nicht alles Dagewesene auf den Kopf stellt. Klar ist: SAP hat nicht sein Finanzmodul neu programmiert, sondern "lediglich" ein Add-On über das Enhancement Package 7 (EHP 7) zur Verfügung gestellt, das die Datenbank SAP HANA für das ERP erfordert.
Die Tabellenstruktur wurde vereinfacht, alle Daten werden in Einzelpostentabellen gespeichert. Die Ansicht der Datentabellen ("Views") hat dabei genau die gleiche Struktur wie die ehemaligen Aggregatstabellen, mit dem Unterschied, dass die Aggregatwerte zur Laufzeit durch die Geschwindigkeit von HANA basierend auf allen gebuchten Einzelposten berechnet werden. Simple Finance hat zudem keinen Einfluss auf die Lauffähigkeit der bestehenden Systeme. Sämtliche Programme im "normalen" - bisher eingesetzten - Finanzsystem werden in Simple Finance unverändert zu nutzen sein. Den Controller wird freuen, dass er sich sogar seine Daten aus dem SAP-System über ein Excel-Frontend ziehen und dort seine Auswertungen erstellen kann - in Gesprächen mit Kunden war hier von leuchtenden Controller-Augen die Rede.
HANA-basiert und Excel-freundlich
Zudem ist das Finanz- und Controlling-Modul der SAP (FICO) und damit SAPs Finanzwelt nun speziell an Hana-Erfordernisse angepasst worden. Das bringt dem Unternehmen vor allem den Vorteil, dass das Controlling und das Finanzwesen nun technisch vereint sind. Die Aggregate fallen weg. Alle Berechnungen erfolgen auf Line Item Level zur Laufzeit und berücksichtigen alle gebuchten Daten.
Durch diese Verschmelzung der analytischen Controlling-Funktionalitäten mit denen der transaktionalen Finanzbuchhaltung lässt sich nun die Analyse beschleunigen. Das war bisher vergleichsweise umständlich. Die Zahlen für die Analyse wurden zunächst in ein Business-Intelligence (BI)-System geladen, überprüft, Korrekten im ERP vorgenommen, noch einmal ins BI-System geschoben, überprüft, im ERP-System korrigiert - und zwar so lange, bis die Daten sauber waren. Das ist nun nicht mehr nötig. So können die Bearbeitungszeiten massiv reduziert werden, selbst wenn Fehler auftauchen, dauert der gesamte Prozess nur noch Minuten statt eines Tages oder sogar länger.
Allerdings sind die Vorteile von Simple Finance wie Adhoc-Reportings, Reduzierung der nötigen Datenmengen, "saubereren" Daten bis zu verringertem Controlling-Aufwand oft nicht sofort zu haben. Unternehmen arbeiten meist mit diversen ERP-Systemen und haben noch nicht auf ein ERP konsolidiert. Das heißt, sie haben noch nicht ihre nötige "Single Source of Truth" geschaffen. Was nicht heißt, dass sie Simple Finance nicht für einzelne ERP-Systeme einsetzen können. Für Unternehmen, die "auf der grünen Wiese" anfangen ihre IT zu planen, ist es sicher empfehlenswert, die neuen Funktionalitäten zu nutzen.
Für die Unternehmen mit heterogenen ERP-Landschaften hat SAP mit dem "Central Journal" eine Möglichkeit geschaffen, Daten aus den verschiedenen Systemen in eins zusammenzubringen. Für Unternehmen, die ihre Systeme nicht konsolidiert haben, ist das eine gute Lösung und kann sich zu einem relevanten Systemkonsolidierungsszenario weiter entwickeln.
Simple-Finance-ready? Im Proof of Concept genau hinschauen
Wichtig ist es für den Anwender, hinzuschauen: Wie sieht das Kundenszenario aus? Wo sind die unternehmensspezifischen Herausforderungen, die Schlüsselprozesse, die optimal funktionieren müssen? Wie kann Simple Finance helfen, diese Pain Points zu beseitigen und wie kann eine Einführungsroadmap aussehen?
Unseren Erfahrungen nach stehen die Abschlussprozesse in den Unternehmen immer an erster Stelle. Schließlich ist es der Finanzchef, der für die Korrektheit der Daten geradestehen und auch auf unbequeme Fragen der Wirtschaftsprüfer Antworten parat haben muss. Zudem sind die Unternehmen an (mobilen) Dashboards interessiert, die aktuelle Kennzahlen einfach verständlich und überall zugreifbar bereitstellen. Dritte Herausforderung in den Unternehmen ist unserer Ansicht nach die bessere Nutzerführung, die mit Simple Finance möglich wird. Über SAP Fiori können etwa Mitarbeiter aus dem Finanzwesen rollenbasiert und je nach Arbeitsgebiet aktuelle Buchungen und Rechnungen einsehen.
Klar ist, dass eine zentralisierte ERP-Landschaft Simple Finance entgegenkommt. Es gibt auch weiterhin viele Unternehmen, die derzeit solche Projekte durchführen. Mit dem Central Journal ergibt sich ein neuer Pfad auf dem Weg für die Konsolidierung von ERP-Systemen, der in den kommenden Jahren noch seine vollständige Umsetzbarkeit beweisen muss. Unabhängig von der Technologie müssen Unternehmen für eine effiziente Nutzung ihrer ERP-Systeme Prozesse optimieren und harmonisieren - die Technik ist nicht die alleinige Lösung. Erst mit einem Business Case und identifizierten Benefits macht die Einführung einer neuen Software Sinn. Da macht auch SAP Simple Finance keine Ausnahme. (bw)