In den letzten zehn Jahren hat der Bereich "Content im Internet" eine Entwicklung durchgemacht, die so schnell wohl in keiner anderen Industrie möglich ist. Aus einfachen Websites in simplem HTML wurden Medien-Plattformen mit Texten, Bildern, Audio und Videos, deren Inhalte nahtlos verknüpft sind und auf den unterschiedlichsten Endgeräten konsumiert werden. Entsprechend sind Websites heute eine fundamentale Komponente der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Der Online-Auftritt ist Visitenkarte, virtuelles Schaufenster und oft Verkaufsportal der jeweiligen Firma. Selbst wer keinen direkten Geschäften im Web nachgeht, kann es sich kaum leisten, eine veraltete oder fehlerhafte Website zu betreiben.
Schluss mit statischen Websites
Websites sind keine Einbahnstraße mehr. Die Kommunikation läuft dynamisch zwischen Nutzer und Anbieter ab. Firmen betreiben Blogs, integrieren Bilderstrecken, Podcasts oder Videos während Kunden und Nutzer kommentieren, Artikel in sozialen Netzwerken verlinken und mit den Mitarbeitern diskutieren.
Die wenigsten statischen Websites können mit diesen Anforderungen mithalten. Änderungen sind oftmals nur mit ausführlichem Webentwicklungswissen durchführbar, die Integration in dynamische Systeme (etwa CRM-, BI- oder Marketing-Lösungen) ist selten oder kaum möglich. Aktualisierungen betreffen also nicht nur Teams, die die Inhalte erstellen, sondern benötigen zusätzlich die oftmals begrenzten Ressourcen des IT-Teams.
Ablösung für die erste CMS-Generation
In der aktuellen Form traten Content Managementsysteme zwischen 2000 und 2004 auf. In den ersten Versionen war es vor allem wichtig, die eigentliche Erstellung der Inhalte von der Programmierebene zu trennen. Mit den ersten Lösungen konnten sich die IT-Abteilungen auf den Betrieb der Website konzentrieren, während die eigentlichen Ersteller der Inhalte diese ohne Programmierkenntnisse einstellen und optisch ansprechend anpassen konnten.
10 wichtige Fragen bei der Auswahl eines modernen CMS -
Technik: Hilfreich oder Bremse?
Wenn Sie sich für ein CMS entscheiden, sollten Sie von Anfang an großen Wert darauf legen, dass die Content-Ersteller schnell und flexibel Änderungen am Inhalt vornehmen oder neue Inhalte einstellen können. Das CMS muss sich neuen Möglichkeiten und Innovationen flexibel anpassen lassen, ohne dass dazu jedes Mal die komplette IT-Abteilung involviert ist. Idealerweise entlastet ein gutes CMS die IT und macht die Installation neuer Funktionen und Komponenten so einfach wie möglich.
Wie innovationsfreundlich ist Ihr CMS?
Die Techniken, besonders im Web, entwickeln sich rasant weiter. Es hilft Ihnen daher nichts, wenn Ihr CMS nicht mithalten kann. Ihr gewähltes CMS sollte offen und erweiterbar sein, so dass Ihr IT-Team Neuerungen einbauen und Veränderungen vornehmen kann, ohne ständig auf die offiziellen Updates eines Herstellers warten zu müssen. Open-Source-Lösungen setzen auf große Communities die neue Funktionen oftmals schnell entwickeln und zur Verfügung stellen. Ein modernes CMS integriert bestehende UND künftige Anwendungen, indem es auf modulare, standard-basierte Architektur aufbaut.
Kommt Ihr CMS mit anderen Techniken zurecht?
Beim Thema Online-Marketing sind die Anforderungen für jedes Unternehmen anders. Das macht es notwendig, Techniken wie Analyse-Tools, CRM-Lösungen, BI und möglicherweise Big-Data-Systeme zu kombinieren, um die Kunden besser zu erreichen. Prüfen Sie ihre ausgewählten CMS-Anbieter und fragen Sie, wie diese andere Systeme über APIs, Module oder entsprechende Lösungen integrieren. Fragen Sie außerdem nach, wie schnell Ihre gewählten Anbieter APIs entwickeln und neue, innovative Lösungen integrieren können.
Versteht Ihr CMS Social Media?
Inhalte, Community und Vermarktung sind wichtige Bestandteile der heutigen digitalen Lösungen und Benutzererfahrungen. Um die digitalen Kunden fest ans Unternehmen zu binden, müssen CMS flexibel bestehende und neue Social-Media-Plattformen integrieren und einbinden. Dabei sollte ihr Hersteller nicht nur populäre soziale Netzwerke unterstützen, sondern auch flexibel genug sein, um neue (oder exotische aber zielgruppenrelevante) Plattformen zu unterstützen.
Wie schnell sind Sie startklar?
Je nach gewählten Produkten und Vorgaben nimmt das Ausrollen eines CMS Wochen, Monate oder Jahre in Anspruch. Das bedeutet auch: Geschieht ein Fehler, kann das Ihr Unternehmen enorm zurückwerfen. Deswegen sollten Sie von potentiellen Anbietern ein Proof-of-Concept liefern lassen, das den jeweiligen Installationsort genau untersucht und alle technischen Vorgaben einbezieht.
Werden andere Bildschirmformate unterstützt? Was ist mit Mobile?
Digital Natives surfen nicht nur an einem PC. Sie wechseln von Notebook über Tablets auf Smartphones und zurück. Kann ihr gewähltes CMS all diese (und alle kommenden) Formfaktoren möglichst flexibel abbilden? Was starre Systeme nicht schaffen können, gelingt Systemen auf Basis von Reponsive Design einfach, sie passen sich agil an die jeweiligen Endgeräte an. Bestehen Sie also schon jetzt auf Systeme, die Responsive Design direkt von Anfang an unterstützen.
Wie leicht lässt sich das CMS an Ihre Wünsche anpassen?
Die meisten Content Management Systeme erfüllen 80 Prozent aller Anforderungen direkt nach der Installation. Der Knackpunkt sind die fehlenden 20 Prozent. Wie einfach setzen Ihre gewählten Lösungen diese fehlenden Punkte um? Zahlreiche Projekte scheitern genau hier, weil wichtige Funktionen zu spät geliefert werden. Ein CMS, das nicht komplett im Kern angepasst werden muss, sondern seine Funktionen über Plugins und Erweiterungen ausbauen kann, ist flexibler und schneller anzupassen als ein starres System. Sprechen Sie ihren Anbieter hierauf an.
Wie hoch sind die TCOs?
Kosten für CMS-Projekte lassen sich in vier Bereiche aufteilen: Lizenzkosten, Support-Kosten, Implementierung und Hosting. Die Lizenzkosten reichen von kostenlosen Open-Source-Produkten bis hin zu Millionen-Euro-teuren proprietären Einzelfalllösungen. Die Support-Kosten werden oft jährlich abgerechnet. Die Preise für Implementierung variieren je nach Komplexität des Projektes. Als grobe Schätzung kann man von dem drei- bis fünffachen der Lizenzkosten ausgehen (wenn die Produktlizenz nicht kostenlos ist). Die Kosten für Hosting schließlich richten sich nach dem benötigten Verfügbarkeitslevel und Skalierungsmöglichkeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bereiche in Ihre Planung einbeziehen, damit sie nicht unangenehm überrascht werden.
Wie stark ist die Community?
Eine starke Gemeinschaft um ein CMS kann Ihnen bei Problemen helfen, Fragen beantworten und zugleich als Ressourcen-Pool zur Verfügung stehen. Allzu oft sind Projektbeteiligte frustriert, weil die Community hinter dem gewählten Produkt zu klein oder nicht vorhanden ist – es fehlen dann Ansprechpartner für alltägliche Problemen oder für die Weiterbildung des eigenen Personals. Sie sollten sich daher für einen CMS-Anbieter mit einer großen, aktiven Community entschieden.
Wer hilft Ihnen im Alltag?
Ihr Webauftritt ist zugleich ihre Visitenkarte und ihr Schaufenster im Web – entsprechend sollte Ihre Seite immer verfügbar sein. Das Hosting der Website wird oft hinten angestellt, ist aber eigentlich eine Schlüsselkomponente in der Außenwirkung. Sie benötigen eine hoch-performante Plattform, die mit den Anforderungen an ihre Website wächst, sich dynamisch auf Besucherspitzen einstellt und dabei eine höchstmögliche Sicherheit bietet. Vergessen Sie zudem nicht die Funktionen für Backup und Wiederherstellung, falls ein Zwischenfall geschieht.
Theoretisch können diese CMS noch immer ihren Dienst verrichten - allerdings ist das vergleichbar mit einem Auto aus dem vorletzten Jahrzehnt: Es bringt seinen Fahrer von A nach B, ein modernes Fahrzeug schafft dies aber effizienter, bequemer und normalerweise schneller - von einem Imagegewinn für den Betreiber ganz zu schweigen. Techniken wie soziale Netzwerke, Videos oder HTML5 geben Unternehmen vielseitige neue Werkzeuge an die Hand, um ihr Image aktiv zu pflegen und schneller in Kontakt mit Kunden und Multiplikatoren zu treten, stellen die Systeme aber auch vor Herausforderungen. Viele Funktionen lassen sich mehr oder weniger erfolgreich nachrüsten, moderne Lösungen beherrschen sie aber oftmals besser und effizienter.
Verwalten, Messen, Verbinden - die Aufgaben moderner CMS
Moderne Content Managementsysteme können weit mehr als ihre Vorgänger - und das müssen sie auch, um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden. Die Hauptaufgaben lassen sich in drei Bereichen zusammenfassen: Verwalten, Verbinden und Messen.
CMS müssen es Nutzern ermöglichen, Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Dazu gehören die Daten von Inhalten und Diensten, Repositories in denen Informationen gelagert werden, den definierten Arbeitsabläufen oder einzelne Kampagnen. Idealerweise sollten sich alle Aufgaben in mehreren Sprachen realisieren lassen.
Das eigentliche Highlight moderner CMS, ist die Art und Weise, in der sie Daten und Inhalte aus unterschiedlichen Quellen miteinander verbinden. Egal ob es sich um gezielte Inhalte für einen speziellen Leserkreis, die mit passenden Werbeanbietern oder Anmeldeinformationen gekoppelt sein müssen, handelt oder ob bestimmte Transaktionen mit Kundendaten aus einem externen Dienst angereichert werden - ein modernes CMS ist Dreh- und Angelpunkt und macht es Nutzern einfach, die Daten unterschiedlicher Quellen zusammenzuführen und zu präsentieren.
Messungen spielen dabei ebenso eine wichtige Rolle. Inhalte, die weniger gut vom Nutzer aufgenommen werden, lassen sich so analysieren und auf Schwachstellen abklopfen. Dazu gehören Werkzeuge wie A/B- und Multivarianten-Tests, Analyselösungen für Web-Inhalte und soziale Netze. Abgeschlossen wird das Angebot von benutzerfreundlichen und leicht verständlichen Dashboards, die wichtige Informationen zu verschiedenen Projekten oder Nutzerrollen übersichtlich aufbereiten.
Zeit für Umstieg ist reif
Wer immer auf die nächste Innovationswelle wartet, bremst sich kurz und mittelfristig selbst aus. Davon betroffen ist auch die Kommunikation mit Kunden und Partnern- immerhin verschieben sich damit Geschwindigkeitszuwachs, neue Funktionen und Innovationen immer weiter in die Zukunft.
Ein ideales Beispiel dafür ist Responsive Design - die darin gebündelten Techniken sorgen dafür, dass die Seite gut aussieht, egal ob der Nutzer sie am PC, einem Tablet oder einem Smartphone ansurft. Ein modernes CMS passt sich automatisch den jeweiligen Endgeräten an und bereitet Inhalte für die Multiscreen-Gewohnheiten der Nutzer dynamisch auf. Moderne Content Management Systeme nutzen die bestehenden Systeme der Unternehmen, können Daten von dort integrieren und Prozesse aus dem CMS, dem ERP und anderen Diensten übernehmen, um Dienste und Informationen auf allen Endgeräten bereitzustellen.
Die heutigen CMS können, richtig eingesetzt, Unternehmen und Nutzern umfangreiche und fesselnde digitale Erlebniswelten aufbauen. Applikationen wie auch Webseiten können Nutzer, Inhalte und Inhalte dynamisch aufbereiten und kombinieren - und das alles unabhängig vom verwendeten Endgerät. (mje)