Kunden, Beratungsunternehmen sowie Softwarehersteller berichten unisono, dass ein Reporting-Prozess, also Datensammlung, Datenaufbereitung und Berichterstellung aus einer Softwaresuite heraus, häufig noch die Ausnahme und nicht die Regel ist. Allerdings ist dabei festzuhalten, dass die Technologie deutlich weiter ist als die Prozesse und Organisationsstrukturen der Unternehmen. Software Tools für ein schnelles, flexibles und ganzheitliches Reporting sind seit Jahren vorhanden. Anbieter wie SAS Institute, Qlik, Exasol, Tableau oder SAP ermöglichen Analysen auf Knopfdruck. Soweit die technischen Möglichkeiten.
Reporting-Tools für den Vorstand
chart-me
Mit dem Excel-basierten chart-me sind auch komplexere Analysen möglich. Das Bild zeigt beispielhaft die Struktur der Erträge und Aufwendungen, deren Abweichungen absolut und prozentual angezeigt werden. Diese übersichtliche Darstellung ist immer häufiger in Berichten anzutreffen. Die Diagramme sind in ein Seitenlayout eingebettet, das pixelgenau auf eine PowerPoint-Folie passt.
cMORE
cMORE/Message liefert eine umfangreiche Grafikbibliothek mit, in der Business-Grafiken wie beispielsweise Wasserfallgrafiken oder Kennzahlenbäume fertig enthalten sind. Bekannte Excel-Charts wie Balken- oder Säulendiagramme werden um neue Darstellungsformen wie „In-Bar Abweichungsgrafiken“ oder eine farbige Kennzeichnung des Zeitverlaufs erweitert.
QlikView
QlikView gilt als leistungsfähiges Analyse- und Reporting Tool, das seine Stärken im Bereich visuelle Analyse und einfaches Handling hat. Relevante Daten aus verschiedenen Quellen lassen sich in einer einzigen Applikation konsolidieren. Nutzer können mit Dashboards und Analysen interagieren und Daten über mobile Geräte aufrufen, analysieren und erfassen.
Sage Controlling-Paket
Das Controlling-Paket von Sage kann mehrere Trends miteinander vergleichen. So lassen sich Umsätze mit anderen Einheiten wie Tagen oder Stück in Beziehung setzen. Bis zu fünf Trendverläufe können miteinander kombiniert werden, um beispielsweise zu ermitteln, wie sich relevante Schlüsselkennzahlen im Verhältnis zum Umsatz entwickelt haben.
Jedox
Dank eines Excel-Add-ins lässt sich unter Jedox mit der Oberfläche von Microsoft Excel arbeiten. Gleichzeitig profitieren Anwender von den Vorteilen der OLAP-Analyse. In der vertrauten Umgebung des Tabellenkalkulationsprogramms lassen sich schnell und einfach Berichte und Auswertungen generieren, die auf einem OLAP-Würfel basieren. Nutzer können Reports und Analysen selbständig entwickeln, bearbeiten und verteilen.
MIK Starlight
MIK Starlight ermöglicht individuelle Analys- und Reportings im Bereich Self-Service BI. Umfangreiche Möglichkeiten zur Visualisierung mit vielfältigen Grafiken, Tabellen, Ampeln, Sparklines etc. zeigen wichtige Kennzahlen und Entwicklungen im Überblick.
Evidanza BI
Mit der Self-Service BI-Plattform Evidanza können Standardberichte auf derselben Plattform und mit denselben Funktionen aufgebaut werden. Diese stehen jedem berechtigten Fachanwender zur Verfügung, sobald er in den Design Modus für den Bericht wechselt. Der Berichtsaufbau ist in Evidanza programmierfrei gehalten, es sind also keine technischen Kenntnisse über beispielsweise SQL- oder MDX-Abfragen und keine sonstigen Programmierkenntnisse notwendig.
Tableau Online
Mit der skalierbaren Cloud-Lösung von Tableau Software können Anwender BI-Analysen in wenigen Minuten online vollziehen und bereitstellen. Auf einem Data Server speichert Tableau online Daten und Metadaten an zentraler Stelle. Auf diesem können Nutzer auch Dashboards veröffentlichen und teilen.
SAP SAP BusinessObjects BI-OnDemand
Der SAP BI OnDemand Service erlaubt Datananalyse und –visualisierung sowie die Berichtserstellung mit wenigen Mausklicks in der Cloud - ohne vorherige Investitionen in Hardware und Infrastruktur. Die SaaS-Lösung baut auf Funktionen für Abfragen, Berichte, Analysen und Dashboards aus dem SAP-Business-Objects-Portfolio auf. Geführte Analysen erlauben darüber hinaus Nutzern mit wenig BI-Erfahrung, eigene Dashboards und interaktive Analysen sowie Ad-hoc-Berichte zu erstellen.
Tibco Spotfire Cloud
Tibco Spotfire Cloud ist ein Set von Cloud-Services für Unternehmen, Mitarbeiterteams und für den persönlichen Gebrauch. Die Enterprise-Version bietet eine sichere, voll funktionsfähige Spotfire-Version in der Cloud, um damit Daten zu analysieren und Reports zu generieren - unabhängig davon, ob diese Daten gehostet werden oder nicht.
IDL.DESIGNER
Mit dem IDL.DESIGNER als zentraler Komponente der IDL-Reporting- Plattform erstellen Nutzer einfach und flexibel Ihre Web- und Ad-hoc-Berichte, Reports und Dashboards. Sie arbeiten per Drag & Drop auf einer modernen Oberfläche, haben umfassende Möglichkeiten für die Berichtsgestaltung und setzen fachliche Web-, Portal- und Mobility-Lösungen um. In der Anwendung zählen das IDL Financial Reporting für das Berichtswesen ebenso dazu wie individuelle Lösungen für das Controlling oder der Aufbau unternehmensweiter Informationssysteme.
Die Unternehmen tun sich aber schwer mit der Implementierung und dem anschließenden Veränderungs- und Anpassungsprozess. Business Intelligence und Business Analytics bewirken auch immer eine Veränderung der Unternehmenskultur und der Arbeitsschwerpunkte.
Probleme haben Unternehmen besonders bei der Datenerhebung, da immer noch mit hohem manuelle Aufwand Kennzahlen und Reports generiert, die Unternehmensstrukturen internationaler und komplexer werden, aber auch andererseits Excel als Reporting-Tool häufig verwendet wird. Eine einzige konsistente Datenbasis, also der Single Point of Truth, kann Abhilfe schaffen, ist aber häufig nicht vorhanden.
Ebenso mangelt es in den meisten Unternehmen an Verständnis für die einheitliche und zentrale Pflege von Stammdaten. An dieser Stelle herrschen immer noch die alten Gesetze und Lager. Das Business möchte tolle innovative digitale Lösungen, um das Geschäft voranzutreiben. Die Integration der Daten, den Datenschutz und das Management der Stammdaten überlassen sie aber immer noch der IT. "Das ist IT-Thema, kümmert uns nicht", hören CIOs und Berater leider viel zu oft aus den Fachbereichen und dem Vorstand. Eine erfolgreiche und nachhaltige Digitalisierungsstrategie kann aber nur gelingen, wenn das Business mit der IT bei solchen Themen endlich eng zusammenarbeitet und sich auch Gedanken über IT-Themen macht. Immerhin nutzen sie ja auch die IT für ihre Ziele.
Kunden investieren in traditionelle Bereiche
Das Ziel eines modernen Management Reportings soll es sein, die wichtigsten Fachbereiche eines Unternehmens integriert zu betrachten, um eine einheitliche Sicht auf das Unternehmen zu gewährleisten. Das ist auch die Grundlage für Big Data Analytics sowie Geschäftsmodelle, die auf der Analyse von Daten beruhen. Eine Lünendonk-Studie hat hier etwas Klarheit gebracht.
Auszug aus Lünendonk-Studie zu Management Reporting
Während die befragte Reporting-Verantwortliche und Fachbereichsleiter angaben, dass sie mit den vorhandenen Software Tools Ist-Daten und Vergangenheitsdaten gut analysieren können, besteht hohes Optimierungspotenzial in der Analyse von Zukunftsszenarien. Nur 57 Prozent der Befragten stimmten der These zu "Das Berichtswesen beinhaltet zukunftsgerechte Methoden (Forecasts, Planungsszenarien)".
Auch die Qualität und Aussagekraft der erstellten Reports ist nicht in allen untersuchten Kundenunternehmen zufriedenstellend. In einem Drittel der untersuchten 94 Kundenunternehmen haben die Reports nicht die erforderliche Qualität und Detailtiefe und decken die Unternehmensrealität nicht vollständig ab. Mit der vielbeschworenen Flexibilität im Management Reporting ist es auch noch nicht so gut bestellt. Nur etwa die Hälfte der untersuchten Unternehmen kann flexibel auf kurzfristige Anfragen und Anpassungswünsche reagieren.
Unternehmen planen Automatisierung
Optimierungspotenziale liegen daher vor allem im Grad der Automatisierung und Standardisierung des Berichtswesens. So gaben 27 Prozent der befragten Manager an, die Berichte und Reports häufig mithilfe manueller Eingriffe zu erstellen. Bei weiteren 34 Prozent der untersuchten Unternehmen sind ebenfalls manuelle Eingriffe im Reporting-Prozess notwendig. Nur 39 Prozent berichten, dass ihre Reporting-Prozesse stark automatisiert sind.
Interessant sind die Planungen der befragten Manager hinsichtlich des Soll-Automatisierungsgrads. In zwei Jahren sollen die Prozesse im Management Reporting in 73 Prozent der analysierten Kundenunternehmen in hohem Maße automatisiert sein. Das bedeutet, dass fast 40 Prozent der betrachteten Unternehmen derzeit entsprechende Veränderungs- und Anpassungsprojekte für die Reporting-Prozesse planen.
Zu viel Handarbeit
Diese Maßnahmen sind auch dringend notwendig, denn noch immer verwenden Reporting-Abteilungen zu viel Zeit und zu viele Ressourcen auf einfache und standardisierbare Tätigkeiten. Folglich steht ihnen nicht ausreichend Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie Kommentierung und Ableitung sowie Nachverfolgung von Maßnahmen zur Verfügung. So werden etwa 65 Prozent der Ressourcen auf die Berichtbereitstellung verwendet. Zu diesem Prozess gehören die folgenden Teilprozesse:
Business Intelligence - Die Trend Top-Ten 2015
Business Intelligence 2015: Die Top-Trends
Getrieben von der fortschreitenden Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft - beziehungsweise deren Datenhunger - boomt der Markt für Business-Intelligence-(BI) und Big Data-Software. Durch die ständige Verfügbarkeit von Geschäftsdaten können Unternehmen potenzielle Chancen und Risiken frühzeitig erkennen und Geschäftsprozesse optimieren. Die BI- und Datenvisualisierungs-Experten von Tableau haben die Top Ten der Business-Intelligence-Trends für das Jahr 2015 zusammengefasst.
1. Transformation der Unternehmensführung
Ähnlich wie sich die BI-Landschaft zu einem "Daten-Selbstbedienungsladen" gewandelt hat, muss sich auch die Führung eines Unternehmens transformieren. "Konzepte" wie das Wegsperren sämtlicher Geschäftsdaten funktionieren nicht mehr - ebensowenig wie die ganzheitliche Vermeidung jeglichen Prozessmanagements. Unternehmen und Organisationen werden 2015 herausfinden, was Unternehmensführung in einer Welt der "SB-Analytics" heißt.
2. Social Intelligence
Im Jahr 2014 haben die ersten Unternehmen damit begonnen, ihre in sozialen Netzwerken generierten Daten ernsthaft zu analysieren. Die positiven Auswirkungen ihres Tuns dürften sie bereits 2015 spüren. Denn Unterhaltungen in sozialen Netzwerken zu analysieren, verschafft Unternehmen sowohl einen Überblick über aufkeimende Trends, als auch darüber was ihre Kundschaft gerade beschäftigt. Damit öffnet die Nutzung von Social Intelligence die Tür für eine responsive Produktoptimierung.
3. Analytics für Alle
Heutzutage kann ein Datenanalyst Manager, Führungskraft oder auch Sales Manager sein. Neue Technologien ermöglichen eine einfach und schnelle Einsicht in Daten jeglicher Art. Gleichzeitig geben heutige, browser-basierte BI-Lösungen schnelle Antworten auf wichtige Geschäftsfragen. Unternehmen die sich diesen strategischen Vorteil zu Nutze machen, werden ihre "Alltags-Analysten" mit Tools und Trainings weiterbilden.
4. Community Management
Die Consumerization der IT ist längst keine Theorie mehr, sondern alltägliche Praxis. Menschen nutzen Produkte die Ihnen gefallen - das gilt auch für Analytics-Software. Unternehmen deren Produkte Menschen inspirieren, werden mit florierenden Communities belohnt. Dies wirkt sich wiederum positiv auf zukünftige potenzielle Kunden aus, denn gerade auf überfüllten Marktplätzen und App Stores kann eine gesunde Community zukünftigen Kunden Anhaltspunkte über Produkt-Qualität und Kundenzufriedenheit liefern.
5. Integration
Über die letzten zehn Jahre hat sich im Bereich Daten ein massiver Innovationsschub vollzogen, der für einen Plattform-Mix quer durch alle Bereiche gesorgt hat - egal ob es nun um Storage, Analytics oder Business Applikationen geht. Das Zeitalter der Server-Monolithen ist dennoch endgültig vorbei. In vielen Unternehmen verliert man allerdings langsam aber sicher die Geduld bei der Masse an Logins, die für das Datenmanagement inzwischen benötigt werden. Schnelle Integrationslösungen mit einfachen Benutzeroberflächen werden 2015 zum neuen Standard.
6. Cloud Analytics
Im Jahr 2015 wird das Thema Cloud Analytics den Sprung in den Mainstream schaffen. Bisher wurden Cloud Analytics in erster Linie für Daten von Cloud-Applikationen benutzt. Nun werden sich Unternehmen für die Cloud enstcheiden, wenn es Sinn für ihr Geschäft macht - nicht nur, weil die Daten eben da sind.
7. Data Conversations
Heutzutage sind Daten interaktiv genug, um zur Gesprächsgrundlage zu werden. Echzeit-Analyse-Tools ermöglichen nicht nur die Schnellanalyse von Daten, sondern auch die Kombination mit anderen Datensätzen. Das ist wiederum unabdingbar, um neue Geschäfts-Perspektiven aufzuzeigen. Data Conversations werden 2015 dafür sorgen, dass Unternehmen mehr Nutzen aus ihren Daten ziehen.
8. Datengetriebener Journalismus
Daten nehmen innerhalb der journalistischen Berichterstattung eine immer bedeutendere Rolle ein. Unternehmen werden deshalb nicht umhin kommen, Data Analytics in ihre Presse-Datenbanken zu integrieren. Dieser Trend wird von der öffentlichen Sphäre in die unternehmerische "herüberschwappen" und dafür sorgen, dass Firmen mit Nachholbedarf beim Thema Analytics endlich aufholen.
9. Mobile Devices
Auch wenn Angestellte immer weniger Zeit am Schreibtisch verbringen: das bedeutet nicht, dass sie mit weniger Daten versorgt werden sollten. Im Gegenteil: der Datenhunger ist größer denn je. Mobile Lösungen gibt es bereits seit Jahren, doch erst jetzt erreichen diese einen Reifegrad, der effizientes, mobiles Arbeiten mit Daten ermöglicht. Der Mobile-Boom hat zudem dafür gesorgt, dass die Software-Lösungen in punkto Usability deutlich intuitiver geworden sind.
10. Smart Analytics / Predictive Analytics
Die Fortschritte bei der Usability von Data-Analytics-Software befähigen Business-Nutzer zu einer vorausschauenden Geschäftsanalyse - ohne einen Experten zu Rate ziehen zu müssen. Das bedeutet: Predictive Analytics wird 2015 dank deutlich geringerer Zugangsbeschränkungen zum Thema für viele Unternehmen.
Als Zielwert sollten maximal 50 Prozent der Ressourcen auf diese Tätigkeiten entfallen, denn den Reporting-Verantwortlichen bleibt deutlich zu wenig Zeit, die Kennzahlen zu interpretieren und daraus geeignete Maßnahmen und strategische und operative Empfehlungen für das Unternehmen abzuleiten.
Dieser Zustand entspricht nicht der Grundidee des Konzepts von Business Intelligence als Entscheidungsunterstützung des Managements. Vielmehr müssen Abweichungen interpretiert, Ursachen erläutert und Maßnahmen skizziert werden. Gleichzeitig müssen die technologischen Grundlagen für den derzeitigen digitalen Wandel gelegt werden. Unternehmen, die das BI-Handwerkszeug nicht verstehen, werden den nächsten Schritt zur Big Data Analytics nicht schaffen. (bw)