Von Office 2010/2013 zu Office 2016 wechseln

Voraussetzungen beachten

Die meisten Anwender und Unternehmen werden von Vorgängerversionen zu Office 2016 wechseln. Dabei muss zwischen der Installation einer herkömmlichen Version von Office 2016 und Office 365 unterschieden werden. Abonnenten von Office 365 nutzen bisher Office 2013. Office 2016 ist ebenfalls als Abonnementmodell verfügbar, aber weiterhin auch als Einzelversion. Installieren Sie Office 2016 als Einzelversion, zum Beispiel über MSDN, dann können Sie Office 2013 und Office 2016 parallel einsetzen.

Bevor Sie einen Rechner von einer Vorgängerversion zu Office 2016 aktualisieren, sollten Sie darauf achten, dass die Voraussetzungen passen. Office 2016 unterstützt nicht alle Windows-Versionen. Sie können die neue Office-Version nur auf folgenden Windows-Versionen installieren: Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 Service Pack 1, Windows Server 2016, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012 oder Windows Server 2008 R2. Alle weiteren Windows-Versionen werden nicht unterstützt.

Achten Sie auch darauf, dass eingesetzte Serverprodukte im Unternehmen kompatibel mit den einzelnen Office-Programmen sein müssen. Um Office 2016 mit den verschiedenen Serverlösungen zu verbinden, dürfen Sie nur folgende Versionen einsetzen: Office 365, Exchange Server 2016, Exchange Server 2013, Exchange Server 2010, SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2010, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Foundation 2010.

Arbeiten Sie mit Lync/Skype, können Sie nur folgende Produkte verwenden: Skype for Business Online, Lync 2013 und Lync 2010 Office Communicator 2007 R2. Office Communicator 2005 und Office Communicator 2007 werden nicht unterstützt.

Achtung: Setzen Sie noch Exchange Server 2007 ein, können Sie nicht zu Outlook 2016 wechseln. Die neue Outlook-Version unterstützt keine Anbindung an Exchange Server 2007. Diese Anbindung ist derzeit auch nicht von Microsoft geplant.

Mit Office 365 zu Office 2016 migrieren

Abonnenten von Office 365 mit Lizenzierung des Office-Paketes können ihre Rechner von Office 2013 zu Office 2016 kostenlos aktualisieren. Dazu müssen Sie sich nur am Office-365-Portal anmelden und die Installation starten.

Wird über das Webportal eine erneute Installation durchgeführt, installiert der Assistent Office 2016 und entfernt Office 2013. Beide Vorgänge müssen bestätigt werden. Während der Installation gibt es keine Auswahlmöglichkeiten, der Assistent installiert Office 2016. Die Einstellungen der älteren Office-Version werden dabei übernommen. Das gilt auch für die E-Mail-Profile von Outlook.

Wollen Sie aus dem Office-365-Portal aber weiterhin Office 2013 installieren, müssen Sie einen Umweg machen. Laden Sie sich dazu die App Office 2013 Deployment Tool for Click-to-Run bei Microsoft herunter und führen das Programm aus. Das Tool ist auch hilfreich, wenn Sie mit Office 2016 Probleme auf dem Rechner haben. Setzen Sie zum Beispiel auf Office 365 Small Premium, wählen Sie "O365SmallBusPremRetail" zur Installation aus.

Lokale Office-Installationen aktualisieren

Ist auf einem Rechner bereits Office als Vorabversion installiert, können Anwender problemlos Office 2016 installieren. Sobald der Installationsassistent gestartet ist, wird Office 2016 mit allen integrierten Programmen installiert. Eine Auswahlmöglichkeit, wie noch bei Office 2013, gibt es in Office 2016 nicht mehr.

Sie können in Office 2016 als weder einzelne Einstellungen der Installation anpassen noch Programme von der Installation ausnehmen. Dafür werden alle wichtigen Einstellungen von Vorgängerversionen übernommen. Die Office-2013-Installation bleibt auf dem Rechner verfügbar. Allerdings können Sie nur dann parallel Office 2013/2016 einsetzen, wenn Sie kein Office 365 verwenden, sondern die herkömmlichen MSI-Dateien zur Installation von Office 2016.

Die Office-2016-Programme werden direkt im Startmenü integriert, ein Ordner wird nicht angelegt. Die Programme sind alphabetisch eingeordnet. Die Office-2013-Programme bleiben auf dem Rechner installiert und sind auch im Startmenü zu sehen.

Office 2010/2013 und Office 2016 parallel nutzen

Nachdem Sie Office 2016 installiert haben, befinden sich also Office 2013 und Office 2016 auf dem Rechner. Der Installationsassistent hat die Standardprogramme aber angepasst. Öffnen Sie ein Office-Dokument, dann öffnet Windows immer das Office-2016-Programm.

Um Dokumente mit Office 2013 zu öffnen, starten Sie das entsprechende Office-2013-Programm, zum Beispiel Word 2013, und öffnen das Dokument. Da sich der Dokumentenstandard nicht geändert hat, können Sie Dokumente aus Office 2010/2013 auch problemlos mit Office 2016 öffnen.

Um in Windows 10 die Standardprogramme zu ändern, öffnen Sie im Startmenü Einstellungen und klicken auf System\Standard-Apps. Auf diesem Weg können Sie aber keine Office-2013-Programme mehr verknüpfen, da Microsoft diese aus der entsprechenden Liste entfernt hat. Sie können allerdings weiterhin die Office-2013-Programme öffnen und in den Programmen die Office-Dokumente bearbeiten.

Office 2010/2013 deinstallieren

Sie können nach der Installation von Office 2016 weiterhin mit Office 2010/2013 arbeiten. Um Office 2013 zu entfernen, rufen Sie die Verwaltung der installierten Programme auf. Dazu suchen Sie nach appwiz.cpl im Startmenü/Startoberfläche. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Office-2013-Paket und lassen es vom Rechner entfernen.

Nachdem Sie Office 2016 installiert haben, sollten Sie eine Zeit lang weiterhin Office 2013 installiert lassen, damit Sie bei Problemen jederzeit wechseln können. Achten Sie aber darauf, die entsprechenden Icons zu verwenden, wenn Sie mit Office 2013 oder Office 2016 arbeiten wollen. Benötigen Sie Office 2013 nicht mehr, deinstallieren Sie das Programm. Nach der Deinstallation sollten Sie den Rechner neu starten und optional noch die Office-2016-Installation reparieren. Wie das geht, zeigen wir Ihnen im nächsten Abschnitt.

Office 2016 reparieren

Haben Sie Office 2010/2013 deinstalliert, empfiehlt Microsoft die Reparatur von Office 2016. Bei diesem Vorgang überprüft Office 2016, ob noch alle Verknüpfungen optimal gesetzt sind, und repariert eventuelle Fehler. In Office 2016 gibt es zwei Reparaturoptionen. Beide starten Sie in der Systemsteuerung über das Hinzufügen/Entfernen von Programmen.

Starten Sie dazu appwiz.cpl und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Office-2016-Paket. Wählen Sie die Option Ändern aus. Anschließend können Sie für Office 2016 die Schnellreparatur oder die Online-Reparatur starten.

In den meisten Fällen reicht die Schnellreparatur aus, um eventuelle Fehler zu beheben. Sobald Sie die Option gestartet haben, müssen Sie den eigentlichen Start der Schnellreparatur noch bestätigen.

Der Reparaturvorgang dauert meist nur wenige Sekunden beziehungsweise Minuten. Nach der Reparatur sollte Office 2016 problemlos funktionieren. Stellen Sie nach der Aktualisierung zu Office 2016 Probleme fest, die die Schnellreparatur nicht beheben kann, dann versuchen Sie die Online-Reparatur. Der Rechner benötigt dazu zwar eine Online-Verbindung, kann dafür aber auch gravierende Probleme lösen.

Outlook-Datendateien migrieren

Installieren Sie Outlook 2016, dann übernimmt Outlook die Einstellungen normalerweise ohne Probleme. Wollen Sie aber eine neue Installation durchführen und vorhandene Datendateien (.pst) nachträglich integrieren, müssen Sie einiges beachten. Outlook 2016 speichert Datendateien beispielsweise nicht mehr versteckt im Benutzerprofil, sondern im Ordner Dokumente/Outlook-Dateien des Benutzerprofils. Wollen Sie Ihre alte Datei weiterverwenden, können Sie diese in die neue Datei importieren.

Alternativ können Sie auch die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren. Outlook bemerkt beim nächsten Start, dass die Datei fehlt, und fragt Sie nach dem Speicherort der neuen Datei. Haben Sie Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei.

Sie sollten diese im Dateisystem daher möglichst so benennen, wie der Name beim Erstellen der Regel war. Sie können für POP3-Konten einstellen, welche Datendatei Outlook für den Posteingang verwenden soll. Dazu bietet Outlook eine Auswahl beim Erstellen eines neuen Kontos an, oder Sie können die Auswahl nachträglich ändern. Klicken Sie dazu in der Registerkarte DATEI im Menüband auf Kontoeinstellungen.

Markieren Sie anschließend im Dialogfeld Kontoeinstellungen auf der Registerkarte E-Mail das entsprechende POP3-Konto und klicken auf die Schaltfläche Ordner wechseln. Allerdings verwenden die meisten E-Mail-Dienste mittlerweile für die Anbindung IMAP oder Exchange ActiveSync. In diesem Fall liegen die Daten weiterhin auf dem Server, Sie arbeiten lediglich mit Offline-Kopien.

In Outlook 2016 verwenden auch IMAP-Konten eine Datendatei. Diese dient aber nur der Zwischenspeicherung von E-Mails, damit Sie diese auch offline lesen können. Die E-Mails selbst verbleiben auf dem Server. Die Standarddatendatei von IMAP-Konten sollten Sie nicht anpassen.

Profileinstellungen und E-Mail-Konten sichern

In den Outlook-Datendateien oder im Profil sind leider nicht die Einstellungen Ihrer E-Mail-Konten enthalten. Wenn Sie also Office neu installieren, integrieren Sie zwar sehr leicht Ihre Daten wieder, aber die E-Mail-Konten und alle Einstellungen der Profile müssen Sie standardmäßig neu erstellen. Bei der Aktualisierung zu Office 2016 werden die Einstellungen der Vorversion jedoch übernommen. Die Einstellungen der Profile, also die E-Mail-Konten, die Anmeldung und die Anzeige der Favoritenordner, speichert Outlook nicht in der Outlook-Datendatei, sondern in der Windows-Registry.

Hier gibt es aber einen einfachen Weg, diese Sicherung über die Registry durchzuführen. Zur Wiederherstellung müssen Sie nach der erneuten Installation Outlook anschließend nur auf die exportierte Registry-Datei doppelklicken, und alle E-Mail-Einstellungen sind wieder vorhanden.

Notieren Sie sich aber die Kennwörter Ihrer Konten, denn sie exportiert der Assistent nicht mit. Beim Starten von Outlook erscheinen die Fenster zur Anmeldung, und Sie können an dieser Stelle die Kennwörter hinterlegen und speichern.

Den Speicherort in der Registry hat Microsoft von Outlook 2010 zu Outlook 2013/2016 geändert. Wir zeigen Ihnen im folgenden Abschnitt beide Pfade, auch den neuen Pfad von Outlook 2016. Gehen Sie zur Sicherung der Profilinformationen folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie regedit im Suchfeld des Startmenüs eingeben und bestätigen.

2. Navigieren Sie zur Sicherung der Profile in Outlook 2010 zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles. In Outlook 2013 speichert Outlook die Daten im Pfad HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles, in Outlook 2016 finden Sie die Informationen bei HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles.

3. Sie sehen unterhalb des Schlüssels Profiles jedes Profil als eigenen Schlüssel. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Profil, das Sie exportieren wollen, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Exportieren aus.

4. Legen Sie einen Speicherplatz für die .reg-Datei fest und klicken auf Speichern.

Möchten Sie nach einer Neuinstallation von Outlook 2010/2013/2016 die Profile wiederherstellen, genügt ein Doppelklick auf die vorher gespeicherte .reg-Datei. Achten Sie aber darauf, dass die Einstellungen in der RegistrydDtei alle vorhandenen Einstellungen und Profile in Outlook löschen. Signaturen speichert Outlook als Dateien im Benutzerprofil im Verzeichnis C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures.

Sichern Sie zusätzlich noch die .pst-Dateien, dann müssen Sie nach einer erneuten Installation von Outlook nur die .pst-Dateien an den ursprünglichen Ort kopieren, auf die .reg-Datei doppelklicken und importieren lassen. Anschließend ist Outlook wieder ordnungsgemäß eingestellt.

Office 2016 deinstallieren

Eine Deinstallation kann sinnvoll sein, wenn Office-Programme nicht mehr richtig funktionieren In vielen Fällen lässt sich durch eine Deinstallation und eine anschließende Neuinstallation das Problem lösen. Vor der Deinstallation sollten Sie aber zunächst relevante Daten sichern, zum Beispiel die Einstellungen und Profile.

Um Office 2016 zu deinstallieren, rufen Sie am besten den Installationsassistenten für installierte Anwendungen auf. Dazu geben Sie appwiz.cpl auf der Startseite von Windows 8.1 oder im Suchfeld von Windows 10 ein. Klicken Sie danach den Office-2016-Eintrag mit der rechten Maustaste an. Sie können an dieser Stelle Office deinstallieren. (mje)