Die Funktion finden
Der Begriff Power Query dürfte vielen Nutzern von Excel 2013 noch bekannt sein. Damals nur als Add-in verfügbar, ist die Funktionalität mittlerweile komplett in der Tabellenkalkulation integriert. Zu finden ist sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Abrufen und transformieren. Hier klicken Sie auf Neue Abfrage und wählen aus der aufklappenden Liste die Option Aus Datei und dann Aus Ordner.
Microsoft Excel - Verzeichnisse bequem einlesen und auswerten
Microsoft Excel 2016 für Windows
Um ein Verzeichnis einzulesen, wechseln Sie in Excel zuerst zum Tab „Daten“.
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In der Gruppe „Abrufen und transformieren“ klicken Sie auf „Neue Abfrage“.
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Eine Liste klappt auf, in der Sie zunächst auf den Eintrag „Aus Datei“ klicken.
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Dann wählen Sie im Untermenü die Option „Aus Ordner“.
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Excel öffnet ein neues, sehr kleines Eingabefenster. Sie können den Ordnerpfad direkt eintippen oder zur besseren Navigation den Durchsuchen-Button nutzen.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Anschließend hangeln Sie sich in der Verzeichnisstruktur bis zum gewünschten Ordner und klicken auf „OK“.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Sie gelangen daraufhin zum letzten Dialog zurück. Excel hat Ihre Auswahl übernommen, die Sie noch einmal per OK-Schaltfläche bestätigen müssen.
Microsoft Excel 2016 für Windows
In einem Vorschaufenster haben Sie die Möglichkeit, zu kontrollieren, ob Sie auch das richtige Verzeichnis selektiert haben. Stimmt alles, geht es mit „Daten transformieren“ weiter.
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Sie befinden sich nun im Power-Query-Editor. Hier können Sie Ihre Abfrage verfeinern.
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Wollen Sie beispielsweise nicht alle Spalten übernehmen, markieren Sie alle überflüssigen und klicken dann auf „Spalten entfernen“.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Jede durchgeführte Aktion erscheint unter „Angewendete Schritte“ und lässt sich per Klick auf das Kreuz rückgängig machen.
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Eine Besonderheit gilt es bei der Attributes-Spalte zu beachten. Klicken Sie im Spaltenkopf auf den Doppelpfeil.
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Nun sehen Sie, was sich hinter dem Typ „Record“ verbirgt: Es sind standardmäßig alle möglichen Dateiattribute selektiert. Wenn Sie auf „Alle Spalten auswählen“ klicken, machen Sie diese Vorgabe rückgängig.
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Anschließend wählen Sie nur die Merkmale aus, die für Sie relevant sind, zum Beispiel die Dateigröße.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Nachdem Sie Ihre Anpassungen mit OK bestätigt haben, ändert sich die Anzeige im Editor entsprechend.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Abschließend klicken Sie auf den Button „Schließen & laden“, um die Abfrage durchzuführen.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Der Query-Editor wird geschlossen, und die Daten erscheinen in Excel in einem separaten Arbeitsblatt. Ihnen stehen nun alle bekannten Funktionen der Tabellenkalkulation zur Verfügung, etwa zur Sortierung.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Auf dem Tab „Tabellenentwurf“ findet sich zudem die Möglichkeit, das Datenmaterial rasch als Pivot-Tabelle aufzubereiten.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Rechts von der Tabelle ist der Bereich „Arbeitsmappenabfragen“ hinzugekommen. Auf den ersten Blick zeigt er nur den Query-Namen sowie die Anzahl der geladenen Datensätze.
Microsoft Excel 2016 für Windows
Wenn Sie aber mit der Maus auf den Abfragenamen zeigen, wird ein Fenster eingeblendet. Dieses bietet weitgehend die Funktionalität des Tabs „Abfrage“, sodass Sie mit wenigen Klicks etwa ihre Query bearbeiten oder die Daten aktualisieren können.
Das Verzeichnis auswählen
Excel öffnet daraufhin ein neues, schmales Eingabefenster. Darin können Sie den Ordnerpfad direkt eingeben oder über den Durchsuchen-Button zum gewünschten Verzeichnis navigieren. Anschließend übernimmt Excel die Angabe, und mit einem Klick auf OK gelangen Sie zu einer Vorschau, in der einige Dateien aufgeführt sind. An der Stelle können Sie beispielsweise über Abbrechen noch einmal zum letzten Dialog zurück und einen anderen Ordner auswählen.
Die Abfrage verfeinern
Klicken Sie danach auf Daten transformieren, startet der Power-Query-Editor. Mithilfe dieses Werkzeugs lässt sich Ihre Abfrage noch feintunen, zum Beispiel indem Sie nicht benötigte Spalten entfernen. Dazu klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die entsprechenden Spaltenköpfe, die dadurch grün hinterlegt werden, und wählen aus dem Menüband Spalten entfernen. Anschließend sehen Sie rechts im Fenster unter Angewendete Schritte einen neuen Eintrag mit der gerade durchgeführten Aktion. Ein Klick auf das Kreuz davor bewirkt, dass dieser Schritt rückgängig gemacht wird.
Sonderfall: Attribute
Beachten Sie, dass Attributes hierbei eine Sonderstellung einnimmt. Wenn Sie auf das Icon in diesem Spaltenkopf klicken, öffnet der Editor ein Fenster mit einer Vielzahl von Dateiattributen, die alle per Default ausgewählt sind. Üblicherweise interessiert für eine Auswertung aber lediglich die Größe der Files. In dem Fall klicken Sie auf das Kontrollkästchen vor Alle Spalten auswählen und setzen danach den Haken bei Size. Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, erscheint in der Vorschau zu jeder Datei die Größe in Byte.
Die Abfrage starten
Entsprechen die Kriterien Ihren Wünschen, klicken Sie im Menüband auf den Button Schließen & laden. Damit wird die Abfrage gestartet und das Ergebnis in ein neues Arbeitsblatt übernommen. Hier stehen Ihnen nun die gewohnten Werkzeuge von Excel zur Verfügung, etwa Optionen zur Sortierung oder Diagrammerstellung.
Weitere Features
Darüber hinaus ist im Menüband die Registerkarte Abfrage neu hinzugekommen. Deren Funktionalität findet sich auch in dem Bereich, der rechts von der Tabelle erscheint und den Query-Namen sowie die Anzahl der eingelesenen Datensätze anzeigt. Wenn Sie die Maus über diesen Abfragenamen bewegen, blendet Excel ein Fenster ein, in dem sich verschiedene Optionen selektieren lassen. So gelangen Sie unter anderem auch wieder zurück zum Power-Query-Editor oder können die Daten aktualisieren. (jd)