PDF-Dokumente

Vertrauliche Daten schwärzen

15.09.2020 von Thomas Rieske
Vor der Weitergabe von Dokumenten gilt es, sensible oder nicht relevante Informationen, etwa in einem Kontoauszug, unkenntlich zu machen. Das geht am einfachsten, indem man die betreffenden Passagen schwärzt. Wenn die Dateien im PDF-Format vorliegen, müssen Sie aber einige wichtige Details berücksichtigen.

Acrobat Reader keine Option

Mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader funktioniert das Ganze nicht. Zwar ist die Funktion zum Schwärzen unter den Werkzeugen aufgeführt. Wer jedoch auf das zugehörige Icon klickt, wird nur zur Webseite des als Abonnement erhältlichen Adobe Acrobat Pro DC weitergeleitet. Immerhin findet sich dort auch die Möglichkeit, das kostenpflichtige Programm vorab sieben Tage lang zu testen.

PDF-Dokumente - Vertrauliche Daten schwärzen
Adobe Acrobat Reader DC
Der Adobe Acrobat Reader DC führt die Schwärzen-Funktion zwar unter den Werkzeugen auf.
Adobe Acrobat Reader DC
Ein Klick auf das Tool-Icon führt allerdings nur zum Abonnement-Angebot für die kostenpflichtige Pro-Version von Adobe Acrobat.
Foxit Reader
Eine kostenlose Alternative ist zum Beispiel der Foxit Reader. Laden Sie das betreffende PDF-Dokument und wechseln dann zum Kommentar-Tab.
Foxit Reader
Nun klicken Sie in der Gruppe „Text-Markup“ auf das Symbol zum Hervorheben von Text.
Foxit Reader
Danach klicken Sie auf die Registerkarte „Kommentarformat“.
Foxit Reader
Wählen Sie aus dem Pulldown-Menü die schwarze Linienfarbe, zu erkennen am RGB-Wert „0,0,0“.
Foxit Reader
Jetzt können Sie die Daten, die Sie schwärzen wollen, markieren. Der selektierte Text wird zunächst blau unterlegt.
Foxit Reader
Nachdem Sie die betreffende Passage fertig markiert haben, wird sie unkenntlich gemacht. Das genügt, wenn Sie die PDF-Datei lediglich als Ausdruck in Papierform weitergeben wollen.
Foxit Reader
Wenn Sie aber vorhaben, das PDF-Dokument digital weiterzuleiten, müssen Sie über die Drucken-Funktion unbedingt einen zusätzlichen Schritt durchführen.
Foxit Reader
Dazu wählen Sie im Drucken-Dialog den in Windows 10 standardmäßig vorhandenen virtuellen Drucker „Microsoft Print to PDF“.
Foxit Reader
Vergessen Sie hierbei aber auf keinen Fall, ein Häkchen in die Checkbox „Als Bild drucken“ zu setzen. Anschließend bestätigen Sie mit dem OK-Button.
Foxit Reader
Zum Schluss vergeben Sie noch einen Namen für das geschwärzte PDF-Dokument und klicken auf „Speichern“. Diese Kopie können Sie nun weitergeben, etwa als E-Mail-Anhang.

Hervorhebungswerkzeug im Foxit Reader nutzen

Das Gratis-Tool Foxit Reader erweist sich aber als ebenbürtiges Pendant. Öffnen Sie das PDF-Dokument in diesem Programm und klicken auf die Registerkarte Kommentar. Dann wählen Sie in der Multifunktionsleiste in der Gruppe Text-Markup die Option Hervorheben aus und wechseln zum Tab Hervorhebungswerkzeug / Kommentarformat. Nun noch unter Formstil die Pulldown-Liste Linienfarbe öffnen, als Farbe Schwarz selektieren und anschließend den zu schwärzenden Text markieren.

Falls Sie die geschwärzte PDF-Datei lediglich in Papierform weitergeben wollen, können Sie das File jetzt einfach auf Ihrem Drucker ausgeben.

Als Bild drucken

Wenn Sie das PDF-Dokument hingegen digital weiterleiten möchten, fehlt noch ein wichtiger zusätzlicher Schritt. Dieser ist zwingend notwendig, da sich sonst die geschwärzten Informationen mit einfachen Mitteln extrahieren lassen.

Klicken Sie hierzu in der Symbolleiste von Foxit Reader auf das Drucker-Icon. Da das Tool in der aktuellen Version (10.0.1) keinen eigenen PDF-Printer mehr installiert, wählen Sie im folgenden Dialog oben links unter Name den in Windows 10 integrierten virtuellen Drucker Microsoft Print to PDF. Dann aktivieren Sie darunter das Kontrollkästchen Als Bild drucken und bestätigen mit OK.

Zum Schluss noch einen Namen für das geschwärzte PDF-Dokument festlegen und auf den Speichern-Button klicken - fertig. (dpa/ad)