Verteilerlisten in Office 365 optimal anlegen und verwalten

Im Gegensatz zu manch anderen Funktionen in Office 365 bieten auch kleine Abos der Cloud-Lösung diese Möglichkeit. Die Erstellung von Gruppen finden Sie in der Weboberfläche über den Bereich Benutzer& Gruppen. Klicken Sie dazu auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr.

Auf der neuen Seite können Sie Benutzer anlegen, Kontakte und Gruppen erstellen und freigegebene Postfächer steuern. Um Verteilerlisten anzulegen, klicken Sie auf Gruppen.

Gruppen in Office 365 mit der Weboberfläche anlegen

Um Gruppen in Office 365 anzulegen, klicken Sie, wie oben angemerkt, auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr und danach bei Gruppen auf das Pluszeichen. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der Sie die Daten der Gruppe steuern können. Dazu stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Gruppennamen - Hier tragen Sie die Bezeichnung der Gruppe ein, die später auch im Adressbuch von Outlook Web App und Outlook erscheint.

• E-Mail-Adresse - Hier legen Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe fest. Interne Anwender können Outlook Web App oder Outlook zum Auswählen der Gruppe verwenden oder diese E-Mail-Adresse eingeben. Jedes Mitglied der Gruppe erhält dann eine Kopie der E-Mail.

• Beschreibung - Hier geben Sie eine Beschreibung an, damit die Gruppe auch optimal gefunden werden kann.

Wichtig ist zudem die Option Zulassen, dass Personen außerhalb Ihrer Organisation E-Mails an diese Gruppe senden können. Standardmäßig ist diese Option nicht aktiviert. Das heißt, Office 365 akzeptiert nur E-Mails von Anwendern, die auch ein Postfach in dem Office-365-Abo haben, in dem Sie die Gruppe angelegen.

Aktivieren Sie diese Option, dann dürfen auch externe Benutzer E-Mails an die Gruppe senden. Wie beim internen Versand, erhalten automatisch alle Mitglieder eine Kopie der Nachricht.

Haben Sie die Daten eingegeben, klicken Sie auf Weiter. Hier nehmen Sie jetzt die Mitglieder in die Verteilergruppe auf. Das können Sie natürlich jederzeit auch nachträglich machen. Dazu klicken Sie in Office 365 auf die Verteilerliste und wählen im rechten Bereich das Stiftsymbol.

Wollen Sie Sie sich nicht selbst um die Pflege der Verteilerliste kümmern, sondern die Aufgabe an einen Anwender delegieren, nehmen Sie diesen als Besitzer im Fenster auf.

Wenn Sie mit der Erstellung fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen. Die Gruppe wird dann in der Weboberfläche angelegt und steht zur Verfügung. Sie befinden sich danach wieder im Hauptbereich der Verwaltung von Gruppen.

Gruppen in Outlook verwenden

Bis angelegte Gruppen in Outlook erscheinen, kann es einige Zeit dauern. Das liegt daran, dass die Outlook-Clients nicht direkt mit Office 365 verbunden sind, sondern zunächst mit einer Offline-Kopie des Postfachs, die ständig im Hintergrund aktualisiert wird. Sie können den Vorgang teilweise mit der Taste F9 beschleunigen. Um die Liste zu steuern oder zu verwalten, erstellen Sie am besten eine neue E-Mail und klicken auf das An-Feld. Wählen Sie danach bei Adressbuch die Option Globale Adressliste aus. Hier sollte sich die neue Gruppe bereits befinden.

Alternativ können Sie aber auch das Offline-Adressbuch in Outlook nach dem Anlegen einer neuen Gruppe manuell synchronisieren lassen. Dazu klicken Sie in Outlook auf Senden-Empfangen-Gruppen und wählen ganz unten die Option Adressbuch herunterladen. Im neuen Fenster aktivieren Sie jetzt die Option Änderungen seit der letzten Übermittlung herunterladen und klicken auf OK. Danach wird das Offline-Adressbuch mit der globalen Adressliste in Office 365 synchronisiert, und die neue Gruppe steht auch hier zur Verfügung.

Taucht die Gruppe noch nicht auf, dauert der Vorgang noch an. Die Anwender können solange aber auch die normale globale Adressliste verwenden. Wenn Anwender eine E-Mail an die Gruppe schreiben wollen, können sie diese entweder aus der Adressliste auswählen, den Namen im AN-Feld eingeben und automatisch ergänzen lassen, oder Sie geben die E-Mail-Adresse der Gruppe an.

Sobald die Gruppe im An-Feld erscheint, können Anwender über das Pluszeichen die Beschreibung der Gruppe mit der Anzeige der Mitglieder ersetzen. In diesem Fall zeigt Outlook alle Mitglieder der Gruppe an, aber nicht mehr den Namen der Verteilerliste. An dieser Stelle lassen sich jetzt auch einzelne Mitglieder aus dem Versand entfernen, sodass nur der Rest der Mitglieder die E-Mail erhält.

Verteilerlisten in Outlook verwalten und Mitglieder konfigurieren

Administratoren in Office 365 und die Anwender, die Sie als Besitzer der Gruppe zugewiesen haben, können die Mitglieder der Verteilerliste steuern. Dazu gehen Sie am einfachsten folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.

2. Klicken Sie auf das An-Feld.

3. Wählen Sie bei Adressbuch die Option Globale Adressliste aus.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, die Sie verwalten wollen, und wählen Sie Eigenschaften aus.

5. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Eigenschaften der Verteilergruppe.

Auf der Registerkarte Allgemein sehen Sie den Namen der Gruppe, den internen Alias-Namen in Office 365, die Beschreibung sowie den Besitzer, der Einstellungen ändern darf. Natürlich dürfen auch alle Office-365-Administratoren in Ihrem Unternehmen Einstellungen ändern.

Im Bereich Mitglieder können Sie über die Schaltfläche Mitglieder ändern auf einfachem Weg die Mitgliedschaft von Gruppen steuern. Sie sehen im neuen Fenster auch die Eigenschaften der Mitglieder, wenn Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken, und können Mitglieder schnell und einfach hinzufügen und entfernen. Das heißt, die Besitzer von Gruppen müssen nicht die Weboberfläche zur Steuerung von Verteilerlisten verwenden, sondern können auch auf Outlook setzen.

Office-365-Gruppen in der PowerShell anlegen, verwalten und konfigurieren

Sie haben auch die Möglichkeit, Gruppen in Office 365 über die PowerShell anzulegen. Dazu benötigen Sie auf dem Rechner das PowerShell-Modul für die Verwaltung von Windows Azure. Mit diesem können Sie auch Office 365 verwalten. Sie müssen dazu folgende Erweiterungen installieren:

• Microsoft Online Services-Anmelde-Assistent für IT-Experten RTW

• Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (32-Bit-Version)

• Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (64-Bit-Version)

Achten Sie darauf, dass die Versionen der Programme zueinander passen. Erhalten Sie Fehlermeldungen, dass eine bestimmte Version nicht funktioniert, deinstallieren Sie diese und suchen die neuere Version. Nachdem Sie die Erweiterungen installiert haben, starten Sie Windows-Azure-Active-Directory-Modul für Windows PowerShell und geben den Befehl connect-msolservice ein. Danach erscheint ein Anmeldefenster. Hier geben Sie jetzt die Anmeldedaten zu Office 365 ein. Anschließend werden Sie mit Ihrem Office-365-Abonnement verbunden.

Alle zur Verfügung stehenden Befehle sehen Sie mit get-command *msol*. Die Befehle zur Steuerung von Gruppen sehen Sie mit get-command *Msolgroup*.

Der Befehl get-msolgroup zeigt alle angelegten Gruppen in Office 365 an, mit get-msolgroup |fl erhalten Sie umfassendere Informationen. Mit new-msolgroup legen Sie eine neue Gruppe an. Eine genaue Syntax erhalten Sie bei allen CMDlets durch die Eingabe von get-help <CMDlet>. Noch mehr hilft die Anzeige. Dazu verwenden Sie get-help <CMDlet> - examples. Um zum Beispiel die neue Gruppe "Vertrieb" anzulegen, geben Sie den folgenden Befehl ein:

new-msolgroup -DisplayName "Vertrieb" -Description "Mitarbeiter des Vertriebs"

Danach wird die Gruppe angelegt. Mit remove-msolgroup löschen Sie eine Gruppe wieder in der PowerShell. Dazu müssen Sie aber zuerst die ID in einer Variablen speichern und den Inhalt der Variablen an den Befehl zum Löschen übergeben:

groupId = Get-MsolGroup -searchString "<Name der Gruppe>"

Remove-MsolGroup -objectid $groupId

PowerShell und Exchange-Online - Batch-Verarbeitung von Gruppen

Standardmäßig legt Office 365 allerdings eine Sicherheitsgruppe an. Um eine Verteilerliste anzulegen. verwenden Sie den Befehl New-DistributionGroup -Name "<Distribution Group Name>". Löschen können Sie solche Gruppen mit Remove-DistributionGroup "<Distribution Group Name>". Eine Liste aller Möglichkeiten finden Sie auf der Webseite o365info.com.

Dazu müssen Sie die Sitzung aber auf einem anderen Weg mit Office 365 verbinden: Sie müssen direkt eine Sitzung zu Exchange Online aufbauen:

1. Öffnen Sie Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell.

2. Speichern Sie die Anmeldung an Office 365 in einer Variablen: $LiveCred = Get-Credential.

3. Erstellen Sie eine neue Variable für eine neue PowerShell-Sitzung: $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection.

4. Starten Sie die Sitzung mit Import-PSSession $Session.

Um in dieser Sitzung jetzt Verteilergruppen zu verwalten, verwenden Sie die CMDlets mit "DistributionGroup" im Text. Diese lassen Sie sich am schnellsten mit get-command *distributiongroup* anzeigen.

Microsoft zeigt in einem Community-Beitrag, wie Sie mit einer CSV-Datei auch eine große Menge Gruppen anlegen und verwalten.

Gruppen in Outlook Web App verwalten

Administratoren und Anwender können ihre Gruppen aus Office 365 in Office Web App verwalten.

Dazu müssen Sie in OWA das Zahnradsymbol anklicken und dann Optionen\Gruppen. Hier sind die Gruppen zu sehen sowie die Gruppen, die Sie besitzen. Sie haben hier auch die Möglichkeit, Gruppen zu verwalten, Mitglieder hinzuzufügen und Gruppen zu entfernen. Anwender können über diesen Weg manuell Gruppen beitreten oder aus den Gruppen entfernen, wenn Sie die Steuerung der Gruppen durch Anwender zulassen. Das funktioniert in Office 365 genauso wie in Exchange Server 2013.

E-Mails im Namen einer Gruppe senden

Genauso wie in Exchange haben Sie auch in Office 365 die Möglichkeit, im Namen einer Gruppe eine E-Mail zu senden. Auch das geht in allen Versionen von Office 365. Wie Sie dazu vorgehen, lesen Sie in der Office-365-Knowledgebase. Sie müssen dazu die Rechte der Gruppe anpassen und können danach Senden als und Senden im Auftrag verwenden, genauso wie in Outlook und Outlook Web App in Exchange. (mje)