Urlaubszeit ist Reisezeit, da sollte man vorsichtshalber anderen Benutzern Zugriff auf das eigene Postfach beziehungsweise auf Ordner gewähren oder Stellvertreter definieren. Viele Einstellungen können Anwender ganz einfach selbst vornehmen.
Benutzer rufen dazu in Outlook das Kontextmenü ihres Postfaches auf und erteilen nach Auswahl der Option Ordnerberechtigungen auf der Registerkarte Berechtigungen zusätzliche Berechtigungen für andere Anwender. Diese Anwender können sich dann wiederum im Netzwerk mit dem Quell-Postfach verbinden und dieses an Outlook mit den zugeteilten Rechten anbinden.
Damit andere Anwender in Outlook über die Registerkarte Datei und die Auswahl von Öffnen und exportieren\Ordner eines anderen Benutzers auf den Posteingang zugreifen können, reicht es auch aus, wenn Sie in den Eigenschaften für den Posteingang auf der Registerkarte Berechtigungen die entsprechenden Rechte setzen.
Die Rechte, die Sie über die Ordnerberechtigungen festlegen, ermöglichen anderen Anwendern auch, Ihr Postfach dauerhaft in Outlook einzubinden, ohne bei jedem Zugriff über die Registerkarte Datei gehen zu müssen.
Rechte über Outlook verwalten
Wollen Sie anderen Anwendern Zugriff auf nachträglich erstellte Ordner in Ihrem Postfach geben, müssen Sie zunächst die Rechte für das Postfach setzen und danach für die einzelnen Ordner, ebenfalls wieder über das Kontextmenü des Ordners. Alle Rechte die Sie dem Benutzer Standard zuweisen, gelten für alle Anwender die sich in der Exchange-Infrastruktur oder Ihrer Office-365-Umgebung anmelden. Ändern Sie Rechte für den Benutzer Anonym, gelten diese für alle Anwender im Netzwerk, auch für die Anwender, die sich nicht authentifizieren.
Im ersten Schritt klicken Sie auf Hinzufügen und wählen aus dem Adressbuch den Benutzer aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach oder einen Ordner erteilen wollen. Wollen Sie Berechtigungen erteilen, können Sie zunächst über das Dropdown-Menü Berechtigungsstufe eine Sammlung von Rechten auswählen. Durch die Auswahl aktiviert Outlook die Rechte in den Bereichen Lesen, Schreiben, Elemente und Sonstiges. Sie können diese Rechte auch manuell aktivieren. Outlook passt in diesem Fall die Anzeige der Berechtigungsstufe automatisch an. Die Rechte haben dabei folgende Bedeutung:
Keine - Benutzer mit dieser Stufe haben keinerlei Berechtigung. Verwenden Sie diese Stufe für die Standardbenutzer, wenn Sie für einen Ordner explizite Berechtigungen festlegen wollen. Sie können einzelne Benutzer oder Gruppen aufnehmen und sicherstellen, dass nur diese Berechtigung auf den Ordner haben.
Besitzer - Diese Berechtigungsstufe ist die höchste Stufe, die Sie erteilen können. Benutzer mit diesem Recht haben vollständigen Zugriff auf das Postfach und dürfen auch Daten löschen.
Veröffentlichender Bearbeiter - Mit diesem Recht dürfen Anwender alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Außerdem dürfen diese Anwender auch Unterordner im Postfach erstellen und diese verwalten.
Bearbeiter - Mit diesem Recht dürfen Anwender alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Diese Anwender dürfen keine Unterordner im Postfach erstellen. Grundsätzlich handelt es sich um die gleichen Rechte wie Veröffentlichender Bearbeiter mit dem fehlenden Recht, Unterordner zu erstellen.
Veröffentlichender Autor - Diese Anwender dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Anwendern oder dem Besitzer erstellt wurden. Die Anwender dürfen Elemente im Postfach erstellen und Unterordner erstellen.
Autor - Diese Anwender dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Anwendern oder dem Besitzer erstellt wurden. Die Anwender dürfen Elemente im Postfach erstellen, aber keine Unterordner anlegen.
Nicht bearbeitender Autor - Anwender mit diesem Recht dürfen alle Elemente im Postfach lesen und eigene Elemente löschen, aber keine anderen Elemente. Außerdem dürfen die Anwender selbst Elemente erstellen, aber keinerlei Änderungen mehr vornehmen.
Prüfer - Anwender mit diesem Recht dürfen keinerlei Elemente erstellen oder bearbeiten, sondern lediglich auf den Inhalt des Postfachs zugreifen und diesen lesen.
Mitwirkender - Benutzer mit diesen Rechten dürfen Elemente erstellen und sehen die Ordner. Sie dürfen aber keine Daten lesen und keine Daten löschen.
Rechte in Outlook manuell erteilen
Sie können Benutzern auch manuell Rechte vergeben, ohne die vorgefertigten Berechtigungsstufen zu verwenden. Nehmen Sie dazu den Benutzer in die Liste auf, und vergeben Sie ihm die Berechtigungsstufe, die am nächsten an die Rechte herankommt, die Sie erteilen wollen.
Foto: Thomas Joos
Dazu stellt Outlook noch einige weitere Optionen zur Verfügung die Sie anpassen können:
Elemente erstellen - Benutzer können neue Objekte aufnehmen und erstellen.
Unterordner erstellen - Mit dieser Berechtigung können neue Ordner innerhalb des Postfachs erstellt werden.
Eigene bearbeiten - Mit diesem Recht dürfen Anwender selbst erstellte Elemente, zum Beispiel Termine, bearbeiten, allerdings keinerlei Elemente, die von anderen Anwendern oder dem Besitzer des Ordners erstellt wurden.
Alles bearbeiten - Dieses Recht erlaubt die komplette Bearbeitung aller Elemente im Postfach.
Besitzer des Ordners - Erteilt dem Benutzer das Recht, selbst Rechte zu ändern und anderen zu erteilen.
Ordnerkontaktperson - Findet Exchange Fehler oder Probleme in einem Ordner, benachrichtigt das System den Anwender, der als Kontaktperson festgelegt ist. Wenn mehrere Benutzer dasselbe Objekt innerhalb desselben Ordners bearbeiten, treten manchmal Nachrichtenbearbeitungskonflikte auf. Wenn Exchange nicht entscheiden kann, welche Änderung der Server beibehalten und welche er verwerfen soll, schickt das System eine Konfliktnachricht an die Ordnerkontaktpersonen. Die Ordnerkontaktperson muss entscheiden, welche der beiden Änderungen beibehalten werden soll. Die andere Änderung löscht Exchange.
Ordner sichtbar - Benutzern mit dieser Berechtigung wird der Ordner in Outlook angezeigt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie Rechte auf den Ordner haben, sondern nur, dass sie den Ordner sehen.
In der Rubrik Elemente löschen können Sie angeben, welche Elemente der Benutzer löschen darf:
Keine - Keine Objekte innerhalb des Postfachs können gelöscht werden.
Eigene - Nur die vom Benutzer selbst erstellten Objekte können gelöscht werden, andere nicht.
Alle - Alle Objekte können von diesem Benutzer gelöscht werden.
Damit andere Anwender auf Ordner im Postfach zugreifen können, müssen Sie für den jeweiligen Ordner, zum Beispiel den Posteingang, noch die Eigenschaften aufrufen und Rechte erteilen.
Neben dem Postfach oder den einzelnen Ordnern können Sie in den Eigenschaften des Kontakte-Ordners im Postfach Rechte für anderen Anwender konfigurieren, und auch in den Eigenschaften des Kalenders können Sie Rechte für andere Anwender eintragen. Rufen Sie dazu die Eigenschaften von Kalender oder Kontakte auf, wenn Sie in der Navigationsleiste die Ordnerliste aktiviert haben.
Stellvertreter in Outlook definieren
Wollen Sie einem Assistenten oder einem anderen Mitarbeiter Rechte auf Ihr Postfach zuweisen, ist die Konfiguration der Stellvertreterrechte effizienter als die Freigabe der einzelnen Ordner in Outlook. Stellvertreter konfigurieren Sie auf der Registerkarte Datei über Kontoeinstellungen\Zugriffsrechte für Stellvertretung.
Foto: Thomas Joos
Im neuen Fenster wählen Sie über Hinzufügen den Benutzer aus dem Adressbuch aus, dem Sie Rechte für Ihr Postfach zuweisen wollen. Anschließend können Sie dem entsprechenden Anwender im neuen Fenster für jeden Ordner in Ihrem Postfach Rechte zuweisen.
Aktivieren Sie die Option Stellvertretung kann private Elemente sehen, kann die Stellvertretung auch Aufgaben und Termine lesen, die Sie als Privat klassifiziert haben (über das Menüband des Elements). Ohne die Aktivierung sieht der Stellvertreter, dass ein Termin im Kalender steht, aber nicht, worum es in dem Termin geht. Bestätigen Sie alle Fenster und schließen Sie die Konfiguration ab.
Foto: Thomas Joos
Sie können in den Einstellungen für Stellvertreter auch die Option Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten aktivieren. In diesem Fall sendet der Exchange-Server oder Office 365 automatisch alle Besprechungsanfragen, die an Sie gesendet werden, auch an den Stellvertreter. Dieser kann die Anfragen annehmen oder ablehnen. Sie sehen in Ihrem Postfach, ob der Stellvertreter bereits akzeptiert oder abgelehnt hat. Als Stellvertreter sehen Sie ebenfalls, ob die Besprechungsanfrage an Sie direkt oder an Sie als Stellvertreter gesendet wurden, und können entsprechend akzeptieren oder ablehnen.
Sie können die Rechte für Stellvertreter nachträglich über die Eigenschaften der jeweiligen Ordner in der Ordnerliste anpassen. Hier haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bei der manuellen Erteilung von Rechten.
Zusätzliche Postfächer in Outlook öffnen
Wollen Sie nicht immer manuell die Ordner öffnen, sondern dauerhaft in Outlook einbinden, muss der Anwender die Ordnerberechtigungen auf der obersten Ebene des Postfachs setzen. Anschließend können Sie in Outlook zusätzliche Postfächer einbinden. Outlook zeigt in der Ordnerliste dann die Ordner an, für die der entsprechende Anwender Sie freigeschalten hat. Um ein zusätzliches Postfach anzubinden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen.
3. Markieren Sie Ihr Exchange-Office-365-Konto und klicken Sie auf Ändern.
4. Klicken Sie im neuen Fenster auf Weitere Einstellungen.
5. Öffnen Sie die Registerkarte Erweitert.
6. Klicken Sie bei Postfächer auf Hinzufügen.
7. Geben Sie den Namen des Postfachs ein, das Sie öffnen wollen.
8. Bestätigen Sie alle Fenster mit OK.
Outlook zeigt im Bereich E-Mail und i der Ordnerliste das geöffnete Postfach an. Sie sehen im Menü aber nur die Ordner, in deren Eigenschaften der andere Anwender die entsprechenden Rechte für Sie zugewiesen hat.
E-Mails im Auftrag anderer Anwender senden
Foto: Thomas Joos
Damit ein Anwender in Outlook im Auftrag eines anderen Benutzers eine E-Mail senden kann, muss dieser das Von-Feld einblenden, über das er das Postfach auswählt, in dessen Auftrag er eine E-Mail schreiben will. Dieses Feld können Sie einblenden, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben.
Klicken Sie auf Optionen und dann auf die Felder, die Sie anzeigen wollen. Sie können in Outlook 2013 auch über Von auswählen in welchem Namen Sie eine E-Mail senden wollen. Im Anschluss wird das Von-Feld angezeigt, und der Anwender kann das Benutzerkonto auswählen, in dessen Auftrag er senden will. (mje)