In modernen Netzwerkdruckern steckt heute schon so viel Technik, dass sie sich – bis auf ihr Äußeres – kaum noch von Desktop-PCs, Notebooks oder mobile Devices unterscheiden. Allesamt haben sie eine CPU, Festplatte, Arbeitsspeicher und ein Netzwerkmodul.
Dokumente, die am falschen Drucker herauskommen, Datenklau durch Cyber-Angriffe oder interne Mitarbeiter, die sich Zugang zu wichtigen Dokumenten verschaffen – das Drucken birgt viele Risiken. Das liegt meist aber nicht an den Geräten selbst, sondern an einer falschen Konfiguration.
Wir verraten Ihnen fünf nützliche Tipps, wie man die Druckerflotte erfolgreich absichert.
Foto: Kyocera
Das Einfallstor Drucker
Auch ein noch so sicheres Netzwerk nützt nichts, wenn das Sicherheitskonzept nicht alle Komponenten berücksichtigt. Denn Cyber-Kriminelle finden ihren besten Angriffspunkt genau dort, wo die Sicherheitsmechanismen am dünnsten sind.
Oft ist der Drucker das Einfallstor für Angreifer. Die Verluste für Unternehmen, die unsicheres Drucken verursachen, können in den Millionenbereich ansteigen, von Imageschäden ganz zu schweigen.
1. Druckdaten verschlüsseln
Mag bei einer USB-Verbindung zwischen Rechner und Drucker das Risiko noch relativ gering sein, dass jemand die Druckdaten abfängt, schaut das in Firmennetzwerken schon ganz anders aus. Druckdaten gehören daher verschlüsselt, damit Unbefugte nicht die Druckaufträge mitschneiden und sensible Daten abfangen.
2. Zentral administrieren
Umso größer die Druckerflotte ist, umso umständlicher ist es, jeden Drucker manuell zu konfigurieren. Zudem erhöhen sich die Fehlerquellen – von der Fehlersuche erst ganz zu schweigen. Heute bieten größere Druckerhersteller in der Regel Management-Tools an, mit denen Admins die Sicherheitseinstellungen, Updates und die Treiber bequem zentral konfigurieren können. Das ist nicht nur gut für den Geldbeutel, sondern schont auch die Nerven.
Und vergessen Sie nicht: Über zwei Drittel der Angriffe stammen von innen. Daher ist es ein absolutes No-Go, dass Mitarbeiter die Einstellungen am Drucker selbst vornehmen können.
3. Druckrechte festlegen
Genau wie bei anderen Netzwerkgeräten können Admins auch für Drucker bestimmte Rechte festlegen. So lässt sich beispielsweise neben der Anzahl der Ausdrucke regulieren, welcher Mitarbeiter in Farbe drucken darf und für wen Schwarz-weiß-Ausdrucke reichen.
4. Authentifizierung am Drucker
Auch wenn der Weg zwischen Client und Drucker noch so sicher ist, auch am Drucker selbst können die Dokumente noch in die falschen Hände gelangen. Gerade in Großraumbüros, die oft nur einen oder zwei Drucker haben, und die Mitarbeiter am Drucker anstehen, erreichen nicht selten einen Wartenden die falschen oder gar keine Ausdrucke.
Foto: Kyocera
Damit das nicht passiert, bieten moderne Netzwerkdrucker verschiedene Funktionen an. Eine Authentifizierung per Chipkarte, Fingerabdruck-Sensor oder PIN stellen sicher, dass die Ausdrucke auch nur dann ankommen, wenn sie der Berechtigte abholt. Ein netter Nebeneffekt: Fälschlicherweise in Auftrag gegebene Ausdrucke verschwenden kein Papier, denn man muss sie ja nicht abholen.
5. Druckverhalten überwachen
Welcher Mitarbeiter druckt am meisten und wie viel Farbe verbraucht meine Abteilung? Um das Druckverhalten von Mitarbeitern und Abteilungen zu überwachen, gibt es verschiedene Tools.
So sehen Chefs auf einem Blick, wo sich eventuell Druckkosten einsparen lassen. Denn beispielsweise ist das Drucken via Tinte heute nicht mehr zwingend teurer, und die Qualität oftmals sogar besser. Wer oft, aber wenig Seiten, druckt, fährt unter Umständen mit einem Tintenstrahler – der zwar eine langsamere Druckgeschwindigkeit als ein Laserdrucker hat – sogar günstiger, da er sich lange und teure Aufwärmphasen erspart. (tö)