Bei Exchange hat sich Microsoft von Version zu Version bemüht, die Unterschiede zwischen Outlook Web Access (OWA) und dem Windows-Client Outlook zu verringern. Mit der Version 2003 ist dieser Unterschied auf den ersten Blick sehr gering geworden. Im täglichen Einsatz greifen viele Anwender trotzdem lieber auf das normale Outlook zurück, wenn es ihnen zur Verfügung steht. Oft liegt dies nicht daran, dass manche Funktionen in OWA nicht zur Verfügung stehen, vielmehr sind vielen Nutzern einige nützliche Funktionsmerkmale des neuesten Exchange Web-Clients gar nicht bekannt.
Mehrstufige Nachrichtensortierung
Excel-Tabellen lassen sich nach mehreren Kriterien gleichzeitig sortieren. Alle Einträge, die im ersten Sortierkriterium übereinstimmen, werden nach dem zweiten sortiert, und so weiter. Bei der Anzahl von Nachrichten, die viele Anwender in ihren Postfächern haben, ist eine derartige Sortierung auch in E-Mail-Postfächer hilfreich. Dies ist sowohl in Outlook als auch in OWA einfach möglich.
Um die Nachrichten in einer Tabellenansicht zu sortieren, muss die entsprechende Spalte markiert werden. Nochmaliges Klicken kehrt die Sortierreihenfolge um. Um nun noch eine zweite Spalte als Sortierkriterium zu verwenden, klickt man einfach auf die entsprechende Spalte und hält dabei die [Shift]-Taste gedrückt. Dies kann im Bedarfsfall mit einem dritten Sortierkriterium wiederholt werden. Nochmaliges Markieren kehrt jeweils die Sortierreihenfolge um. Dabei muss immer die [Shift]-Taste gedrückt gehalten werden.
Termine mehrerer Tage ansehen
OWA bietet als Standardansichten für den Kalender nur eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht an. Es ist allerdings auch möglich, beliebige Tage im Kalender nebeneinander anzuzeigen. Hierzu muss in der Kalenderübersicht auf jeden zusätzlichen Tag, der angezeigt werden soll, geklickt und dabei gleichzeitig die [Strg]-Taste gedrückt gehalten werden. Es ist auch möglich, zwischendurch die Monate und Jahre zu wechseln. Diese Funktion ist ebenfalls in Outlook verfügbar. Hier können auch mehrere aufeinander folgende Tage durch Ziehen der Maus ausgewählt werden. Dies ist in OWA allerdings nicht möglich.
Agenda-Ansicht des Kalenders
Für Sharepoint hat Microsoft eine Agenda-Ansicht des Kalenders in OWA implementiert, die über den URL https://owaserver/exchange/konto/kalender/?cmd=contents&part=1 erreichbar ist. Für die englischsprachige Version muss der Unterordner entsprechend calendar heißen. Die Agenda-Ansicht zeigt einen Überblick der Termine der nächsten Woche, ähnlich wie die Ansicht in Outlook Today.
Tastenkombinationen einsetzen
Bei Verwendung von OWA wird häufig übersehen, dass diese Anwendung, obwohl sie im Browser läuft, eigene Tastenkombinationen unterstützt. Diese orientieren sich an den Kürzeln von Outlook, sind aber manchmal davon verschieden, um dem Internet Explorer nicht in die Quere zu kommen. Beispielsweise lassen sich E-Mail-Adressen mit [Strg]+[K] auflösen, [Strg]+[N] erstellt eine neue Nachricht und [Alt]+[S] sendet sie. Eine genaue Aufstellung der zahlreichen Tastenkombinationen findet sich unter Eingabehilfen in der Online-Hilfe von OWA.
Exakte Namensauflösung erzwingen
In größeren Umgebungen gibt es häufig sich überschneidende Aliasnamen, wie HolgerK und HolgerKa. Um eine exakte Auflösung zu erzwingen, kann vor dem Alias ein Gleichheitszeichen (=) angegeben werden. Bei Drücken von [Strg]+[K] wird zum Beispiel =HolgerK hierdurch automatisch zur Adresse von HolgerK und nicht Holger-Ka aufgelöst.
Nachrichten per Drag&Drop verschieben
Drag&Drop lässt sich in OWA vielfältig einsetzen. Beispielsweise lassen sich auch Nachrichten aus der Nachrichtenliste in einen Ordner durch einfaches Ziehen der Nachricht auf den Ordner in der Ordnerliste links verschieben. Wie im Explorer kann sie durch gleichzeitiges Drücken der [Strg]-Taste kopiert werden. Das Icon wird in diesem Fall durch ein Pluszeichen ergänzt.
S/MIME-Unterstützung installieren
Etwas versteckt befindet sich auf der Optionen-Seite von OWA der Installationsverweis der S/MIME-Unterstützung. Wer keine verschlüsselten oder signierten Nachrichten verwendet, kommt kaum auf die Idee, das Objekt zu installieren. Auf öffentlichen Rechnern im Internet-Cafe oder für Menschen, die ActiveX prinzipiell ablehnen, ist dies auch kein Thema. Ansonsten empfiehlt sich die Installation der S/MIME-Unterstützung auf dem eigenen Laptop durchaus. OWA bekommt hierdurch nämlich noch zusätzliche Fähigkeiten. Nach Installation weist der Web-Client erweiterte Drag&Drop-Möglichkeiten auf. Nachrichtenanhänge lassen sich danach direkt vom Desktop auf die Nachricht ziehen und werden dann automatisch angehängt.
WebDAV einsetzen
OWA basiert im Wesentlichen auf einer Erweiterung des Web-Protokolls HTTP namens WebDAV. Das gleiche Protokoll bildet auch die Basis der Webordner-Funktion in Windows, über die auf im Internet freigegebene Ordner zugegriffen werden kann. Dadurch ist auch der Zugriff auf das Exchange-Postfach in einer Explorer-artigen Art und Weise möglich. Dies kann praktisch sein, um normale Dateien von unterwegs zwischenzuspeichern, beispielsweise um Platz auf der Speicherkarte des Digitalfotoapparats zu schaffen.
Am besten meldet man sich dafür über den Internet Explorer bei OWA an und richtet einen Ordner als Speicherplatz ein. Danach muss der Dialog zum Öffnen eines URLs über [Strg]+[O] oder Datei/Öffnen aufgemacht werden. Hier muss als URL die Adresse des Ordners angegeben werden, beispielsweise https://owaserver/exchange/konto/ordner. Zusätzlich muss die Option Als Webordner öffnen aktiviert werden. Danach öffnet sich der OWA-Ordner in einer Explorer-Ansicht, in die Dateien per Drag&Drop kopiert werden können.
Bei dieser Art des Zugriffs sollte allerdings sehr vorsichtig vorgegangen und möglichst kein existierendes Objekt gelöscht oder geändert werden. Deshalb ist die vorherige Anlage eines Arbeitsordners sinnvoll.