Tipps für die perfekte Präsentation

Simon Schoop arbeitet seit 1999 mit Microsoft Powerpoint und weiß aus eigener Erfahrung, wie zeitaufwändig es ist, gute Präsentationen zu erstellen: nicht überladen, klar in der Aussage und mit dem berühmten roten Faden. "Ich verbringe auch heute noch mehr Zeit mit Powerpoint als mit meiner Frau und meinen Kindern", sagt der Geschäftsführer der henscho group GmbH augenzwinkernd über sich.

Sein Startup bietet darum einen Online-Service an, der kleinen und mittelständischen Firmen hilft, Powerpoint-Präsentationen zu erstellen. Für unsere Schwesterpunblikation Computerwoche hat Schoop einige Tipps für die perfekte Präsentation zusammengestellt:

Wer eine Präsentation erstellt, sollte sich vorab fragen, was er mit dieser erreichen will. Gut geeignet zur Vorplanung sind die W-Fragen, die die meisten von uns schon aus der Sesamstrasse kennen: Wer, wie, was - wieso, weshalb, warum ?

Wer?

Wer liest die Präsentation, wer bekommt sie vorgetragen? Handelt es sich um Menschen, die eine gewisse Vorbildung in dem Thema haben oder nicht? Ist eine stärker bildliche Sprache der Präsentation hilfreich? Oder sollten Daten und Fakten im Vordergrund stehen? Wenn Sie wissen, wen Sie mit der Präsentation erreichen wollen, tun Sie sich viel leichter in der Wort- und Bildwahl.

Wie?

Das "Wie" ist auch eine Frage der Schriftgröße. Kleine Größen von 12 oder 10 Punkt machen nur Sinn, wenn die Präsentation ausgedruckt wird und an einem Tisch zwischen zwei bis drei Personen etwa als Ergebnisdokumentation eines Projekts diskutiert wird. Für eine Präsentation vor einem größeren Auditorium sollten Sie Schriftgrößen von 16 Punkt und mehr wählen, damit auch die Zuhörer in den hinteren Reihen noch etwas erkennen können.

Um das richtige "Wie" für Ihre Präsentation zu wählen, sollten sie auch an die Software denken, die Ihr Chef, Kunde oder Geschäftspartner nutzt. Wissen Sie nicht, ob Ihr Kunde bereits mit der aktuellen Powerpoint Version 2010 arbeitet, speichern Sie die Präsentation immer als ältere Version zur Versendung. Aber Achtung: Die Dateigröße kann sich bei diesem Speichervorgang stark vergrössern. Verschicken Sie die Präsentation am besten als PDF-Datei, damit sie beim Empfänger genauso angezeigt wird wie bei Ihnen. Bei der Verwendung von Freeware, mit der PDF-Dateien über die Druckfunktion erzeugt werden, kann es aber vorkommen, dass einige Zeichen nicht korrekt dargestellt werden und aus den Bullet Points der Punktlisten auf einmal Paragrafen-Zeichen werden…

Benutzen Sie einen Schriftsatz, der nicht standardmässig mit Microsoft Office ausgeliefert wird, dann zeigt Powerpoint die Schriftsätze meist in Arial an. Dadurch können wodurch unschöne Formatierungen entstehen. Hier gibt es eine einfache Abhilfe: Gehen Sie auf "Start/ Speichern Unter" auf den unscheinbaren "Tools" Button neben der Speichern-Schaltfläche. Dort klicken Sie auf "Optionen speichern" und markieren links den Tab "Speichern". Nun sehen Sie als letzten Menüpunkt eine Option "Schriftarten in Datei einbetten". Hier sollten Sie nun den Haken setzen und "Alle Zeichen einbetten" auswählen. Dann kann der Empfänger Ihrer Präsentation auch mit Ihrer Präsentation so weiter arbeiten, als hätte er Ihren Schriftsatz bei sich auf dem Computer installiert. Auch hier sollte man allerdings vor dem Versenden an den Empfänger nochmals die Dateigröße kontrollieren, da sich durch das Einbetten der Schriftart die Datei vergrößern kann.

"Die Optik der Präsentation sollte immer den Inhalt unterstützen und unterstreichen, nur so erreichen Sie die maximale Wirkung und den angestrebten "Wow"-Effekt beim Adressaten Ihrer Präsentation", sagt Schoop.

Was?

Viele Präsentationen sind zwar optisch ansprechend, aber nicht durchgängig und darum unverständlich. Layout, Formensprache, Bildsprache und textliche Gestaltung sollten nicht von Folie zu Folie variieren, sondern konsistent sein. Denn nur so schafft man optisch und inhaltlich einen Gleichklang und kann dem Zuhörer eine stimmige Kernbotschaft als roten Faden vermitteln.

Wer inhaltlich den roten Faden knüpfen will, muss sich gut vorbereiten und sollte am Anfang ein Inhaltsverzeichnis und seine Kernbotschaft definieren. Dann sollten Sie - wie früher bei einem Deutschaufsatz in der Schule - den Spannungsbogen mit einer Einleitung, einem Hauptteil und einem Schlussteil aufbauen. Zudem ist es dem roten Faden zuträglich, die Grammatik und Interpunktion der Überschriften konsistent zu halten. Schreiben Sie also nicht auf einer Folie knapp "100% Überstunden = 12.000€ mehr Umsatz je Monat" und auf der nächsten Folie lang "Durch die geleisteten Überstunden wurden über die letzten 12 Monate über 144.000€ zusätzlicher Umsatz erwirtschaftet." Bleiben Sie bei einem durchgängigen sprachlichen Stil in Ihren Formulierungen.

Wieso, Weshalb, Warum?

Wieso: Erstellen Sie eine Präsentation für sich selbst, wissen Sie, wofür Sie diese benötigen. Erarbeiten Sie die Präsentation jedoch für andere Personen wie Ihren Chef oder einen Kunden, dann sollten Sie sich fragen, wieso diese Person die Präsentation benötigt. Ist sie für seine Selbstdarstellung, für einen Erkenntnisgewinn durch das Zusammenfassen und die Dokumentation Ihrer eigenen Arbeit, die Sie für diese Person gemacht haben oder für einen anderen Zweck?

Wenn Sie wissen, wieso der Adressat Ihrer Präsentation diese erstellt haben möchte, können Sie den roten Faden, die Kernbotschaft Ihrer Präsentation darauf abstimmen. Warum wurden gerade Sie damit beauftragt, die Präsentation zu erstellen? Die Antwort hilft Ihnen, sich auf das von Ihnen geforderte Wissen und Ihre Qualifikationen zu besinnen. Schließlich erwartet Ihr Chef, dass sie diese auch einbringen.

Stellen Sie sich bei der finalen Qualitätskontrolle immer wieder die Frage, ob alles aus Sicht des Adressaten nachvollziehbar ist. Haben Sie Abkürzungen verwendet, die Sie nicht erklärt haben? Haben Sie alle Elemente Ihres zu Beginn aufgestellten Inhaltsverzeichnis abgearbeitet?

7 Tipps für eine gelungene Präsentation
Ob Abteilungsleiter, Ingenieur oder Verkäufer - viele Berufstätige müssen heute Produkte und Ideen ihren Kunden, Geschäftspartnern oder Kollegen vorstellen. Untersuchungen zeigen: Mehr als 90 Prozent aller Präsentationen werden von den Zuhörern als ermüdend erlebt. Der Hauptgrund ist der, dass das Publikum zwar mit Informationen überhäuft, aber kaum emotional angesprochen wird.

Tipp 1: Nicht Charts, sondern sich selbst präsentieren
Beachten Sie beim Vorbereiten Ihrer Präsentation: Nicht Ihre Charts sollen die Zuhörer überzeugen, Sie selbst müssen es tun!

Tipp 2: Die Zuhörer begeistern statt in Trance versetzen
Damit Sie beim Präsentieren Ihr Ziel erreichen, muss ihr Auditorium hellwach sein. Vermeiden Sie deshalb alles, was die Zuhörer in Halbschlaf versetzt, also beispielsweise zu dunkle Räume.

Tipp 3: Auch mit den Augen kommunizieren
Kommunizieren Sie beim Präsentieren mit dem Publikum nicht über Ihre Worte. Suchen Sie auch den Augenkontakt.

Tipp 4: Nicht jede Info visualisieren
Achten Sie beim Erstellen von Charts drauf, dass diese Sachverhalte veranschaulichen und mündliche Aussagen emotional unterstützen. Es sollten nur Dinge auf dem Chart stehen, die Ihre Botschaft verstärken - zum Beispiel eine beeindruckende Zahl, eine aussagekräftige Grafik oder ein emotional ansprechendes Bild.

Tipp 5: Auf eine lebendige Sprache achten
Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Auditorium mit Ihren Worten auch emotional packen. Vermeiden Sie einen bürokratischen Nominalstil. Schmücken Sie Ihre Aussagen stattdessen mit vielen Adjektiven und starken Verben.

Tipp 6: Auf Kernbotschaften konzentrieren
Fokussieren Sie Ihre Präsentation auf wenige Kernbotschaften; setzen Sie diese mit Bildern, Zahlen und Zitaten adäquat in Szene.

Tipp 7: Spannung erzeugen und Emotionen wecken
Ein guter Vortrag strebt auf einen Abschluss hin, der im Kopf hängen bleibt. Wie Sie im Detail vorgehen, ist egal. Hauptsache, Sie verpacken Ihre Kernbotschaften unterhaltsam und emotional ansprechend. Gefühle lassen sich auf vielfältige Weise erzeugen. Zum Beispiel durch rhetorische Fragen und gezielt platzierte Sprechpausen. Sie können dem Publikum aber auch (Erfolgs-) Geschichten und Anekdoten erzählen.

Die finale Qualitätskontrolle

Nehmen Sie sich Zeit für einen letzten Qualitätscheck. Haben Sie einmal durch alle Folien durchgeklickt und geprüft, ob die Fussnote und die Überschrift immer an der gleichen Position auf der Folie stehen? Haben Sie geprüft, ob Ihre Schriftgrößen variieren oder Ihre Farbwahl konsistent ist?

"Bei uns haben sich Checklisten bewährt, anhand derer wir vor der Versendung unserer Präsentationen an unsere Kunden Layoutaspekte und inhaltlich den roten Faden der Präsentation überprüfen. Ich empfehle jedem, der mit Powerpoint arbeitet, für sich seine individuelle Checkliste zu erstellen und wieder und wieder abzuhaken", sagt Schoop, Gründer des Powerpoint-Service pptmaker.de.

"Getreu dem Sesamstrassen-Motto: "Wer wie was, wieso weshalb warum - wer nicht fragt bleibt…" ist es äußerst wichtig, schon vor dem Beginn der Präsentationserstellung, also beim Briefing durch Kunden oder Chef, möglichst genau die Antworten auf die fünf "W-Fragen" zu ermitteln. So liefern Sie dann auch garantiert ein gutes Ergebnis ab und Ihre Präsentation erzeugt die gewünschte Wirkung und Resonanz." (mec)

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer Schwesterpublikation Computerwoche.