Tipps für den Einstieg ins Social Enterprise

Social Enterprise steht im Grunde für ein komplett vernetztes Unternehmen, das per Softwarelösung den engen Austausch im Team fördert und unterstützt. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten gemeinsam an einem Projekt arbeiten, die Kommunikation auch über die Entfernung hinweg reibungslos und ohne zahlreiche E-Mails erfolgen muss und der Teamgedanke gefördert werden soll. Das Ziel des Unternehmens ist dabei aber natürlich nicht nur aus sozialen Aspekten, sondern auch aus wirtschaftlicher Sicht zu betrachten: Es geht darum, durch ein einziges Kommunikationsmittel zahlreiche andere abzulösen und damit bestenfalls Zeit und Geld zu sparen.

Wer mit dem Gedanken spielt, seine Organisation mit einer Social-Enterprise-Lösung auszustatten, sollte sich vorab allerdings einige Fragen stellen und damit klären, ob es sich um einen wirklichen Bedarf oder doch eher um ein "Spielzeug" handelt. So ist die alles entscheidende Fragestellung sicherlich: "Kann ich meine Mitarbeiter durch die Einführung der Lösung bei ihrer Arbeit unterstützen, oder produziere ich vermeidbaren Zusatzaufwand?"

Grundvoraussetzung "Akzeptanz"

Überwiegen die Vorteile bei der Einführung einer Social-Enterprise-Lösung, gilt es, Mitarbeiter und Geschäftsleitung von Anfang an in das Projekt einzubinden. Dies kann schon damit beginnen, dass eine interne Umfrage Anforderungen klärt: Welche Funktionalitäten sollte die Lösung aus ihrer Sicht abdecken, worauf sollte verzichtet werden? Worin bestehen eventuelle Sorgen im Team, wenn es an die Umsetzung des Projektes geht? So sind zum Beispiel datenschutzrechtliche Aspekte immer wieder ein kritischer Punkt, wenn sich Mitarbeiter um ihre Daten sorgen oder befürchten, dass das Instrument mehr der Kontrolle als der Arbeitserleichterung dient. Wer es schafft, diese Bedenken auszuräumen, hat größere Chancen, mit der neuen Lösung Erfolge zu erzielen.

Ein weiterer, wichtiger Punkt: die Anwenderfreundlichkeit. Müssen sich die Kollegen erst mühsam in die Nutzung des neuen Tools einarbeiten, fehlt schnell das Verständnis, und das gut gemeinte und bezahlte Werkzeug wird umgangen. Am besten ist es also, wenn sich die Anwendung an bereits bestehenden Plattformen und Programmen orientiert. Drag & Drop sowie Ordnerstruktur wie bei Windows beziehungsweise Macs, Neuigkeiten-Streams wie auf Xing oder Facebook, Chat-Fenster wie bei Skype oder Windows-Messenger - schon wird die Nutzung verständlich und intuitiv. Die Nutzer erkennen bekannte Anwendungsszenarien, steigen leichter von anderen "Alternativen" um und werden schneller mit dem neuen Tool produktiv.

Was nicht passt, wird passend gemacht

Nicht jede auf dem Markt verfügbare Lösung passt auch zu jedem Unternehmen und seinen Anforderungen. Deswegen ist es sinnvoll, sich seine passende Lösung selbst zusammenzustellen. Ermöglicht wird das durch einige Anbieter, die eine gewisse Basisfunktionalität liefern und zusätzlich gewünschte und meist anspruchsvollere Funktionen darüber hinaus über Module abdecken. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch Kosten, da nur die Bestandteile bezahlt werden, die auch tatsächlich zum Einsatz kommen.

Collaboration: DMS-Funktionalitäten bedenken

In der Zusammenarbeit unter Kollegen ist es nicht nur der kommunikative Austausch oder der schnelle Zugriff auf hinterlegtes Wissen, der eine Social Enterprise auszeichnen kann. Werden außerdem DMS-Funktionalitäten abgebildet, erspart man sich die Nutzung einer zweiten Softwarelösung und zahlreiche Anhänge, Versionen und E-Mails.

Ein Beispiel: Die Projektgruppe "Gaming-App" erstellt ein Konzept, in dem neben der Beschreibung des Projektes auch alle Anforderungen, technischen Voraussetzungen und ein Angebot für die Entwicklung der Software enthalten sind. Demnach sind Vertreter aus der Konzeption, der IT und der Finanzabteilung an dem Projekt beteiligt. Diese werden innerhalb der Social Enterprise in Projektgruppen zum Austausch verknüpft, in denen festgelegt werden kann, ob weitere Mitarbeiter einen Einblick bekommen dürfen oder nicht.

Geht es nun an die Erstellung des Konzepts, greift die Dokumentenverwaltung. So wird das Dokument hier sicher gemeinsam bearbeitet, abgelegt und ausgetauscht. Sind eine Versionierung von Dokumenten und die Bearbeitung von Office-Dokumenten enthalten, gibt es außerdem keine Inkompatibilitäten, und die Änderungen sind für jeden Nutzer sofort sichtbar, egal an welchem Ort er sich gerade befindet. Jetzt bedarf es nur noch des einfachen Zugriffs - beispielsweise per WebDAV.

Kompatibilität zu Office

Apropos Kompatibilität und WebDAV: Office-Programme sind nach wie vor der Standard in Unternehmen. Entsprechend problemfrei muss es sein, Social Enterprise und Office zu verknüpfen.

So sollten Dateien aus dem Intranet direkt in Office geöffnet und aus dem Office im Intranet gespeichert werden können. Erfolgt die Integration per Plug-in, sehen Anwender in dem jeweiligen Office-Programm direkt die zusätzlichen Funktionen der Plattform und können damit unter anderem auch Inhalte und Anhänge aus E-Mails direkt innerhalb des Intranets speichern und freigeben. Die parallele Bearbeitungsmöglichkeit ist hier dann wieder gegeben - inklusive der Versionierung.

Wer sich ein wenig im Markt umschaut, der findet Anbieter, die diese Office-Integration in ihr Angebot aufgenommen haben. Einige erlauben es dabei übrigens auch, die Social-Enterprise-Lösung als Laufwerk im System abzulegen, und rücken damit noch ein Stück näher an die nahtlose Zusammenarbeit heran.

Uneingeschränkte Mobilität

Es sind nicht mehr nur die verteilten Standorte, die die Smartphones und Tablet-PCs in Unternehmen unabdingbar machen. Das schnelle "Mails-Checken" unterwegs, die Arbeit an einem Projekt trotz eines Auslandsaufenthalts, der Anruf bei einem Kollegen wegen einer wichtige Terminsache: Dies alles sollte Social Enterprise erlauben, und zwar völlig unabhängig vom Standort eines jeden Teammitglieds.

Hierfür bieten die meisten Anbieter die Möglichkeit, entweder eine spezielle App auf mobilen Endgeräten zu installieren oder, noch besser, den Zugriff einfach über den mobilen Browser vorzunehmen. Das bedeutet: uneingeschränkter Zugriff von jedem Gerät, egal welchen Betriebssystems, für den Bildschirm oder die Nutzeroberfläche optimierte Darstellung (Responsive Design), keine zusätzliche Installation - und dennoch immer in der Lage, Kollegen zu kontaktieren und live beim Geschehen im Unternehmen eingebunden zu sein.

Cloud oder nicht Cloud

Die mit Cloud-Lösungen verbundenen Gefahren sind heute lange nicht mehr so groß wie sie am Anfang schienen. So bieten zahlreiche Anbieter Verträge zur Datenverarbeitung, die sicherstellen sollen, dass vertrauliche und persönliche Daten nicht in falsche Hände gelangen. Wird die Lösung zudem in deutschen Rechenzentren gehostet, ist außerdem gewährleistet, dass kein "Patriot Act" zur Datenherausgabe nötigen kann. Verschlüsselungen verschiedener Art bei der Datenübertragung sowie beim Anmeldevorgang sollen außerdem den Schutz vor möglichen Angreifern oder Hackern erhöhen.

Dennoch bevorzugen einige Unternehmen die On-Premise-Installation auf dem eigenen Server. Dies ist insbesondere in den Fällen ratsam, in denen eine eigene IT-Abteilung vorhanden ist, die zudem genügend Kapazität für die laufende Projektbetreuung bereitstellen kann. Auch bei komplexeren Anbindungen an Bestandssysteme ist On-Premise die geeignetere Variante. In Fällen ohne gesonderte IT und somit oftmals bei kleineren Unternehmen ist eine Cloud-Lösung auf jeden Fall zu prüfen, denn eine schlecht gewartete On-Premise-Installation ist oftmals unsicherer als eine in der Cloud betriebene Lösung. Hinzu kommen gesparte Kosten für die laufenden Updates des Systems und somit der schnelle Zugriff auf die neuesten Funktionen der entsprechenden Software.

Testen, testen, testen

Weiß man zumindest schon einmal im Groben, welche Anforderungen man an die Lösung im Allgemeinen stellt, lohnt ein genauerer Blick auf Einzellösungen. Diese wurden anhand der gewünschten Funktionen vorab recherchiert und ausgewählt - und nun gilt es, die wirkliche Passgenauigkeit auf die Probe zu stellen. Das gelingt am besten in praktischen Tests. So sollten Testzugänge angelegt und von einem Team, möglichst bestehend aus Vertretern unterschiedlicher Abteilungen, auf ihren Nutzen, ihre Funktionalität und ihre Anwendbarkeit durchgespielt werden.

Die Lösungen, die den meisten Zuspruch erhalten, sollten dann direkt beim Anbieter angefragt werden; sodann ist ein Termin für eine Präsentation zu vereinbaren. Erst dann kann die optimale Lösung mit größtmöglicher Sicherheit ausgewählt werden. Wichtig ist auch zu klären, wie einfach und zu welchen Kosten sich spätere Erweiterungen realisieren lassen.

Rollout

Die Entscheidung für eine bestimmte Lösung ist gefallen, nun muss sie entsprechend im Unternehmen eingeführt werden. Hier greift das Prinzip "Weniger ist mehr". Es ist ratsam, hierbei auf den sogenannten Big-Bang-Ansatz und somit auf die gleichzeitige Einführung vieler Module der Software auf einmal zu verzichten. Stattdessen sollte hier Schritt für Schritt vorgegangen werden. So werden erst Teile der Lösung eingeführt, direkt eventuelle Probleme behoben, und dann weitere Module darauf aufgesetzt, bis letztlich die Komplettlösung integriert ist.

Dieses Vorgehen dauert zwar etwas länger, stellt aber sicher, dass am Ende ein problemfrei funktionierendes System vorliegt. Zudem gibt es damit die Möglichkeit, Mitarbeitern eine Gewöhnungszeit einzuräumen. Dabei sollte man versuchen, einzelne Multiplikatoren im Unternehmen zu identifizieren, die die Akzeptanz weiter unterstützen. Dies gelingt am besten, indem sie das Produkt nutzen und Kollegen an die sich damit abbildbaren Nutzungsszenarien heranführen. (mje)