Viele Application Service Provider (ASPs) bieten so genannte Unified-Messaging-Lösungen (UMS) als Bestandteil ihres Portfolios an. Dabei integrieren sie Dienste wie E-Mail, Fax und Sprache unter einem Dach und bieten den Kunden vielfältige Zugriffsmöglichkeiten auf den Nachrichteneingang, wie etwa per Internet, WAP, Mail-Client oder Telefon. Zwischen den einzelnen Nachrichtenformaten kann der Kunde mehr oder minder beliebig wechseln: E-Mails liest der Server am Telefon vor, Faxe lassen sich im Browser betrachten.
Diese ASP-Lösung hat jedoch zwei Nachteile. Zum einen liegen die Daten dabei auf einem fremden Server und zum anderen haben die UMS-Telefonnummern nichts mit den Nummern zu tun, die tatsächlich in der Firma verwendet werden. Wie soll man schließlich einem Kunden erklären, dass die Faxnummer die Vorwahl 01212 hat, anstatt der normalen Ortsvorwahl, und dass er eine andere Nummer anrufen muss, um eine Sprachnachricht zu hinterlassen.
Für größere Firmen bietet Tobit mit dem David Messaging Server schon seit einiger Zeit ein Produkt an, mit dem sich ein komplettes Unified Messaging System im eigenen LAN aufsetzen lässt.
Die zunehmende Verbreitung von Standleitungen und DSL-Flatrates in kleineren Firmen und Privathaushalten ermöglicht jetzt eine neue Version des David-Servers: David DSL soll diesen kostengünstig Anrufbeantworter, SMS, Fax und E-Mail sowie den Abruf via Web, WAP, Telefon oder Mail-Client ermöglichen. David DSL enthält Lizenzen für fünf Benutzer, einen Webserver und einen ISDN-B-Kanal.
Mit dem Pluspack hat Tobit darauf reagiert, dass Kunden und Journalisten kritisiert hatten, nur ein ISDN-Port sei zu wenig. Das Zusatzpaket ermöglicht jedoch nicht nur die parallele Nutzung von zwei ISDN-Kanälen, sondern erweitert David DSL zusätzlich um fünf weitere Benutzerlizenzen und eine verbesserte Sprachausgabe mittels Diphone Based Synthetic Speech. Diese Zusatzlizenzen, die beim normalen David 6.6 mit insgesamt knapp 1200 Euro zu Buche schlagen, kosten im Pluspack knapp 300 Euro. Also nochmal so viel wie das Startpaket. Damit ist die Erweiterbarkeit von David DSL allerdings ausgereizt. Mehr als zehn Benutzer und zwei ISDN-Ports sind nicht drin.
Wer auf Dauer mehr braucht oder einige der in David DSL nicht enthaltenen Zusatzfunktionen nutzen will, sollte gleich auf das frisch erschienene David XL zurückgreifen. Das werden wir Ihnen im Laufe der nächsten Wochen detailliert mit allen Optionen vorstellen.
Produkt | David DSL |
|---|---|
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Hersteller | |
Preis | 301,60 Euro |
Voraussetzungen | |
Hardware | PIII 500 MHz, 256 MByte RAM, 2 GByte HD, ISDN-Karte, LAN |
Software | Windows 2000/XP, CAPI 1.1 oder 2.0 |
Produkt | David DSL Pluspack |
|---|---|
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Hersteller | |
Preis | 301,60 Euro |
Voraussetzungen | |
Hardware | PIII 500 MHz, 256 MByte RAM, 2 GByte HD, ISDN-Karte, LAN |
Software | Windows 2000/XP, CAPI 1.1 oder 2.0, David DSL |
Einrichtung Server
David benutzt die in Windows integrierte Sicherheit auf Datei- und Verzeichnisebene. Daher bevorzugt es auch eine Installation auf einem NTFS-Laufwerk. Zur Not geht es jedoch auch unter FAT. Die Installation und Konfiguration des Servers lässt sich innerhalb weniger Minuten erledigen. Dazu stellt die Setup-Routine nur ein paar Fragen zu Lizenznummern, ISDN-Anschluss, MSNs und Internet-Anbindung. Alle weiteren Einstellungen werden später in der Administrationskonsole und den Clients der Benutzer vorgenommen. Vorher holt sich die Installationsroutine auf Wunsch noch die aktuellen Servicepacks.
Die Service Locator Services ermöglichen ähnlich wie die Dienste OnlineJack oder dyndns.org trotz dynamischer IP-Adresse eine ständige Erreichbarkeit des Servers per Domain-Name. Dazu erhält der Kunde einen Domain-Namen in der Form "wunschname".tobit.net.
Bis zu fünf solcher Domains sind möglich, die erste wird gleich bei der Installation voreingestellt. Per Default hat jeder David Server eine Subdomain von tobit.net, die aus einem Teil der Lizenznummer gebildet wird.
Gleich im Anschluss wird der InfoCenter Client installiert, der laut Handbuch auch auf dem Server installiert sein sollte, um die reibungslose Funktion zu gewährleisten. Der auf diesem Rechner installierte Client wird immer dem voreingestellten David-Benutzer-Administrator zugeordnet.
Konfiguration Server
Die Konfigurations-Konsole für den Server lässt sich, entsprechende Rechte für den Benutzer vorausgesetzt, von jedem Client aus starten. Auf den ersten Blick ist sie etwas unübersichtlich: Denn die einzelnen Konfigurations-Optionen finden sich nicht nur, wie die Menüstruktur suggeriert, unter dem Punkt "Konfiguration". Dort lassen sich einige systemweite Parameter wie Wahloptionen oder Faxkennung einstellen, Benutzer und Ports anlegen oder Drucker und Fax-Formulare festlegen.
Eine Vielzahl weiterer Optionen für einzelne Dienste wie die Webbox zum Zugriff auf die Nachrichten per Web/WAP, den MailAccess-Server für die Benutzung mit normalen Mail-Clients oder den Grabbing Server sind in den entsprechenden Untermenüs verteilt.
Es dauert zwar nicht lange, bis man ein funktionierendes System aufgesetzt hat, bis man allerdings alle möglichen Funktionen und Features gefunden und den eigenen Bedürfnissen oder Wünschen angepasst hat, vergeht schon einige Zeit. Allein die vielfältigen Möglichkeiten bei der Gestaltung von E-Mails und Faxen zur Realisierung einer eigenen Corporate Identity sind schon eine Wissenschaft für sich. Weiter geht es dann mit Terminverwaltung und der Gestaltung von Workflow-Prozessen, die David ebenfalls ermöglicht.
Messaging - E-Mail
Für die Verarbeitung von E-Mails bietet David DSL eine Reihe von Möglichkeiten. Zum einen kann er als kompletter SMTP-Server nach außen agieren. Das ist auch bei einer DSL-Flatrate möglich, weil die Service Locator Services nicht nur die Auflösung der IP-Adresse realisieren, sondern auch einen MX-Eintrag im Nameserver haben. Somit kann ein anderer Mailhost Nachrichten direkt an den David-Server schicken. Sollte dieser gerade einmal offline sein, was ja auch bei einer DSL-Flatrate vorkommen kann, nimmt der SLS-Server die Mail entgegen und speichert sie für bis zu 24 Stunden zwischen. Sobald sich David wieder beim SLS anmeldet, wird die Nachricht zugestellt.
Da offene SMTP-Hosts gerne von Spammern missbraucht werden, bietet David mehrere Optionen, dies zu verhindern: Von der kompletten Abschaltung des Mail-Relaying bis hin zu dezidierten Regeln, welche Hosts Mails weiterleiten dürfen. Auch "POP before SMTP" und authentifiziertes SMTP sind implementiert. Daneben kann David zusätzlich als Mail-Client agieren und für die Benutzer ihre externen POP3-Konten abfragen.
Bei ausgehenden Mails arbeitet David zunächst als Smart-Host, sorgt also selbst dafür, dass die Nachrichten bei den Mailservern der Empfänger landen. Optional lässt sich auch ein externer Smart-Host konfigurieren, auf den David die ganze Arbeit ablädt.
Für Antworten auf Mails, die über ein externes POP3-Konto gekommen sind, kann der Benutzer entscheiden, mit welcher Mailadresse er sie senden will. Wählt er die externe Adresse, benutzt David den dort eingestellten Provider. Dass hier eine Umsetzung stattgefunden hat, lässt sich jedoch über den Header der E-Mail herausfinden.
Messaging - Fax
Trotz zunehmender Verbreitung von E-Mails machen Faxe immer noch einen nicht unerheblichen Anteil an der Kommunikation aus. David bietet eine komplette integrierte Faxlösung, was nicht verwunderlich ist. Immerhin liegen die Ursprünge von David in Tobits Faxware für Novell Netware.
Eingehende Faxe lassen sich mit Kommentaren und Bildern versehen und dann auf Wunsch gleich an den Absender zurücksenden, sofern dieser eine gültige Faxkennug verwendet hat, oder innerhalb des lokalen Netzes an einen Benutzer weiterleiten.
Zur Erstellung eines neuen Faxes bietet David entweder den eingebauten Nachrichteneditor, der auch bei E-Mails zum Einsatz kommt, oder einen Druckertreiber für Windows. Beim Versenden bietet David neben Features wie zeitversetztes Senden und dem Kombinieren von mehreren Dokumenten zu einem Fax eine leistungsfähige Script-Sprache. Diese kommt auch bei der Erstellung von Fax-Deckblättern zum Einsatz. Hier werden immer Grafiken und eine Steuerdatei mit Script-Befehlen kombiniert.
Etwas ungewohnt ist allerdings das Erstellen neuer Deckblätter: Zunächst muss man das Hintergrundbild in einem Bildbearbeitungsprogramm vorbereiten und an den Faxdrucker schicken. Von dort kann man es in den ImageEditor übertragen, mit den gewünschten dynamischen Informationen aus dem David-Server versehen und dann als Deckblatt speichern.
Mit der Faxbox enthält David ein komplettes Fax-Polling-System, bei dem Kunden beispielsweise aktuelle Informationen per Fax abrufen können. Da David DSL jedoch auf einen B-Kanal beschränkt ist, macht das Feature in dieser Umgebung nur begrenzt Sinn.
Messaging - Sprache
Für die Verarbeitung von Sprachnachrichten bietet David DSL den Benutzern eine Voicebox, die nach einer einstellbaren Zeitspanne eingehende Anrufe entgegennimmt.
Dabei kann der David-Server eine WAV-Datei abspielen oder einen Text mit einer synthetisierten Stimme vorlesen. Der Anrufer spricht dann seine Mitteilung, die von David als WAV-Datei im Nachrichteneingang des Benutzers landet. Leider gibt das Handbuch keinerlei Auskunft darüber, wie man seine Sprachmailbox mit einem eigenen Ansagetext versieht. Entsprechende Tools zur Aufzeichnung fehlen zumindest.
Die Professional-Version von David bietet zusätzlich einen mächtigen Script-editor, mit dem man ein eigenes sprachgesteuertes Mailbox und Ansagesystem aufsetzen kann. Allerdings erfordert allein die Einarbeitung in dieses Script-System einen erheblichen Zeitaufwand und ein Fehler bei der Programmierung kann das gesamte System komplett lahm legen. So findet sich in David DSL nur ein Standard-Script, das die wichtigsten Funktionen bietet, unter anderem auch die Steuerung für das Faxpolling oder den Nachrichtenabruf per Telefon.
Nachrichtenabruf per Web und Telefon
Als echtes Unified Messaging System bietet David DSL standardmäßig die Möglichkeit, per Web/WAP, Mail-Client oder Telefon auf Nachrichten zuzugreifen. Dazu muss der Benutzer zunächst den Fernzugriff aktivieren und ein nummerisches Passwort vergeben. Für den Telefonzugriff kann er auch optional bestimmte Rufnummern angeben, die ohne Passwort auskommen.
Je nach Medium stehen nicht alle Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung. So kann man per Telefon oder WAP keine Faxe anschauen. Hier bietet der Server dann die Option, sich das Fax auf ein anderes Faxgerät schicken zu lassen. Eingegangene E-Mails liest eine synthetische Stimme auf Wunsch vor, Sprachnachrichten werden abgespielt. Einzige Voraussetzung für den Telefonzugriff ist ein Telefon mit DTMF.
Im Webbrowser zeigt David Faxe als TIF-Datei an und überträgt Sprachnachrichten als WAV. Beim Zugriff per Mail-Client hängt David die Faxe und Voicemails als Attachment an die Mails an.
Infocenter Einrichtung
Zwar ist David ein Unified Messaging System, das den Zugriff über eine Vielzahl von Medien erlaubt, aber dennoch benötigt es einen speziellen Client, über den eine komfortable Verwaltung aller Nachrichten und Funktionen erfolgt. Mit dem Infocenter liefert Tobit ein Tool aus, das wie auch die Serverkonfiguration zunächst Einarbeitung erfordert.
Beim ersten Schritt, der Installation des Client, sind zunächst einige Stolpersteine zu beseitigen. Da David die komplette Sicherheit auf Windows auslagert, müssen der David- und der Windows-Benutzername übereinstimmen. Das ist insoweit kein Problem, als die Serverkonfiguration die möglichen Namen direkt aus Windows übernimmt. Soll nun das Infocenter auf dem Client-Rechner installiert werden, muss das unter dem Windows-Account des späteren Benutzers erfolgen.
Während der Einrichtung fragt der Client ab, ob diesem Benutzer eine Fax- und Voicenummer zugeordnet werden sollen. David richtet dann automatisch eine Verteilungsregel ein, so dass Faxe und Sprachnachrichten automatisch in der Eingangsbox des Benutzers landen.
Im nächsten Schritt konfiguriert der Benutzer seinen Fernzugriff auf die Nachrichtenbox. Für den Zugriff per Telefon benötigt er ein nummerisches Passwort und für den Webzugriff zusätzlich einen Benutzernamen mit demselben Passwort.
Infocenter Bedienung
Das Infocenter ist an die Optik von Microsoft Outlook angelehnt. Allerdings befinden sich die Daten nicht auf dem lokalen Rechner sondern auf dem David-Server, daher der Slogan "ask your server". Das betrifft beispielsweise auch alle angelegten Adressen, bei denen David zwischen öffentlichen Adressen, die alle Benutzer sehen können, und privaten, die nur der Besitzer sehen kann, unterscheidet. Der Vorteil ist, dass es eine zentrale Adressdatei gibt.
Neben den Standardordnern wie Eingang, Versand, Ausgang oder Kalender findet sich dort ein Ordner namens "Unverteilt". Darin legt David alle Nachrichten ab, für die keine Verteilungsregel vorhanden ist. Von dort können berechtigte Benutzer die Dokumente den entsprechenden Empfängern zuordnen - etwa Faxe, die auf einer zentralen Faxnummer eingehen. Zusätzlich lassen sich diese Dokumente kommentieren, so dass der Empfänger gleich weiß, was er zu tun hat. Beim Weiterleiten hat der Benutzer außerdem die Möglichkeit, die Nachricht komplett unverändert zu verschicken. Auf diese Weise sieht es so aus, als wäre der neue Empfänger der eigentliche Empfänger gewesen.
Lokale Verteilregeln können auch für jeden Benutzer gezielt eingestellt werden, egal ob es dabei nur um die Verteilung in verschiedene Ordner geht oder um die automatische Weiterleitung an andere Medien. So zum Beispiel, wenn eingehende Faxe oder E-Mails von bestimmten Absendern während einer Abwesenheit gleich an das Hotel weitergeschickt werden sollen.
Neu: David Pluspack
Die Installation des knapp 300 Euro teuren Pluspack geht relativ einfach vonstatten. Im DvISE-Administrator trägt man die neue Lizenznummer ein, die zunächst lediglich die zusätzlichen Benutzer freischaltet. Danach kann man in der Port-Konfiguration einen zusätzlichen ISDN-Port einrichten, der zum Beispiel gleichzeitiges Faxen auf zwei Leitungen erlaubt. Um die DBSS-Funktionen zu aktivieren, ist eine 28 MByte große Datei vom Tobit-Server herunterzuladen, die eine aktualisierte TAUDIO.DLL enthält und eine Reihe von Sprachdateien. Per Installationsroutine werden die neuen Dateien installiert und aktiviert. Ärgerlich nur, dass man beim Setup die Lizenznummer noch einmal eingeben muss.
Ein weiterer Download von 14 MByte enthält eine neue Telefonapplikation, die David DSL um einige interessante Funktionen zur Anrufsteuerung und -weiterleitung erweitert. In der ZIP-Datei befinden sich zwei mit dem Tobit Archive System gepackte Archive, die auf den Server zu installieren sind, und ein neues Steuer-Script.
Neu: DBSS
Nach einem Neustart des Systems erwartet uns gleich die erste Überraschung. Windows bringt zwei Fehlermeldungen, dass keine gültige Lizenz für DBSS gefunden wurde. Ein Anruf beim Support klärt das Problem: Es handelt sich dabei lediglich um ein Reihenfolge-Problem beim Laden der Module. DBSS ist trotz der Fehlermeldungen aktiviert, wie sich bei einem Testanruf am Server hören lässt. Gegenüber der standardmäßigen synthetisierten Stimme bietet DBSS deutlich mehr "Hörkomfort" beim Vorlesen der Nachrichten.
Ein Blick in das Systemverzeichnis von DBSS lässt schon erahnen, dass es sich um eigene Wortdefinitionen erweitern lässt. Immerhin findet sich dort unter anderem eine Datei namens german.wdl, die dem Programm mitteilt, wie bestimmte Wörter auszusprechen sind. Wie man jedoch diese Liste um eigene Wortdefinitionen erweitert, ist nicht dokumentiert. Lediglich aus den bereits voreingestellten Wörtern kann man ein paar Regeln ableiten.
Neu: Telefonzentrale
Das Pluspack von David DSL bietet zwar nicht die uneingeschränkte Flexibilität des Extended Telephony Module, mit dem sich komplette Anwendungen programmieren lassen, aber es erlaubt immerhin eine einfache Flusskontrolle und Verteilung für eingehende Anrufe.
Zunächst überprüft das Script, ob das System derzeit in den Urlaubsmodus geschaltet ist. In diesem Fall spielt es eine von fünf vordefinierten Ansagen ab. Der Urlaubsservice lässt sich vom Administrator für einen kompletten Zeitraum aktivieren. Andernfalls tritt der Nachtservice in Kraft.
Beim Nachtservice lassen sich für jeden Wochentag Bürostunden eintragen, in denen Anrufe zum Digitalen Assistenten durchgeschaltet werden können. Außerhalb der Bürostunden landet der Anrufer auf einer Mailbox, in der er eine Nachricht hinterlassen kann. Feiertage sind hier nicht definierbar. Sie müssen individuell über den Urlaubsservice konfiguriert werden.
Während der normalen Geschäftszeiten präsentiert David DSL dem Anrufer eine Ansage, bei der er sich per Tastendruck mit einer von fünf Abteilungen verbinden lassen kann. Die Namen der fünf Abteilungen können dabei entweder aus einer vorkonfigurierten Liste gewählt oder selbst definiert werden. Die eigentliche Übergabe des Gesprächs erfolgt über die TAPI-Schnittstelle der Telefonanlage.
Update: Fazit
Mit David DSL bietet Tobit sein mächtiges Werkzeug jetzt auch für kleinere Unternehmen an, die bisher die Investition in das teurere David Professional gescheut haben. Professionelle, ambitionierte Heimanwender können damit ebenfalls eine Menge anfangen. Immerhin ist der Preis von knapp 300 Euro angesichts der gebotenen Leistung nicht zu hoch.
Insgesamt gesehen ist David DSL eine runde Lösung, es bietet die grundlegenden Kommunikations-Funktionen und einiges darüber hinaus. Viele Features wird man erst nach einiger Zeit entdecken und komplett ausnutzen können, das betrifft besonders den Webserver und die Workflow-Lösungen.
Pluspack
Mit dem Pluspack hat Tobit einen der Hauptkritikpunkte am Grundprodukt behoben: die Beschränkung auf einen B-Kanal. Zugleich schnürt die Ahauser Software-Schmiede ein interessantes Paket aus zusätzlichen Benutzerlizenzen und neuen hilfreichen Funktionen. Aber auch hier ist die Dokumentation etwas spärlich geraten. Zudem ist der Preis für das Erweiterungs-Pack genauso hoch wie für das Grundprodukt.
Bei 600 Euro hört der Spaß sicherlich auch für den ambitioniertesten Home-User auf. Kleine Firmen mit bis zu zehn Angestellten können dagegen so richtig vom Pluspack profitieren. Komplette Unternehmenskommunikation, Sprachmailboxen, Faxversand und dazu noch einen automatisierten Anrufbeantworter mit Weiterleitung zur richtigen Abteilung sind die insgesamt 600 Euro auf jeden Fall wert. (mha)