Dass die SharePoint Services trotz ihrer Leistungsfähigkeit oft übersehen werden, hat einen einfachen Grund: Microsoft hat diese Dienste im Windows Server 2003 gut versteckt - und verkauft obendrein noch ein recht teures Produkt mit dem Namen "SharePoint Portal Server". Wer sich also nach SharePoint Services umsieht, der landet unweigerlich auch bei den Informationen zum Portal-Server - und erschreckt dann womöglich sehr ob des Preises. Danach ist das Thema SharePoint dann vorerst gestorben - dabei sind die Dienste auch ohne den Portal Server schon relativ leistungsfähig.
Bei den SharePoint Services handelt es sich kurz gesagt um ein Content-Management-System für Teams. Mit wenigen Handgriffen legen Sie bei SharePoint neue Websites an, die auch dynamische Inhalte enthalten können. Ein Team kann eine oder mehrere gemeinsame Sites haben, der Zugriff auf die Seiten wird über eine Mitgliederverwaltung geregelt. Obendrein lassen sich gemeinsame Dokumente verwalten und bearbeiten: Auf Wunsch auch mit Versionskontrolle. Das Ganze funktioniert direkt aus Office 2003 heraus. Wird beispielsweise ein Word-Dokument aus einem SharePoint geöffnet, dann können Sie auch direkt in Word auf die anderen Informationen in SharePoint zugreifen.
An gemeinsamen Daten gibt es aber nicht nur Dateien, sondern auch Termine, Ereignisse, Kontakte und alles andere, was ein kleines Team am Laufen hält.
Installation: Hakelig
Die aktuelle Version der SharePoint Services, einschließlich der bereits verfügbaren Service-Packs, finden Sie auf der Microsoft-Website. Ist die Datei heruntergeladen, können Sie im Prinzip sofort loslegen: Es gibt allerdings ein paar Voraussetzungen. Welche, ist davon abhängig, welche Version der SharePoint Services Sie einsetzen wollen. Microsoft platziert SharePoint nicht nur als Problemlösung für die Teamarbeit, sondern auch als Plattform, und so skalieren die Dienste von einer kleinen Gruppenlösung mit einem virtuellen Server unter IIS bis hin zu einer Kollaborationslösung, die sich über eine ganze Server-Farm verteilen lässt. Im letzten Fall benötigen Sie unter anderen auch eine Lizenz für den aktuellen SQL-Server - die kleine Teamlösung, und um die geht es im Folgenden, begnügt sich mit der kostenlosen SQL-Server -Desktop-Edition.
Die Desktop-Edition des SQL-Server ist praktischerweise im Setup für die Services bereits enthalten und wird bei Bedarf auch mit installiert: Sie müssen sich also nicht darum kümmern, irgendwelche Datenbank-Dienste richtig zu installieren und zu konfigurieren. Wenn Sie die "kleine" Variante der SharePoint Services installieren, dann ist dieser Vorgang wirklich trivial: Im Wesentlichen starten Sie nur das Installationsprogramm (als Administrator) auf einem Windows Server 2003 und beantworten alle Fragen mit den Standard-Antworten. Das wäre es schon gewesen - wenn da nicht die Sache mit dem IIS 6 wäre.
Probleme mit dem IIS
SharePoint wird über den IIS-6-Webserver verteilt - und in diesem Zusammenhang haben die SharePoint Services ganz klare Vorstellungen davon, wie dessen Konfiguration aussehen soll. So können Sie in der Theorie die SharePoint Services einfach installieren, wenn Sie bereits einen laufenden IIS auf Ihrem Windows 2003 Server haben. In der Praxis klappt das aber nicht wirklich. Die SharePoint Services mögen es nicht besonders, wenn Sie vor der Installation mehr als nur die Default-Website im IIS betreiben, und sie mögen es auch nicht, wenn dort Server-Extensions wie zum Beispiel die von FrontPage installiert sind.
Zwar gibt es eine ganze Reihe von Anleitungen und Readme-Dateien, die die Installation auch für nicht Default-Konfigurationen erläutern, wenn Sie denen jedoch folgen, werden Sie immer wieder gegen irgendwelche Wände laufen. Der einzig richtige Weg, um SharePoint sauber zu installieren, ist der Folgende:
Wenn Sie bereits einen IIS 6 auf Ihrem Windows Server 2003 eingerichtet haben, entfernen Sie ihn.
Installieren Sie eine frische Kopie des IIS auf Ihrem Server.
Stellen Sie dabei sicher, dass außer ASP.Net keine zusätzlichen Server-Erweiterungen mit installiert werden, insbesondere keine FrontPage-Extensions.
Sobald der IIS installiert ist, haben Sie eine Website mit der Bezeichnung "Standard-Website" vorliegen. Diese verändern Sie in keiner Weise. SharePoint wird diese Webseite übernehmen.
Das bedeutet natürlich auch, dass Sie eventuell bereits vorliegende Daten in Ihrem Webserver sichern und später wieder einspielen müssen. Wenn Sie es wünschen, können Sie diese innerhalb gewisser Einschränkungen auch automatisiert in SharePoint importieren. Tun Sie das besser nicht, sondern legen Sie solche Dokumente einfach in SharePoint neu an, sobald dieses installiert ist.
URL des SharePoint merken
Mit einer frischen Installation des IIS geht dann alles reibungslos. Wichtig ist dabei eine Meldung im Konsolenfenster kurz vor dem Ende der Installation: Dort zeigt der Installer nämlich an, unter welcher URL Sie die Administrations-Webseite Ihres SharePoint finden. Diese Information verschwindet allerdings nach kurzer Zeit wieder und ist in der SharePoint-Hilfedatei nicht ohne weiteres aufzufinden: Daher sollten Sie die Information besser sofort aufschreiben. Es geht dabei allerdings nur um die Port-Nummer: Wenn Ihr Rechner den Namen "sharepoint" hat, finden Sie die öffentlichen Seiten für Teammitglieder nach der Installation einfach unter http://sharepoint und die administrativen Seiten unter der gleichen URL mit hinten angehängter Port-Nummer - beispielsweise http://sharepoint:21165.
Ist die Installation abgeschlossen, können Sie direkt damit beginnen, neue Informationen in SharePoint zu veröffentlichen. Zunächst sollten Sie aber einen Blick auf die SharePoint-Homepage und auf die administrativen Seiten des SharePoint werfen.
Die Site-Administration
Die Seite zur Site-Administration dient der globalen Konfiguration: Hier erstellen Sie keine neuen Inhalte für das Team, sondern legen zunächst einmal fest, wer sich alles in Ihrem Team befindet, wie die zugehörigen E-Mail-Adressen lauten, welcher SMTP-Server verwendet werden soll und Ähnliches.
Dabei stehen nicht immer alle Optionen zur Verfügung. Beispielsweise bieten die SharePoint Services zwar prinzipiell eine Volltextsuche über alle Inhalte an, in der Praxis steht diese Option nur dann zur Verfügung, wenn Sie Ihren SharePoint auf dem SQL-Server aufbauen. Verwenden Sie hingegen die Desktop-Variante, steht keine Volltextsuche zur Verfügung. Ähnliches gilt auch für andere Konfigurationsmöglichkeiten - so steht beispielsweise die in SharePoint integrierte Antivirusfunktionalität nur zur Verfügung, wenn Sie auch über ein passendes Antivirenprogramm verfügen.
Die wichtigsten Konfigurationsmöglichkeiten funktionieren aber in allen Fällen: Sie können User-Accounts anlegen und bearbeiten, bestimmte Dateitypen blockieren und den E-Mail-Server einstellen.
User-Accounts verwalten
Mit "Manage Web Site Users" legen Sie Accounts für die SharePoint-Site an. Am einfachsten geht das, wenn Sie über ein Active Directory verfügen und wenn SharePoint auf dieses Zugriff hat. In diesem Fall können Sie die SharePoint-Accounts einfach durch Angabe des Active-Directory-Namens angeben. Hat Ihr Active Directory beispielsweise den Namen "MUC" und gibt es dort einen Account "pmueller", dann legen Sie einen neuen SharePoint-Account unter dem User-Namen "MUC/pmueller" an.
SharePoint unterscheidet verschiedene User-Gruppen: So gibt es eine User-Gruppe, deren Mitglieder Informationen nur lesen können, eine Gruppe darf am Austausch von Dokumenten teilnehmen - und also auch selbst Dokumente freigeben oder freigegebene Dokumente verändern. Mitglieder der dritten Gruppen dürfen auch die Gestaltung des SharePoint verändern, und schließlich gibt es noch die Gruppe der Administratoren: Diese haben alle Möglichkeiten, einschließlich des Zugriffs auf die administrative Webseite.
E-Mail-Server einstellen
SharePoint verwendet für verschiedene Funktionen E-Mail: So können sich die Teammitglieder beispielsweise per E-Mail über Änderungen in SharePoint benachrichtigen lassen. Dazu muss SharePoint Zugriff auf einen SMTP-Server haben, über den diese Mails versendet werden können.
Sie können dazu einen beliebigen SMTP-Server verwenden, am einfachsten ist es aber, wenn Sie auf den E-Mail-Server von Windows Server 2003 zurückgreifen. Den können Sie über den ganz normalen Konfigurationsassistenten installieren, mit dem Sie schon den IIS installiert haben. Dabei müssen Sie den SMTP-Server so konfigurieren, dass er anonymen Zugang ermöglicht und auch Mail-Relay zulässt. Da diese Art der Konfiguration geradezu danach schreit, von Spammern ausgenutzt zu werden, sollten Sie unbedingt sicher stellen, dass die SMTP-Server-Installation nicht von außen erreicht oder missbraucht werden kann. Das ist über die Konfigurationsmöglichkeiten für den Zugriff auf den SMTP-Server problemlos möglich.
Loganalyse anwerfen
Die SharePoint Services sind auch in der Lage, eine Logfile-Analyse über alle Inhalte Ihres SharePoints zu erstellen. Dazu müssen Sie die Logfile-Analyse jedoch erst einmal anwerfen, denn von Haus aus wird diese nicht durchgeführt. Unter "Configure Usage Analysis Processing" finden Sie die Option zum Einschalten des Protokolls ("Enable logging") und eine weitere Option, mit der Sie die Position der Logdatei auf der Festplatte festlegen können. Um aus dem Logfile sinnvolle Informationen zu entnehmen, müssen Sie auch die Logfile-Analyse einschalten. Das erledigen Sie auf der gleichen Seite der zentralen Konfigurations-Site. Mit eingeschaltetem "Enable usage analysis processing" wird das Logfile dann einmal pro Tag ausgewertet, und zwar zu dem Zeitpunkt, den Sie unter dieser Option angeben.
Die Statistik selbst finden Sie dann einen Tag nach dem Einschalten der Option im administrativen Bereich der Website, für deren Statistik Sie sich interessieren.
Die Einstellungen, die Sie über die zentrale Konfigurations-Site vornehmen, gelten für alle SharePoint-Websites: Davon können Sie (im Prinzip) beliebig viele einrichten - und für jede dieser Sites können Sie die globalen Einstellungen (teilweise) wieder überschreiben.
Bei der Installation von SharePoint wurde eine solche Site für Sie eingerichtet: Diese ist vollständig konfigurierbar - und kann unter dem Namen des Rechners erreicht werden, auf dem Sie SharePoint installiert haben.
Layout und Inhalte festlegen
Das Layout einer einzelnen SharePoint-Site können Sie anhand von mehreren vorgegebenen Mustern selbst festlegen. Von Haus aus installiert SharePoint eine Site mit einer "QuickLaunch"-Leiste links, dem Inhalt in der Mitte und einer weiteren Navigationsleiste rechts am Rand.
Oberhalb des Inhalts finden Sie das SharePoint-Menü. Damit können die Teammitglieder im Rahmen der ihnen zugestandenen Rechte Einfluss auf die Inhalte der Site nehmen.
Die "QuickLaunch"-Leiste ist die wesentliche Navigationsmöglichkeit. Von dort aus sind alle momentan verfügbaren Inhalte erreichbar. Dazu zählen zum Beispiel die Kontakt- und Aufgaben-Listen und die freigegebenen Dokumente.
Im Inhalts-Bereich finden sich Ankündigungen und Ereignisse, rechts finden Sie von Haus aus nur ein SharePoint-Logo, sowie die Möglichkeit Links einzufügen.
Alle Seiten einer SharePoint-Site verfügen über zwei Modi: Sie lassen sich in der gemeinsamen oder der personalisierten Ansicht darstellen. Erstere ist dabei die Ansicht einer Seite, die alle Besucher angezeigt bekommen. Hat ein Teammitglied eine Seite für sich personalisiert, so wird diese Seite diesem Mitglied auf Wunsch in dieser personalisierten Ansicht dargestellt.
Die einzelnen Elemente wie zum Beispiel Ankündigungen oder Ereignisse bauen dabei auf so genannten "Web Parts" auf. Das ist ein Kontrollelement, das HTML-Informationen anzeigt, dessen Inhalte aber meist dynamisch erweiterbar sind. Die Möglichkeit zum Erweitern oder Bearbeiten der Inhalte eines Web-Parts finden sich als Link unterhalb der vorhandenen Informationen. So bietet die zunächst leere Link-Liste einen Link mit der Beschriftung "Add new Link", über den Sie einen neuen Link in die Liste eintragen können. Analog verfügen die Ankündigungen über einen Link mit dem Text "Add new announcement", mit dem Sie eine neue Ankündigung hinzufügen.
Seite erweitern
Über den Link "Modify Shared Page" können Sie nun weitere Web-Parts zu einer Seite hinzufügen. Der Link öffnet ein Menü, in dem Sie unter anderem den Befehl "Add Web Part" und darin den Befehl "Browse" finden. Dieser Befehl öffnet eine Leiste, in der Sie einen neuen Web-Part aus den verfügbaren auswählen. Den Web-Part bringen Sie von dort aus einfach per Drag&Drop auf der Seite unter. Die möglichen Bereiche für den Part werden dabei von SharePoint markiert.
Wenn Sie beispielsweise einen frei editierbaren Textbereich auf einer Seite unterbringen wollen, dann ziehen Sie einfach das Element "Content Editor Web Part" auf einen der verfügbaren Bereiche der Seite: Danach steht an dieser Stelle ein HTML- beziehungsweise RichText-Kontrollelement zur Verfügung.
Web-Parts erzeugen
Web-Parts entstehen dabei zum Teil auch einfach dadurch, dass Sie neue Elemente auf Basis vorhandener Elemente anlegen. Wenn Sie zum Beispiel den Befehl "Create" aus dem Menü am oberen Rand verwenden, gelangen Sie auf eine Seite mit der Sie neue Elemente anlegen können. Ein solches Element ist beispielsweise ein Diskussionsforum: Wenn Sie ein neues Forum anlegen und diesem einen Namen geben, taucht dieses Forum danach in der Liste der verfügbaren Web-Parts auf - und Sie können das Forum dann einfach auf beliebigen Seiten unterbringen.
Solche Diskussionsforen bieten dabei die typischen Möglichkeiten von webbasierten Foren: Mitglieder können neue Diskussionen starten oder auf vorhandene Nachrichten antworten. Die Darstellung der Foren kann "flach" oder in Baumform erfolgen und es gibt auch die Möglichkeit, Informationen über die Mitglieder zu erlangen, die eine bestimmte Nachricht verfasst haben.
Wie bei allen anderen Inhalten haben Mitglieder auch bei den Diskussionsforen die Möglichkeit, sich über Veränderungen in der Diskussion per E-Mail benachrichtigen zu lassen: Dazu dient wie auch sonst überall in SharePoint der Link "Alert me". Die Benachrichtigungen können sofort erfolgen oder aber man entscheidet sich für tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungen.
Geteilte Dokumente
Ein wesentliches Element in SharePoint ist die Veröffentlichung von und die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten. Um ein gemeinsames Dokument zu veröffentlichen, verwenden Sie den Befehl "Upload Document" oder Sie ziehen das Dokument einfach per Drag&Drop aus dem Windows Explorer in die Explorer-Ansicht des gewünschten Zielordners in SharePoint.
SharePoint ist dabei auch in der Lage, eine Versionsverwaltung für die Dokumente anzubieten: Damit ist immer klar, welches Teammitglied wann welche Änderung an einem Dokument vorgenommen hat. Um zu vermeiden, dass mehrere Teammitglieder gleichzeitig Änderungen vornehmen, lässt sich ein Dokument "auschecken". Ist das der Fall, wird dieser Zustand von SharePoint bei der Anzeige eines Dokuments vermerkt.
Integration in Office
Die optimale lokale Arbeitsumgebung für SharePoint ist Office 2003: Diese Version von Microsofts Büroprogrammen integriert sich nahtlos mit SharePoint. Ein Klick auf ein geteiltes Dokument im Browser öffnet dabei direkt die zugehörige Anwendung, und beim Speichern eines solchen Dokuments wird selbiges automatisch per HTTP auf den SharePoint zurückkopiert.
Die Integration geht aber deutlich weiter: Wenn Sie beispielsweise eine Kontaktliste in SharePoint anlegen, dann finden Sie in Outlook 2003 automatisch einen Link zu dieser Liste. Sie können auf die Kontakte aus dieser Liste direkt in Outlook zugreifen. Gleiches gilt auch für viele andere Funktionen in den SharePoint Services: So finden Sie zum Beispiel in der Liste der Ereignisse in SharePoint einen Button "Link to Outlook". Nach einem Klick darauf finden Sie die SharePoint-Ereignisse in Ihrem Outlook-Kalender wieder.
Fazit
Die SharePoint Services sind eine sehr gelungene Lösung für die Zusammenarbeit von Teams über das Web: Das Veröffentlichen von Informationen, das Freigeben von Dateien und auch das Führen eines gemeinsamen Kalenders ist extrem einfach - und auch die Verwaltung eines SharePoints ist so ausgelegt, dass es tatsächlich von den Teammitgliedern selbst ganz ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung erledigt werden kann. Diese Abteilung muss sich zwar um die Verwaltung der SharePoint Services selbst kümmern, Wartung und Betrieb der einzelnen Team-Sites kann man aber problemlos den Teams selbst überlassen.
Die Integration mit Office 2003 ist bestechend: Wird diese Bürolösung im Team eingesetzt, so muss sich niemand im Team mehr um für Nichttechniker esoterische Probleme wie den "Upload" von Dateien bemühen: Informationen stehen tatsächlich per Mausklick oder Drag&Drop zur Verfügung. (mha)