Lotus Workflow ist eines der interessantesten Add-Ons zu Notes/Domino 7, weil sich damit – wie der Name schon sagt – Workflows abbilden lassen. Einfachere Workflows können zwar auch mit den Standardfunktionen von Notes/Domino 7 erstellt werden, für komplexere Lösungen ist Lotus Workflow aber eine sinnvolle Ergänzung – umso mehr, als Workflows auch wegen der wachsenden Compliance-Anforderungen derzeit deutlich an Gewicht gewinnen.
Die Version 7 – soviel vorab – unterscheidetsich nicht sehr stark von der Version 6.5.1. Da Lotusm aber die Philosophie verfolgt, die verschiedenenProdukte jeweils mit einheitlichen Versionsnummern zeitgleich auf den Markt zubringen, gibt es auch eine etwas überarbeitete Version.
Mit dieser befasst sich der Schwerpunkt dieses Hefts als Einstieg in eine lose Reihe weiterer Artikel zum Thema Lotus Workflow 7.
Systemvoraussetzungen
Einer der wichtigsten Punkte in Bezug auf die Installation von Lotus Workflow 7 ist, dass das Produkt nicht nur mit Lotus Notes/Domino 7 läuft. Es kann mit allen Versionen ab 6.0.5 beziehungsweise 6.5.4 eingesetzt werden. Das ist wichtig, wenn neue Funktionen wie die Web Service- Unterstützung genutzt werden sollen, ohne dafür die gesamte Notes-Domino-Infrastruktur bereits auf die Version 7 zu migrieren.
Lotus Workflow 7 besteht aus einer Reihe von Komponenten. Diese können – und müssen – teilweise auf unterschiedlichen Systemen installiert werden. Darauf wurde bereits im Sonderheft 2005 eingegangen. Die Systemanforderungen sind im Wesentlichen bei allen Systemen gleich, wenn man von den Serverversionen absieht.
Grundsätzlich gilt, dass die Clientversionen und damit auch der Viewer und der Architect jeweils nur auf Windows-Betriebssystemen ab Windows 2000 ausgeführt werden können. Die Ausnahme ist die Engine beim Browser-Client, die auch mit Mozilla ab der Version 1.7.2 und einer JRE ab der Version 1.4.2 mit neueren Linux- Versionen eingesetzt werden können.
Die Workflow-Engine kann dagegen auf dem Server mit allen Domino-Versionen betrieben werden. Hier gibt es keine Versionseinschränkungen.
Der Web Viewer wiederum lässt sich auch mit Nicht-Windows-Versionen einsetzen – was ja auch der Sinn dieser Komponente ist. Er wird sowohl mit Linux- als auch AIX- und Solaris-Clients unterstützt.
Die Installation
Die Installation von Lotus Workflow 7 erfolgt auf einer Windows-Arbeitsstation. Eine vollständige Installation umfasst die Vorlagen für die Erstellung von Workflow-Datenbanken, den Architect für die Erstellung von Workflows, den Viewer und – bei Serverinstallationen – den Web-Viewer sowie die Beispieldatenbanken und Hilfedateien.
Die Installation der Kernkomponenten muss auf Windows-Systemen erfolgen, wobei in der Regel von einem Client aus installiert und auf einen Server repliziert wird. Der Web-Viewer muss in diesem Fall aber später eingerichtet werden.
Nach dem Start der Installation folgen zunächst die Abfrage des Benutzernamens und die Zustimmung zum Lizenzabkommen, bevor nach etwas Wartezeit die zu installierenden Komponenten ausgewählt werden können. Beim ersten System werden in der Regel alle Komponenten installiert.
Nach der Auswahl der Komponenten muss nur noch der Ordner im Startmenü bestätigt werden. Nach der Installation kann der Lotus Workflow Architect direkt gestartet werden.
Installation des Web Viewer Servlet
Eine Komponente, die zwingend auf einem Server installiert werden muss, ist das Web Viewer Servlet. Bei Systemen mit installierten Clientund Serverkomponenten wird dort nach den allgemeinen Abfragen zu Beginn und der Zustimmung zum Lizenzabkommen zunächst gefragt, ob die Installation im Client- oder Serververzeichnis erfolgen soll.
Auf dem Server werden in der Regel die Engine sowie das Web Viewer Servlet eingerichtet. Bei der Auswahl des Web Viewer Servlet wird eine Warnung angezeigt, die darauf hinweist, dass der Server Servlets unterstützen muss. Das ist ab der Version 5.0.4 prinzipiell der Fall. Falls Servlets noch nicht aktiviert sind, wird später eine Warnung angezeigt, weil die Datei servlets.properties nicht gefunden wurde. Diese kann aber für dieInstallation angelegt werden, so dass die Servlets auch später aktiviert werden können. Es bietet sich aber an, die Unterstützung für die Servlets bereits vorab im Konfigurationsdokument des Servers bei Internet Protocols/Domino Web Engine zu aktivieren.
Die Einrichtung des Web Viewer Servlet für andere Systemplattformen ist im TID 7003217 von IBM beschrieben. Das Grundkonzept ist, die Installation zunächst auf einer Windows-Arbeitsstation durchzuführen und die Dateien anschließend auf einen Server auf dem Nicht-Windows- System zu kopieren.
Der Artikel ist auch deshalb interessant, weil die relevanten Einstellungen in der Datei servlets. properties darin aufgeführt werden, die auch bei Konfigurationsanpassungen auf Windowsbasierenden Domino-Servern relevant sein können. Die Installation und Konfiguration des Web Viewer wird in einer der folgenden Ausgaben von Expert’s inside Lotus Notes/Domino im Detail behandelt.
Basiskonfiguration
Nach der Installation sind noch einige weitere Konfigurationsschritte erforderlich. Falls der Web Viewer zum Einsatz kommt, müssen die Benutzer mindestens die Berechtigung Run restricted Java/Javascript/COM erhalten (Bild 2). Der Web Viewer arbeitet mit einem Java-Applet.
Für die Nutzung der Beispieldatenbank, die mit dem Programm geliefert wird, muss der Installationsassistent auf der About-Seite dieser Datenbank ausgeführt werden. Er fügt die Notes- ID des aktuellen Benutzers an mehreren Stellen ein und erstellt ein Setup-Dokument, über das der aktuelle Benutzer Besitzer der Datenbank wird, so dass alle Einträge in der Datenbank angepasst werden können.
Außerdem sollte eine ID für Lotus Workflow erstellt werden, die für die Administration verwendet wird. Diese wird unter anderem für zeitgesteuerte Agents benötigt, um Benachrichtigungen zu senden. Auf die Maildatei dieses speziellen Benutzers sollten die Notes-Administratoren zugreifen können, um nicht zustellbare Mails bearbeiten zu können. Die ID muss Lotus- Script-Agents unbeschränkt ausführen dürfen.
Die wichtigsten Datenbanken
Es gibt einige spezielle Datenbanken bei Lotus Workflow. Anwendungsdatenbanken nutzen in jedem Fall folgende Datenbanken:
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Die Organisationsdatenbank mit den Strukturinformationen zur Organisation und den an Workflows beteiligten Benutzern.
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Die Prozessdefinitionsdatenbank mit Informationen zu den Prozessen.
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Die Design Repository-Datenbank mit den hinterlegten Designobjekten, die im Workflow Architect genutzt werden.
Zusätzlich können noch weitere Datenbanken für die Überwachung der Workflows und die Archivierung erstellt werden.