So liegt sowohl bei Einzelplatzgeräten als auch Abteilungsdruckern fehlendes Papier auf Platz eins der häufigsten Gründe, warum nicht gedruckt werden kann. Auf den nächsten Rängen folgen Papierstau und leere Verbrauchsmaterialien. Dies hat die Studie „printerumfrage10“ des Beratungsunternehmens dokulife ergeben, die im Auftrag des Druckerherstellers Brother durchgeführt wurde. Dabei wurden knapp 9000 Anwender befragt, die Rekrutierung der Befragten erfolgte über unterschiedliche (IT-)Medien. Damit sind die Ergebnisse zwar nicht unbedingt repräsentativ, liefern aber jedoch ein gutes Bild, was Anwender im Alltag erleben. Die Studie soll Hinweise auf die wirkliche Druckernutzung liefern, respektive welche Geräte im Alltag tatsächlich genutzt werden.
Multifunktionsgeräte beziehungsweise Drucker mit leerem Papierfach oder leer gedruckter Tonerkartusche erfahren offensichtlich die gleiche Beachtung, wie die nur noch mit Bodensatz gefüllte Kaffeekanne in der Büroküche. In der Hoffnung, dass der nächste Kollege sich dem Problem widmet, wird dieses ignoriert. Bei Geräten, die von einem Anwender alleine genutzt werden, fallen die Ergebnisse naturgemäß etwas besser aus. Zwar bieten nahezu alle professionellen Geräte entsprechende Benachrichtigungs- und Alarmfunktionen, die eigentlich helfen sollten, derlei Unbill zu vermeiden. Doch inwieweit diese genutzt werden oder ob die Nachrichten eine verantwortliche Person erreichen, steht auf einem anderen Blatt. Die Beseitigung der Fehler dauert gemäß der Studie umso länger, je größer das Unternehmen ist.
Wenn denn gedruckt werden kann, sind die meisten Druckjobs nicht besonders üppig. Viele Druckjobs umfassen nur eine Seite, mehr als 40 Seiten sind die Ausnahme. So drucken über 90 Prozent der Befragten zwei bis fünf Seiten pro Druckjob. Zudem hat die printerumfrage10 ergeben, dass auch in Großunternehmen keineswegs nur auf großen Abteilungsgeräten gedruckt wird. So nutzen auch dort 24 Prozent der Befragten ein Druckgerät alleine am Arbeitsplatz.
Printmanagement und Prozessmanagement erforderlich
Hinsichtlich der verwendeten Drucktechnologie kommt die Studie zu dem Ergebnis, dass Tintenstrahlgeräte vornehmlich in kleineren Unternehmen anzutreffen sind. Bei Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern dominieren SW-Lasergeräte. In kleineren Firmen kommen häufig Multifunktionsgeräte mit Fax zum Einsatz, während in großen Unternehmen zu einem hohen Prozentsatz auch reine Drucker genutzt werden.
Dass direkte und indirekte Druckkosten ein ganz erheblicher Faktor bei den Aufwendungen eines Unternehmens sind haben zahlreiche Untersuchungen hinlänglich belegt (siehe auch Mit Print-Management 30 Prozent sparen). Dem versucht man mit entsprechenden Sparmaßnahmen zu begegnen. Zu den besonders beliebten Maßnahmen gehört diesbezüglich die Einschränkung des Farbdrucks, wie die „printerumfrage10“ belegt. Große Unternehmen versuchen zudem die Anzahl der Geräte zu konsolidieren.
In Unternehmen liegt die Beschaffung der Geräte häufig nicht in den gleichen Händen, wie der Einkauf von Toner und Papier. Dass ein effizientes Printmanagement einige der genannten Probleme beseitigen könnte, haben bereits zahlreiche Studien belegt. Mit einem erfolgreichen Printmanagement muss daher häufig auch ein entsprechendes Prozessmanagement einher gehen, dass entsprechende Zuständigkeiten regelt. Ganz uneigennützig präsentieren Hersteller derartige Ergebnisse meist nicht, bieten sie doch meist entsprechende Komplettlösungen an, auch häufig unter „Managed Print Services“ geführt. Diese sollen dann beispielsweise garantieren, dass eine zeitnahe Versorgung mit Verbrauchsmaterialien oder auch Papier geregelt ist. (mje)