Betrachten wir zunächst die Vergabe von Rechten über die Eigenschaften der Ordner. Wenn ein Benutzer von dieser Funktion Gebrauch macht, passiert genau das, was man auch erwartet. Die angegebenen Rechte werden genau für den ausgewählten Ordner an die entsprechenden Benutzer vergeben. Der so berechtigte Benutzer kann sich weder an das Postfach anmelden noch kann er E-Mails im Namen des Anwenders versenden. In einem Beispiel meldet sich Anwender1 an seinem Postfach an und gibt Anwender2 auf seinen Posteingang das Recht Stufe 4. Dann kann sich Anwender2 nicht an dem Postfach von Anwender1 anmelden. Aber Anwender2 kann sich an sein eigenes Postfach anmelden und dann den Posteingang von Anwender1 öffnen und die darin enthaltenen Nachrichten lesen. Allerdings kann Anwender2 auf diese Art und Weise mit Outlook nur die Ordner Posteingang, Notizen, Kalender, Kontakte, Journal und Aufgaben öffnen, denn Outlook erlaubt über sein Benutzerinterface nicht den Zugriff auf beliebige Ordner. Auch auf etwaige Unterordner des Posteingangs von Anwender1 hat Anwender2 keine Rechte, da sich die Outlook-Rechte nicht vererben.
Stellvertreter
Unter Extras/Optionen findet sich der Befehl Stellvertreter. Auch über diesen Befehl kann Benutzer1 Rechte an einen anderen Benutzer vergeben, doch nur für die sechs speziellen Ordner, die man mit Outlook auch öffnen kann. Auch stehen nicht alle Berechtigungslevel zur Verfügung. Unabhängig von den hier vergebenen Rechten, erhält Benutzer2 auch noch das Recht Senden im Auftrag von. Benutzer2 kann also in das Feld Von einer E-Mail den Namen von Benutzer1 eingeben und eine Nachricht verschicken. Im Posteingang des Empfängers einer solchen Nachricht taucht dann als Absender Benutzer1 auf. Erst nach dem Öffnen der Nachricht sieht der Empfänger die Informationen Gesendet von Benutzer2 im Auftrag von Benutzer1. Dass dieses Recht tatsächlich vergeben wurde, kann der Administrator verifizieren, indem er das Benutzerobjekt im Active Directory von Benutzer1 öffnet.
Über die Stellvertreterfunktionen können Sie auch gezielt das Recht einschränken, private Objekte anzuzeigen. Diese Option wird vom Outlook Client ausgewertet. Im Gegensatz dazu führt die Option, dass Einladungen auch an den Stellvertreter geschickt werden sollen, zur Erstellung einer entsprechenden Regel auf dem Exchange Server.
Die über die Stellvertreterfunktion vergebenen Rechte überschreiben eventuell auf den einzelnen Ordnern vorhandene. Auch sorgt die Stellvertreterfunktion dafür, dass der Name von Benutzer2 auf der Rechteseite aller sechs speziellen Ordner im Postfach von Benutzer1 auftaucht, auch wenn keine Rechte vergeben wurden. Dann steht der Name von Benutzer2 auf der Rechteseitem mit dem Recht Keine.
Kombinationen
Die über die Stellvertreterfunktion vergebenen Rechte kann Anwender1 nun wieder durch das Ändern der Rechte auf den einzelnen Ordnern manipulieren. Ruft er danach wieder die Stellvertreterfunktion auf, so bekommt er dort auch die tatsächlich gültigen Rechte angezeigt. Die Stellvertreterfunktion ist also so intelligent, dass sie beim jedem Aufruf die tatsächlich gesetzten Rechte für die Benutzer anzeigt, die als Stellvertreter definiert wurden. Hat Benutzer1 jedoch auf den einzelnen Ordnern Rechte an andere Benutzer vergeben, die er nicht auch als Stellvertreter definiert hat, so tauchen diese Rechte nicht beim Aufruf der Stellvertreterfunktion auf. Wirklich sicher kann man also die tatsächlich vergebenen Rechte nur durch einen Blick auf jeden einzelnen Ordner überprüfen.
Löscht Benutzer1 nun den Namen von Benutzer2 von Hand von allen Ordnern, so könnte Benutzer1 den Eindruck gewinnen, er hätte die Vergabe des Stellvertreterrechts an Benutzer2 rückgängig gemacht. Dem ist aber nicht so, denn das Recht zum Senden im Auftrag von und auch die eventuell eingerichtete Regel für das Weiterleiten von Besprechungsanfragen existieren immer noch.
Um diese Dinge rückgängig zu machen, muss also Benutzer1 wieder die Stellvertreterfunktion bemühen und hier Benutzer2 löschen. Allerdings sorgt dieser Löschvorgang auch dafür, dass die Rechte von Benutzer2 auf die sechs speziellen Ordner von Benutzer1 gnadenlos entfernt werden, egal, ob Benutzer1 diese eventuell manuell auf den einzelnen Ordnern angepasst hat.
Zusammenfassung
Die Vergabe von Rechten auf die sechs wichtigsten Ordner von Outlook an andere Benutzer ist eine sinnvolle Funktion bei Verwendung von Outlook mit dem Exchange Server. Auch die Vereinfachung, die die Stellvertreterfunktion darstellt, ist eine gute Sache. Allerdings kann es für die Anwender sehr verwirrend werden, wenn sie beide Funktionen abwechselnd und mehrfach verwenden. Daher ist es im Rahmen einer FAQ-Seite zu Outlook im Intranet sicher nicht verkehrt, hier im Detail darauf einzugehen, wie die Anwender Rechte vergeben sollten.