Ausgerechnet Marissa Mayer. Die ehemalige Managerin und Mitarbeiterin Nummer 20 von Google setzt bei ihrem neuen Brötchengeber Yahoo auf Arbeitsmethoden, die manche Beschäftigte als Rückschritt in die "Arbeitswelt 1.0" interpretieren dürften. Die Geschäftsführerin des Internet-Konzerns ließ die Mitarbeiter im Februar 2013 in einer E-Mail wissen, dass es mit der legeren Home-Office-Kultur, die bei Yahoo bis dahin an der Tagesordnung war, ein Ende habe. Von nun an gelte eine strikte Anwesenheitspflicht im Büro: "Wir müssen ein Yahoo sein, und das beginnt damit, dass wir physisch zusammen sind", so Mayer in der Mail. Nur in Ausnahmefällen dürfen Yahoo-Mitarbeiter seitdem ihren Job vom Home Office aus erledigen.
Mit dieser Strategie stellt sich Yahoo gegen einen Trend, dem vor allem Unternehmen folgen, die sich als besonders innovativ geben wollen. Dies drückt sich beispielsweise in flexiblen Arbeitszeitmodellen und Bürolandschaften aus, welche die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verschwinden lassen. Ein Musterbeispiel dafür ist Marissa Mayers ehemaliger Arbeitgeber Google. Das Internet-Unternehmen stellt seinen Mitarbeitern eine Mischung aus Arbeits- und Wohnzimmer-Umgebung zur Verfügung. Neben klassischen Arbeitsbereichen sind "Chill"-Zonen vorhanden, in denen Beschäftigte ausspannen, miteinander plaudern oder sich am Kicker-Automat austoben können. Wer ungestört arbeiten möchte, kann das in abgeschotteten Räumen tun. In allen Bereichen stehen Wireless LANs und Mobilfunkverbindungen zur Verfügung, die den Zugang zum Firmennetz und dem Internet eröffnen.
Der feste Arbeitsplatz wird mobil
Die meisten der derzeit 18 Millionen Beschäftigten in Deutschland, die nach Angaben des Statistischen Bundesamts einer Bürotätigkeit nachgehen, müssen wohl noch einige Zeit lang auf Chill-Zonen warten. Auf welche Weise und in welchen Umgebungen diese Knowledge Worker künftig arbeiten werden, ermittelt unter anderem das Forschungsnetzwerk "Office 21", das vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) initiiert wurde. Ein, wenn auch wenig überraschendes, Resultat der Forschungsarbeiten liegt bereits vor: Die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter wird in Bezug auf Arbeitszeitmodelle und Arbeitsplatzkonzepte immer wichtiger. Auch Aspekte wie Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit der beruflichen Tätigkeit werden bis 2025 an Bedeutung gewinnen.
Die Entwicklung zu größerer Mobilität hat mehrere Facetten:
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eine immer umfangreichere Ausstattung von Mitarbeitern mit mobilen Endgeräten wie Notebooks, Tablet-Rechnern und Smartphones,
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die Nutzung privater mobiler Geräte im Unternehmen, Stichwort "Bring your own Device" (ByoD),
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die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes, etwa in Form von Home-Office-Modellen oder der verstärkten Nutzung von Zeiten, in denen Mitarbeiter unterwegs arbeiten, etwa auf einem Flughafen oder im Zug.
Laut einer Umfrage der IT-Firma Citrix Systems vom vorigen Jahr setzt ein Mitarbeiter in Deutschland derzeit im Schnitt sechs unterschiedliche Geräte ein, um auf das Firmennetz und das Internet zuzugreifen - vom Desktop-Rechner über Smartphones bis hin zu Tablet-Systemen wie dem iPad oder Geräten mit Android und Windows 8. Daran wird sich laut Citrix bis 2020 nichts ändern. Das bestätigt auch die Studie "Arbeiten in der digitalen Welt" des IT- und Telekommunikations-Branchenverbandes Bitkom. Ihr zufolge nutzt die Mehrzahl der Beschäftigten in Deutschland sowohl stationäre Computer als auch Mobiltelefone und weitere Mobilgeräte wie Tablets oder mobile Industrierechner (PDAs) für die Arbeit.
Mit "Mobile Workstyle" Nachwuchskräfte anlocken
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Wie sich die bunte Mobil-Welt in Unternehmen in letzter Konsequenz auswirken wird, lässt sich noch nicht umfassend einschätzen. Ein Effekt ist jedoch bereits jetzt erkennbar: Arbeit ist nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Laut der Bitkom-Studie arbeiten 55 Prozent der Büro-Arbeiter in Deutschland mittlerweile regelmäßig unterwegs, etwa im Zug, Flugzeug oder in Nahverkehrsmitteln. Rund 62 Prozent greifen von zu Hause auf Daten und Applikationen im Firmennetz zu, ein Drittel sogar regelmäßig.
Laut der Citrix-Umfrage wollen im Jahr 2020 an die 89 Prozent aller Unternehmen ihren Mitarbeitern einen solchen "Mobile Workstyle" ermöglichen. Sie versprechen sich davon eine höhere Agilität und Flexibilität der Beschäftigten und niedrigere Kosten, etwa weil weniger Büroräume erforderlich sind. Ein weiterer, derzeit noch unterschätzter Faktor von Mobility und den damit verbundenen flexiblen Arbeitszeitmodellen: Unternehmen gehen davon aus, dass sie mit solchen attraktiven Arbeitsformen junge Nachwuchskräfte an sich binden können, die einen klassischen "9-to-5-Job" im Büro als antiquiert empfinden.
Flexible Ordnung statt kreativem Chaos
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Zu den Schattenseiten, die mit dem Einsatz einer immer breiteren Palette von mobilen Systemen verbunden ist, zählen die Absicherung der Systeme selbst und der darauf befindlichen Daten. "Die Anforderungen hinsichtlich Sicherheit und Infrastruktur steigen. Durch den verstärkten Einsatz mobiler Endgeräte lässt sich beispielsweise immer schwerer vorhersagen, wo diese Geräte auf das Netzwerk zugreifen", sagt Michael Döschl, Leiter Collaboration Architecture bei Cisco Deutschland. "Dementsprechend müssen nicht nur Daten auf den Endgeräten, sondern auch Zugänge zum Netz abgesichert und auf sichere Weise implementiert werden."
Das schließt ein, die Zahl der eingesetzten Systemplattformen zu limitieren. Derzeit stehen zwar die Zeichen auf "Bring your own Device", also den Einsatz privater mobiler Endgeräte im Unternehmen. Aber diese Entwicklung dürfte sich abschwächen, schon allein deshalb, weil der Aufwand zu hoch ist, technischen Support für viele unterschiedliche Plattformen zu leisten und den Schutz vertraulicher Informationen auf diesen Systemen zu gewährleisten.
Statt "Bring your own Device" wird die Devise künftig "Choose your own Device" heißen. Das bedeutet, der Mitarbeiter kann zwischen mehreren Modellen mobiler Systeme wählen, die ihm die Unternehmens-IT anbietet. Dieses Smartphone oder Tablet kann der Nutzer dann sowohl geschäftlich als auch privat nutzen - eine Vision, von der viele Unternehmen heute noch meilenweit entfernt sind: "Ich muss zwangsweise zwei Smartphones verwenden: ein Firmen-Blackberry und ein privates Telefon", sagt beispielsweise eine ob dieser Politik verärgerte Mitarbeiterin der IT-Abteilung eines italienisch-deutschen Bankhauses in München. "Unser Haus untersagt strikt die private Verwendung von firmeneigenen IT-Geräten, ganz zu schweigen von Bring your own Device."
Hier können Ansätze wie Virtualisierung Abhilfe schaffen: Entweder werden auf dem Endgerät zwei völlig getrennte Bereiche eingerichtet, einer für berufliche, einer für private Zwecke. Oder der Mitarbeiter greift via Mobilfunk- oder Wireless-Netz von einem beliebigen Endgerät auf seine Arbeitsumgebung zu, die auf Servern im Data Center der Firma läuft.
Nach der E-Mail-Welle kommt die Social-Flut
Einen wesentlichen Einfluss auf die interne Kommunikation von Unternehmen werden soziale Medien haben. Bereits heute setzt laut einer Bitkom-Untersuchung und der Medienagentur Storymaker der Großteil der deutschen Unternehmen auf Social Media. Besonders gefragt sind Wikis, Blogs und Intranets. Auffallend ist jedoch, dass alle Unternehmen einen Nachholbedarf bei "echten" internen Social-Media- und Social-Business-Collaboration-Plattformen haben. Die Nutzungsrate bewegt sich bei etwa 27 Prozent.
Social-Media-Plattformen für Unternehmen gibt es mittlerweile von der Stange. Zu den etablierten Anbietern zählen IBM, Microsoft (Yammer), Jive Software und Salesforce. Zu den Herausforderern zählen nach Angaben der Beratungsgesellschaft Gartner unter anderem Tibco, VMware und Atlassion. Es ist davon auszugehen, dass vor allem Mitarbeiter, die der "Millennium-Generation" (zwischen 1980 und Ende der 1990er Jahre Geborene) angehören, die Nutzung dieser Form der Kommunikation forcieren werden. Der Grund: Diese Generation wächst mit Social-Media-Services wie Facebook und Google+ auf und möchte vergleichbare Funktionen für den firmeninternen Informationsaustausch nutzen.
Das bedeutet aber nicht, dass künftig nur die "Generation 40+" per E-Mail Informationen austauscht: "Besonders junge Kolleginnen und Kollegen kommunizieren parallel zur unternehmensinternen Social-Collaboration-Plattform weiterhin per E-Mail, weil diese eine gewisse Verbindlichkeit mit sich bringt, dass sie gelesen und beantwortet wird. Das zeigt sich am drastischsten, wenn per E-Mail auf einen Beitrag auf der Social-Collaboration-Plattform aufmerksam gemacht wird", sagt Jörg Klückmann, Social Guardian und Head of Enterprise Business Process Management Product Marketing bei der Software AG.
Unternehmen sollten nicht blind auf Social Media setzen
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Klückmann warnt Unternehmen, blind auf Social Media zu setzen: "Oft stellt die IT-Abteilung eine Social-Collaboration-Plattform bereit, die jeder im Unternehmen nutzen kann. Wenn dieser Collaboration jedoch keine Richtung, kein Ziel gegeben wird, entwickelt sie sich schnell zu einer unübersichtlichen ,Social-Flut`", so der Fachmann "Stellen Sie sich ein Meeting vor, in dem 20 Personen ohne Themen- und Zielvorgabe zusammengebracht werden." Dies sei heute der Ist-Zustand von Social Collaboration in vielen Unternehmen. "Keiner weiß genau, was er damit tun soll. Um das Potenzial von Social Colalboration zu erschließen, bedarf es einer konkreten Aufgabenstellung wie etwa der Verbesserung eines bestimmten Geschäftsprozesses."
Die IT-Abteilung stellt die Flexibilisierung der Arbeitswelt vor ernst zu nehmende Herausforderungen: "Der Einsatz privater Endgeräte im Unternehmen und Cloud Computing zählen zweifelsohne zu den großen IT-Trends. Beide haben umfassende Auswirkungen darauf, wie Unternehmen ihre Infrastruktur designen und verwalten müssen", sagt Cisco-Manager Döschl.
Firmen fürchten den Verlust der Kontrolle über ihre Daten
Er geht davon aus, dass die Arbeitswelt von morgen vor allem durch den Einsatz von Social-Business-Collaboration-Lösungen beeinflusst wird: "Social Media bündelt alle Informations-Reservoirs im Unternehmen unter einer gemeinsamen Oberfläche. Und weil zu diesen Informationsquellen das Wissen der Mitarbeiter sowie eine effiziente Kommunikation gehören, wird Social Media erst durch die Integration in die firmeneigene Collaboration-Plattform komplettiert." Diesen Ansatz verfolgt Cisco mit dem Collaboration-Client Jabber und der Social-Media-Plattform WebEx Social. Damit stehen dem Nutzer Präsenzinformationen, Instant Messaging, Sprach- und Videokommunikation und Desktop-Sharing in einem System zur Verfügung.
Doch allen Marktprognosen zum Trotz scheint sich dieses zentrale Tool der Arbeitswelt 3.0 oder gar 4.0 noch nicht recht durchzusetzen: "Viele Firmen zögern mit dem Schritt in die Enterprise-2.0- und Social-Welt", klagt Döschl. "Sie assoziieren Social Media mit externen sozialen Netzen und fürchten daher den Verlust der Kontrolle über vertrauliche Geschäftsinformationen. Würden Unternehmen ihren Mitarbeitern und Teams eine firmenweite Enterprise-Social-Plattform zur Verfügung stellen, wären diese Sorgen unbegründet."
Es verwundert nicht, dass IT-Branchenverbände wie der Bitkom und IT-Firmen wie Dell und Microsoft den Trend zu IT-Arbeitsplätzen in Verbindung mit einer hoch flexiblen "Mobile Workforce" begrüßen. Gleiches gilt für Unternehmen wie Regus, einen Anbieter von Co-Working Spaces, also Arbeitsräumen in speziellen Gebäuden, die Unternehmen oder Selbstständige nach Bedarf mieten können.
Regus hat Firmen befragt, welche Effekte sie aufgrund der Einführung flexibler Arbeitszeiten und von Home-Office-Modellen verzeichnet hätten. Demnach verbuchten 59 Prozent der Unternehmen einen Anstieg der Produktivität. An die 43 Prozent der Umfrageteilnehmer in Deutschland gaben zudem an, dank solcher Modelle kreativer und motivierter zu sein. Allerdings mangelt es solchen Studien an harten Fakten, etwa wie sich der vermeintliche Kreativitätszuwachs in Steigerungen des Umsatzes oder einer Senkung der Betriebskosten niederschlägt.
In einer Studie von IBM, die vor acht Jahren erstellt wurde ("The Mobile Working Experience"), aber nichts an Aktualität verloren hat, beklagten sich Home-Office-Mitarbeiter über eine mangelhafte Zusammenarbeit mit Kollegen, die im Firmenbüro saßen. Solche Effekte, ebenso wie die soziale Vereinsamung von "Remote Workers", die nur per Videokonferenz und Social-Collaboration-System mit Kollegen kommunizieren, sind ein zentrales Problem der neuen Arbeitswelt. Dem stehen positive Effekte gegenüber, etwa die bessere Vereinbarung von Berufs- und Familienleben durch eine flexible Arbeitsplatz- und Arbeitszeitgestaltung. Doch gerade das Beispiel Yahoo zeigt, wie schnell die hoch gelobte neue Freiheit von Arbeitnehmern ein Ende hat, wenn ein Firmenchef sie für nicht opportun hält.
Kriterien von erfolgreichen Social-Collaboration-Projekten
Nach Angaben der Marktforschungs- und Beratungsgesellschaft Gartner setzen inzwischen 70 Prozent der Unternehmen auf moderne Arbeitsformen wie Social Collaboration. Dazu zählen Chats, Videoconferencing, Wikis und interne Social-Media-Plattformen. Doch laut Gartner bringen nur zehn Prozent der Social-Collaboration-Initiativen dem Unternehmen einen nachweisbaren Nutzen. Der Grund für diese schlechte Quote: Unternehmen verfahren nach dem Motto "Implementieren und beten". Das heißt, sie geben ihren Mitarbeitern die Tools an die Hand, ohne ihnen deren Nutzen zu erläutern.
Damit ein Social-Collaboration-Projekt im Unternehmen den erhofften Erfolg hat, sind laut Gartner unter anderen folgende Faktoren wichtig:
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Hohe Attraktivität für potenzielle Nutzer: Die User sollten auf Anhieb erkennen, auf welche Weise sie selbst und das Unternehmen von Social Collaboration profitieren können. Wenn nur wenige Mitarbeiter solche Instrumente nutzen, bleibt deren Wirkung begrenzt.
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Community bilden: Ähnlich wie bei Online-Communitys lebt Social Business Collaboration davon, dass sowohl "normale" Mitarbeiter als auch die Unternehmensspitze regelmäßig Beiträge verfassen und die Plattform mit Leben füllen. In diesem Punkt greifen dieselben Gesetze wie bei öffentlich zugänglichen Online-Foren und Communities: Keine Postings bedeutet kein "Leben", und damit ist eine Plattform uninteressant.
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Klare Zielsetzung definieren: Social Business Collaboration muss einen klar definierten und messbaren Nutzen für ein Unternehmen haben, etwa einfachere und damit weniger zeitaufwendige Abstimmungsprozesse als mittels konventioneller Verfahren wie E-Mail.
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Keine Risiken eingehen: Als Unternehmensrisiken durch Social Collaboration sieht Gartner mehrere Gefahrenpunkte, etwa dass interne Informationen nicht dazu autorisierten Personenkreisen zugänglich gemacht werden oder dass ein Collaboration-Projekt einer Mitarbeitergruppe aufgedrängt wird, die mit solchen Kommunikationsformen nichts anzufangen weiß. Hier gilt es, vor Start eines entsprechenden Projekts sorgfältig abzuwägen, wo Risiken liegen und wie sie sich beseitigen lassen.
Den Arbeitsplatz "sharen"
Der feste Arbeitsplatz im Büro ist in Großunternehmen wie Siemens, BMW, IBM oder dem ADAC in dessen neuer Zentrale in München ein Auslaufmodell. Diese Unternehmen setzen neuerdings auf "Shared" oder "Flexible Desktops". Das heißt, jeder Mitarbeiter muss sich bei Arbeitsbeginn einen freien Büroarbeitsplatz suchen oder im Vorfeld einen Desktop buchen. Mit diesem Modell wollen Unternehmen die Nutzung der Arbeitsplätze verbessern. Ein Beispiel: Zwei Vertriebsmitarbeiter, die im Schnitt jeweils 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kundenbesuchen verbringen, können sich demnach einen Büroarbeitsplatz teilen.
Befürworter von Shared Desktops oder flexiblen Büroarbeitsarbeitsplätzen führen an, dass diese Arbeitsform effizienter und ressourcenschonender sei. Allerdings stecken hinter den Bemühungen von Unternehmen und Behörden, Mitarbeitern das Home Office oder einen "Desksharing"-Arbeitsplatz in der Firma schmackhaft zu machen, handfeste wirtschaftliche Gründe. Laut einer Umfrage, welche die IT-Firma Citrix Systems im vergangenen Jahr organisierte, wollen Unternehmen bis zum Jahr 2020 ihre Bürofläche um durchschnittlich 14 Prozent reduzieren. In Deutschland stehen demnach in sieben Jahren für jeweils zehn Mitarbeiter noch 7,9 Arbeitsbereiche im Unternehmen zur Verfügung. Das heißt, eine geringere Bürofläche ist erforderlich, und damit auch weniger Heizung, Strom und IT-Ausrüstung. (hk)
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der TC-Schwesterpublikation COMPUTERWOCHE.