In der EMEA-Region werden laut einer Studie von IDC pro Minute zwei Millionen Seiten gedruckt. Viele Unternehmen wissen überhaupt nicht, welche Kosten ihre Drucker und Kopierer verursachen.
Um die Druckkosten wirklich in den Griff zu bekommen und die Einsparpotenziale auszuschöpfen, gibt es zahlreiche Maßnahmen. Manche sind recht einfach zu realisieren, andere erfordern den Einsatz von komplexen Software-Lösungen und den Eingriff in die Output- und IT-Struktur der Anwender.
Cortado, unter anderem Anbieter der Druckmanagementlösung Thinprint, hat zehn Maßnahmen zusammengestellt, mit denen sich Druckkosten senken lassen.
So sparen Sie Druckkosten -
Tipp 1: Druckkosten analysieren
Die Verwendung geeigneter Tracking-Tools oder Lösungen mit integrierter Tracking-Funktion verschafft einen Überblick über die Auslastung der Geräte und über entstehende Kosten und Einsparmöglichkeiten.
Tipp 2: Kostensparende Drucker-Standards einstellen
Die Voreinstellung von Standards für Duplexdruck oder Entwurfsqualität senkt Papier- und Toner-Kosten erheblich und ist für die meisten Arbeitsgebiete und Anlässe ausreichend.
Tipp 3: Pull Printing einführen
Das benutzerauthentifizierte Starten von Druckjobs am Druckgerät spart die Toner- und Papierkosten für ausgedruckte, aber nie abgeholte Dokumente ein. Weiterer Spareffekt: Pull Printing macht die Anschaffung lokaler Drucker für Abteilungen mit vertraulichen Informationen überflüssig.
Tipp 4: Teure Drucker-Wartungsverträge einsparen
Mit einer Pull-Printing-Lösung können Nutzer im Falle eines defekten Druckers einfach einen anderen auswählen. Dadurch werden Helpdesk-Anfragen minimiert; teure Wartungsverträge mit kurzen Reaktionszeiten entfallen.
Tipp 5: Administrationsaufwand für die Verwaltung von Druckertreibern senken
Die Zentralisierung der Druckerteiber auf zentralen Druckservern und die Nutzung von virtuellen Druckertreibern kann den Administrationsaufwand auf ein Minimum reduzieren.
Tipp 6: Helpdesk-Calls reduzieren durch einheitliche Druckdialoge
Einheitliche Druckdialoge sind optimal, da sie keinen Anruf beim Helpdesk und keinerlei Schulungsaufwand verursachen. Hier helfen Lösungen mit virtuellen Druckertreibern, die den Druckdialog vereinheitlichen.
Tipp 7: Druckdaten komprimieren
Druckdaten erzeugen eine hohe CPU- und Netzwerklast. Unabdingbar ist hier eine entsprechende kostspielige Bandbreite – oder besser – eine Lösung, die die Druckdaten auf ein Minimum reduziert.
Tipp 8: Hardwarekosten gering halten
Unternehmen sollten Szenarien bevorzugen, in denen sie nicht zur Anschaffung eines völlig neuen Geräteparks gezwungen und an bestimmte Hardwarehersteller und -modelle gebunden sind.
Tipp 9: Printserver einführen
Bereits ab 30 Nutzern ist es sinnvoll, einen zentralen Druckserver einzuführen. Die Verwaltung und Aktualisierung der Systeme wird vereinfacht, und Störungen im Druckprozess wirken sich nicht unmittelbar auf die Anwendungen aus.
Tipp 10: Drucken in die Cloud verlagern
Eine noch wenig verbreitete Möglichkeit, die Kosten rund um den Themenkomplex Drucken zu senken, ist die vollständige Verlagerung der Druckdienste in die Cloud. Das Unternehmen muss sich damit ausschließlich um seine Drucker kümmern. Aufwendungen für Server, Helpdesk Calls und Administration entfielen.
(hal)