Herr M?ller musste heute um 5:30 Uhr aufstehen, damit er es bis 10 Uhr rechtzeitig zum 250 Kilometer entfernten Meeting schafft. Um halb zw?lf ist schon wieder Schluss, ein bisschen Small Talk und Zeit f?r?s Networking, und schon geht es wieder zur?ck. Wie produktiv der Nachmittag war, kann sich jeder selbst denken.
Zeit ist Geld. L?ngst halten Unternehmen daher Meetings via Internet ab. Rund ein Viertel der DAX-30-Unternehmen nutzt die Videotelefonie bereits. Denn Videokonferenzen haben viele Vorteile: Nicht nur, dass man sein Gegen?ber sieht und sich bequem mit mehreren Personen gleichzeitig unterhalten kann. Ein ruhiger Platz und ein Smartphone ersetzen die teure Anreise.
Doch eine erfolgreiche Web-Konferenzen muss geplant sein. Einige Dinge sollten IT-Dienstleister ihren Kunden mit an die Hand geben, damit das Online-Meeting auch effektiv ist. ChannelPartner verr?t Ihnen, welche.
Foto: Harald Karcher
Fr?hzeitig schulen
Nach der Einf?hrung einer neuen Web-Konferenz-L?sung ist vor allem eines wichtig: Sowohl der Leiter - bzw. Moderator - als auch die Teilnehmer m?ssen sich mit den Funktionen der neuen L?sung vertraut machen; das ist eine grundlegende Voraussetzung, um das Tool effektiv zu nutzen.
Vor allem, wenn sich die Fragen zu den Funktionen der L?sung w?hrend der Web-Konferenz h?ufen, lenkt das vom eigentlichen Thema ab - und das auf Kosten derer, die sich vorbereitet haben.
Zeit ist Geld
Auch wenn die Teilnehmer nicht physisch pr?sent sind, ist P?nktlichkeit genauso wichtig wie bei echten Meetings. Hier gilt: Mit der Anzahl der Teilnehmer steigen die Kosten, die entstehen, wenn andere warten m?ssen.
Es ist nicht selten, dass pl?tzlich kurz vor dem Meeting die Einwahldaten weg sind. Ein Stress, auf den man gerne verzichtet. Ein zentraler und immer gleichbleibender Ort, an dem ein Teilnehmer die Einwahldaten hinterlegen - beispielsweise im Kalender -, wirkt solch hektischen Situationen entgegen.
Generell schadet es bei Web-Konferenzen keinesfalls, sich ein paar Minuten fr?her anzumelden. Sollte einmal bei der Einwahl ins Meeting etwas nicht klappen, bleibt so etwas Zeit, um reagieren zu k?nnen.
Wer darf was
Moderne L?sungen wie Microsofts Lync oder Citrix GoToMeeting geizen nicht an Funktionen, um die Produktivit?t des Meetings zu erh?hen.
Admins k?nnen flexibel festlegen, wer in den Meetings nur zuschauen oder aktiv werden soll. So l?sst sich beispielsweise gewissen Teilnehmern die Tastatur- und Mauskontrolle ?bergeben, um bestimmte Ergebnisse zu pr?sentieren - und bei Bedarf auch wieder entziehen.
Auch eine Trennung von Chats macht unter Umst?nden Sinn, um nur diejenigen anzusprechen, f?r die die Inhalte auch wirklich bestimmt sind.
Was f?rs Auge
Ein Mehrwert von Web-Konferenzen sind ganz klar die Videos. Viele Wissenschaftler gehen heute davon aus, dass der Gro?teil der Kommunikation non-verbal abl?uft.
Videos steigern die Aufmerksamkeit, denn m?des Zur?cklehnen h?tte den gleichen Effekt wie bei echten Meetings. Au?erdem erkennen die Teilnehmer am Gesichtsausdruck des Anderen gleich, ob das Gegen?ber etwas verstanden hat oder nicht.
Bei Audio Web-Konferenzen fehlt hingegen diese M?glichkeit, auf die Gesten und Mimik der anderen Teilnehmer zu reagieren.