Vielen graut es vor dem Moment, in dem sie nach einem längeren Urlaub ihr E-Mail-Programm öffnen und im Posteingang eine irrsinnig hohe Anzahl ungelesener Nachrichten wartet. Auch wenn die Mehrzahl irrelevant ist und einfach gelöscht werden kann, frisst das Zeit. Die muss man auch investieren, um sich von den Kollegen auf den aktuellen Stand bringen zu lassen.
Meist geht all das schneller als man denkt, zeigen Umfrageergebnisse des Personaldienstleisters OfficeTeam: Bereits ein bis zwei Tage nach der Rückkehr aus dem Urlaub haben 61 Prozent der Angestellten ihren normalen Arbeitsrhythmus wiedergefunden. Knapp ein Viertel (23 Prozent) braucht dafür sogar weniger als einen Tag.
Die Studienergebnisse zeigen auch, wer einspringt, wenn Angestellte Urlaub machen. 69 Prozent der Befragten übergeben für die Urlaubszeit Aufgaben an Kollegen. In 35 Prozent der Fälle wird während des Urlaubs nach oben delegiert - dann erledigt der Vorgesetzte die To Dos seines Mitarbeiters. Sieben Prozent der befragten Unternehmen holen sich zur Urlaubszeit für die anfallenden Aufgaben Unterstützung durch Zeitarbeitskräfte.
Dem Urlaubsvertreter alle relevanten Themen übergeben
So eine Urlaubsübergabe kann natürlich nur funktionieren, wenn man sich nicht an seinen Aufgaben festklammert, sondern der Urlaubsvertretung alle relevanten Themen übergibt. Damit dies gelingt, listet man zum Beispiel in einer Tabelle alle Themen auf, die während der Abwesenheit anfallen können. Dann erläutert man den aktuellen Arbeitsstand, nennt Ansprechpartner und verweist auf den Ordner im gemeinsamen Laufwerk, auf dem man alle relevanten Dokumente und E-Mails zu diesem Thema abgespeichert hat. Idealerweise spricht man mit dem vertretenden Kollegen oder Vorgesetzten diese Tabelle kurz durch, um mögliche Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen und das Dokument gegebenenfalls noch zu ergänzen.
Für den gleichen Termin verabredet man sich am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub. Dort berichtet dann die Urlaubsvertretung vom aktuellen Stand und holt einen so zügig in die eigenen Themen zurück.
Tipps für Vorbereitung und Rückkehr
Wer aus dem Urlaub zurückkommt, muss aufpassen, dass die Erholung nach der Rückkehr ins Büro nicht flugs verflogen ist. Die ersten drei Ratschläge stammen von OfficeTeam:
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Wer im Urlaub war, sollte nicht erst einen Tag vor Arbeitsbeginn nach Hause kommen. Besser wäre es, noch ein bis zwei Tage frei zu haben, um den Urlaub entspannt und in Ruhe ausklingen zu lassen.
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Um die Urlaubsentspannung möglichst lange im Alltag zu erhalten, sollte man in den ersten Tagen zuhause genauso weitermachen, wie man den Urlaub beendet hat: mit ausschlafen, langen Spaziergängen, Sightseeing oder einem entspannten Restaurantbesuch.
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Bereits vor dem Urlaub erstellt man eine Liste mit den Aufgaben, die nach der Rückkehr ins Büro die höchste Priorität haben. Prasseln am ersten Arbeitstag nach den Ferien viele Neuigkeiten und Themen auf einen ein, hilft die Liste dabei, den Überblick zu behalten.
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Auch psychologisch lässt sich nachhelfen, indem man das Urlaubsgefühl im Gehirn verankert, wie es ein Psychologe in einem Beitrag der Apotheken Umschau beschreibt. Dabei denkt man so lange an einen bestimmten Reiseeindruck, bis sich das gute Urlaubsgefühl einstellt. Das können zum Beispiel der Geruch des Meeres oder das Kreischen der Möwen sein.
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Ein weiterer Tipp: Lässt der Job es zu, kann man bei einer möglichst entspannten Rückkehr nachhelfen. Dafür trägt man im Abwesenheitsassistenten ein, dass man ab Dienstag wieder erreichbar ist, kommt tatsächlich aber schon am Montag ins Büro. So hat man sich bereits wieder eingearbeitet und Liegengebliebenes erledigt, bevor das Telefon klingelt und Kollegen oder Kunden eine schnelle Antwort auf Mail-Anfragen verlangen.
Die Ergebnisse stammen aus der Studie Workplace Survey des Personaldienstleisters OfficeTeam, einem Geschäftsbereich von Robert Half International. An der Befragung nahmen 1.770 HR-Manager teil, 200 von ihnen aus Deutschland. (mje)
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation CIO.de.