Outlook-Signaturen lokalisieren
Alle erstellen Outlook-Signaturen befinden sich als Dateien auf der Festplatte. Sie lassen sich daher einfach auf ein externes Speichermedium sichern, um sie später auf dem neuen Computer wiederherzustellen. Natürlich kann man sie auch über das Netzwerk kopieren, entsprechende Rechte vorausgesetzt.
Für den Kopiervorgang beenden Sie zunächst Outlook. Dann starten Sie den Windows-Explorer, geben in die Adressleiste %appdata% ein und drücken Enter. Nun navigieren Sie weiter zu Microsoft\Signatures.
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Microsoft Outlook 2016
Signaturen, die private oder geschäftliche Angaben enthalten, verwalten Sie in Outlook in der Backstage-Ansicht, die Sie über den Datei-Tab erreichen.
Microsoft Outlook 2016
Anschließend klicken Sie in der Navigationsleiste links auf „Optionen“.
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Unter „E-Mail“ finden Sie im Abschnitt „Nachrichten verfassen“ rechts den Punkt „Erstellen oder ändern Sie Signaturen für Nachrichten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche daneben.
Microsoft Outlook 2016
Im folgenden Dialog lassen sich die bisher erstellten Signaturen verwalten oder neue anlegen. Deren Name findet sich in den dazugehörigen Dateien auf der Festplatte wieder.
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Den Ordner mit den Signaturen erreichen Sie aber nicht über die Outlook-Optionen, sondern den Dateimanager. Geben Sie in die Adressleiste „%appdata%“ ein und drücken Enter.
Microsoft Outlook 2016
Anschließend noch zum Unterordner „Microsoft\Signatures“ wechseln, und Sie sehen alle Dateien im Zusammenhang mit Ihren Outlook-Signaturen.
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Die Files im HTM-, RTF- und TXT-Format enthalten den Signaturtext.
Microsoft Outlook 2016
Der Inhalt dieser Dateien kann direkt mit dem jeweiligen Programm im Klartext angezeigt werden.
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Das zu einer bestimmten Signatur gehörige Unterverzeichnis, das sich leicht anhand des Namens erkennen lässt, enthält weitere Dateien mit den Formatierungsangaben. Zu einer Sicherung gehören daher immer die jeweiligen einzelnen Dateien und der entsprechende Ordner.
Details der Outlook-Signaturen
Unterhalb von Signatures sehen Sie entsprechend der Anzahl und den Namen Ihrer Signaturen mehrere Verzeichnisse und Dateien. Während die Files im HTM-, RTF- und TXT-Format den jeweiligen Text der Signatur enthalten, finden sich in den Unterverzeichnissen die betreffenden Formatierungsangaben.
Outlook-Signaturen sichern
Diese Struktur gehört zusammen und sollte daher nicht getrennt werden. Für das Backup empfiehlt sich aus diesem Grund, den kompletten Signatures-Ordner auf ein Medium Ihrer Wahl zu kopieren. Auf dem neuen Rechner kopieren Sie ihn einfach im gleichen Pfad wieder zurück. (hal)