Outlook

Signatur einrichten

11.01.2021 von Thomas Rieske
Eine E-Mail-Signatur ist insbesondere im Business-Bereich ein absolutes Muss. Dieser Abschnitt am Ende einer Mail enthält Informationen über den Absender und erleichtert so die Kontaktaufnahme. Mit Outlook lassen sich eine oder mehrere Signaturen erstellen.

Neue E-Mail anlegen und auf Signatur klicken

Klicken Sie zuerst im Menüband von Outlook auf Neue E-Mail. Im daraufhin geöffneten Nachrichtenfenster wählen Sie unter Einfügen den Punkt Signatur / Signaturen. Nun öffnet sich eine weitere Dialogbox, in der Sie eine Signatur erstellen können, wenn Sie auf den Button Neu klicken. Nachdem Sie einen Namen für Ihre Signatur vergeben haben, verlassen Sie dieses Fenster wieder per OK.

Microsoft Outlook - Signatur einrichten
Microsoft Outlook
Signaturen lassen sich in Outlook mit wenigen Handgriffen anlegen. Dazu klicken Sie zuerst im Menüband auf „Neue E-Mail“.
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Anschließend öffnet sich ein neues Fenster. Hier klicken Sie in der Einfügen-Gruppe auf „Signatur“.
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Aus der aufklappenden Pulldown-Liste wählen Sie den Punkt „Signaturen“.
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Im folgenden Dialog klicken Sie im Abschnitt „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ auf den Button „Neu“.
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Es öffnet sich ein neuer Dialog, in dem Sie die Bezeichnung für die Signatur vergeben, etwa „Business“. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“.
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Anschließend können Sie den gewünschten Text unter „Signatur bearbeiten“ eintippen. Formatierung und Ausrichtung lassen sich über die Menüleiste ändern. Dort finden Sie auch Icons, um eine Visitenkarte oder grafische Elemente einzufügen.
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Im Bereich „Standardsignatur auswählen“ finden Sie drei Felder, um Optionen für Ihre Signatur vorzugeben, etwa das per Default zugeordnete E-Mail-Konto.
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Darüber hinaus können Sie festlegen, ob neuen Nachrichten beziehungsweise Antworten und Weiterleitungen eine Signatur zugeordnet wird.
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Wenn Sie alles wie gewünscht eingerichtet haben, klicken Sie abschließend auf den OK-Button.

Signatur bearbeiten

Anschließend haben Sie die Möglichkeit, im Feld Signatur bearbeiten den zugehörigen Text einzugeben. Zudem lassen sich über die Menüleiste Attribute wie Schriftart, -farbe oder -größe anpassen. Auch eine Grafik, zum Beispiel für das Firmen-Logo, können Sie über das Bild-Icon hinzufügen. Sofern Sie bereits Signaturen angelegt haben, lassen sie sich an dieser Stelle nachträglich editieren.

Vorgaben definieren

Im gleichen Fenster können Sie oben rechts unter Standardsignatur auswählen mehrere Vorgaben definieren. So lässt sich im Feld E-Mail-Konto festlegen, welcher Mail-Adresse Sie die Signatur zuordnen wollen. Mit dem Feld Neue Nachrichten steuern Sie, ob beziehungsweise welche Signatur per Default einer neuen E-Mail hinzugefügt wird. Über das dritte Feld (Antworten/Weiterleitungen) schließlich lässt sich bestimmen, ob auch Nachrichten, die Sie beantworten oder an andere User weiterleiten, automatisch eine Signatur erhalten.

Nachdem Sie alle Optionen entsprechend Ihren Wünschen festgelegt haben, speichern Sie Ihre Vorgaben mit einem Klick auf die OK-Schaltfläche. (ad)