Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, SharePoint als Kollaborationsplattform einzusetzen. Hierbei spielt die Integration mit anderen Systemen im Produktivbetrieb wie SAP-Portalen oder andere Enterprise-Portalen eine bedeutende Rolle, um eine größtmögliche Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dabei soll die künftige Integration und Koexistenz der heterogenen Welten in Unternehmen weiterhin gewährleistet bleiben. Der definierte Projektzeitraum gibt die Tiefe des Umfangs vor. Meistens bestehen dieses Projekt sowie diese Aktivitäten aus wenigen Tagen.
Ein Blick auf die Gartner Quadranten zeigt, dass Microsoft mit SharePoint weiterhin Marktführer im Bereich der horizontalen Portale sowie als Kollaborationsplattform ist. Hinter dem Begriff Portal verbergen sich einige wichtige Schlüsselpunkte: sicherer und zentraler Einstiegspunkt für alle Anwender, einheitliche und intuitive User Experience, rollenbasierter Zugriff auf Geschäftsprozesse und alle relevanten Informationen, Single Sign-On sowie weitere Punkte. Auch der Umgang mit unstrukturierten Daten hat sich in den vergangenen 15 Jahren nicht signifikant geändert. Die Menge stieg jedoch exponentiell mit den Entwicklungen an, die unter Enterprise 2.0 zusammengefasst werden. Auf Basis des Megatrends Enterprise 2.0 hat der Harvard-Professor Andrew McAfee weitreichende Innovationen aufgezeigt. Zu Enterprise 2.0 ist SharePoint durch integrierte Blogs, Wiki, Foren etc. sehr gut aufgestellt. Zudem müssen Portale durch die zunehmende Verbreitung von "Consumerization" bereits heute eine Vielzahl von unterschiedlichen Endgeräten bedienen können - wir befinden uns in der Post-PC Ära.
Best-Practice Ansatz
Foto: Marc Zacherl
Zur Durchführung einer Portalstrategie kann ein Baukasten aus erprobten und schon eingesetzten Best-Practice Ansätzen verwendet werden. Diese Analyseansätze werden in diesem Artikel detailliert beschrieben. Wichtig ist, dass die Ansätze auf jeden Fall individuell an die Kunden angepasst werden müssen, um die Bedürfnisse und die Erwartungen der Unternehmen vollständig abzudecken. Sie sollen lediglich eine Hilfestellung sein, um SharePoint zielorientiert in einer heterogenen Landschaft zu integrieren. Das Vorgehen lässt sich in drei Stufen einteilen: Scoping (Umfang), Analyse und Konzeption. (siehe Abbildung 1).
Scoping
Um die Kundenerwartungen zu treffen, sollte zu Beginn des Projekts, wie es die Best-Practice-Beratungserfahrung lehrt, ein Kick-off-Workshop abgehalten werden. Ziel des Kick-offs sollte es sein, den Rahmen des Projekts genau zu definieren und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung zu schaffen. Es geht insbesondere um ein gemeinsames Kennenlernen.
Der Scope sollte zu Beginn klar definiert werden, da das Projekt in einem engen Zeitrahmen durchgeführt wird. Ein großer Fehler hingegen ist es, wenn während des Projektes zunächst "die grüne Wiese" analysiert wird, da hierdurch das Projekt vermutlich aus dem Ruder läuft. Besser ist es, sich auf die bestehenden Prozesse, Systeme sowie High-Level Use-Cases zu konzentrieren - außer der Kunde fordert es, und es passt in die Zeitplanung. Meist wird vom Kunden erwartet, dass man das Projekt selbstständig durchführt, das heißt, die Termine für die Workshops mit den einzelnen Fachbereichen vereinbart, auf die Mitarbeiter zugeht etc. Es ist wichtig, dass beim Kunden ein direkter Ansprechpartner für das Projekt benannt ist, den man zu allen Terminen optional einlädt und bei wichtigen E-Mails auf Kopie (CC) nimmt. Somit wird er immer abgeholt und ist auf dem aktuellsten Stand. Wichtig ist ebenso, dass man sich in regelmäßigen Abständen zu einem kurzen Status-Meeting trifft.
Analyse
In der Analyse geht es darum, wichtige und relevante Dokumente, Anforderungen sowie vorhandene Schnittstellen zu sichten, um schnellstmöglich einen kompakten Überblick über Anforderungen, Systemlandschaft etc. zu erhalten. Je nachdem, wie lange das Projekt angesetzt ist, wird man in diesem kurzen Zeitraum nämlich nicht alle wichtigen Informationen erhalten. Auf Basis der Analyse lassen sich Interviews mit Fachbereichen kürzen, wenn diese Informationen detailliert in den Dokumenten aufgezeigt werden. Die Durchführung von Interviews mit Fachbereichen ist eine der wichtigsten Aktivitäten innerhalb der Analyse. Hierbei erhält man einen sehr schnellen und detaillierten Überblick über High-Level Use-Cases, Anforderungen sowie weitere wichtige Informationen mit Blick auf die Zukunft. Diese Interviews sollten gleich zu Beginn terminiert werden.
Woher weiß man, mit welchen Bereichen diese Interviews durchgeführt werden sollten?
Diese Aktivität sollte zu Beginn des Projekts mit dem direkten Ansprechpartner des Unternehmens besprochen werden. Mit ihm zusammen sollte vereinbart werden, welche Bereiche in die Analyse einbezogen werden. Wie schon angedeutet, soll in der Analysephase nicht die grüne Wiese beschrieben werden, sondern der Fokus eng gefasst sein. Die Analyse sollte in einer mittleren Flughöhe durchgeführt werden.
Vorbereitung ist alles - wichtig ist, dass man vorab einen Fragenkatalog erstellt, der als Grundlage für die Interviews dient. Dieser sollte auch im Vorfeld an die Teilnehmer verschickt werden, damit diese sich besser auf den Termin vorbereiten können und eventuell vorab schon bestimmte Fragen beantworten können. Der Fragenkatalog ist ein wichtiges Instrument. Durch die erfassten Ergebnisse aus dem Fragenkatalog lassen sich die Fokusthemen, die Ist-Architektur sowie die Herausforderungen in den einzelnen Bereichen ableiten.
Was ist im Fragenkatalog zu beachten, und wie kann dieser aussehen?
Der Fragenkatalog kann in Einführung, allgemeine Angaben und die Darstellung von Use-Cases aufgeteilt werden. Dies ist nur ein Beispiel, das sich beim Einsatz in Unternehmen bewährt hat. Der Fragenkatalog sollte ebenso vorab mit dem Kundenansprechpartner besprochen werden, bevor er an die einzelnen Bereiche versandt wird. Im Bereich Einführung geht es letztlich darum, den Scope nochmals zu beschreiben und einen kurzen Überblick über den Aufbau des Fragenkatalogs wiederzugeben. Die allgemeinen Angaben beziehen sich speziell auf Ansprechpartner, Fachbereich, Hauptaktivitäten, Systeme, die im Einsatz sind, Authentifizierung, Autorisierung, Umgang mit unstrukturierten Inhalten, Ausblick auf die Zukunft und so weiter. Es folgen dann die Aufnahme sowie die Beschreibung der High-Level Use-Cases. Oft genügt eine reine Textdarstellung. Weitere Punkte werden durch die Ergänzung von beteiligten Rollen, Auslöser, technische/fachliche/organisatorische Komplexität, Priorität und noch weitere abgerundet.
Mit dem Kundenterminkalender sollte man ohnehin sorgsam umgehen und diesen nicht überstrapazieren. Aus diesem Grund sollten die Interviews in einem klar definierten zeitlichen Rahmen durchgeführt werden. Mehr als zwei Stunden pro Interview sollte auf keinen Fall angesetzt werden. Als einleitende Worte in den Interviews ist es von Vorteil, wenn der Scope sowie das Ziel des Projektes noch mal genau erklärt werden. Oft werden mit Mitarbeitern aus Fachbereichen Interviews durchgeführt, die nicht im Kick-off waren. Der Kern der Interviews besteht aus den aktuellen Anforderungen sowie dem Aufzeichnen von High-Level Use-Cases: Wie sehen die einzelnen Prozesse und Prozessschritte aus? Welche Systeme und Rollen sind dabei beteiligt? Meine Empfehlung ist, dass Sie die einzelnen High-Level Use Cases am besten auf Haftnotizen schreiben, um diese darauffolgend an die Wand zu heften. Hierbei erhält man einen schnelleren visuellen Überblick über die Prozesse.
Nachdem nun alle Interviews durchgeführt und die einzelnen Fragenkataloge mit Leben gefüllt wurden, folgen die Fragen, wie die weiteren Schritte aussehen und welche Erkenntnisse aus den Informationen abgeleitet werden können.
Fokusthemen als wichtiger Bestandteil der Anforderungsanalyse
Die Fokusthemen konnten aus der Durchführung der Interviews und der Analyse von High-Level Use-Cases eindeutig identifiziert werden. Wichtig ist, dass die Fokusthemen klar dargestellt und beschrieben werden. Als Fokusthema könnten die unterschiedlichen Rollen oder Schnittstellenthemen identifiziert worden sein (siehe Abbildung 2).
Bei vielen Unternehmen mit heterogenen Portalen besitzt jede beschriebene Rolle eine große Bedeutung. Hierbei lässt sich zwischen Internen, Internen mit speziellen Rechten, Externen sowie Internet-Usern unterscheiden, ebenso Schnittstellenthemen, die in unterschiedlichen Systemen verwendet werden können. Diese lassen sich ebenso in einem Portal abbilden. Nehmen wir an, dass ein Unternehmen ein WCMS im Einsatz hat und SharePoint als künftiges Kollaborationssystem einsetzen möchte. Hierbei treten klassische Schnittstellenthemen wie Enterprise 2.0, Benutzerverwaltung, Suche, Integration von Drittanwendungen und noch weitere auf.
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Als weiteres Ergebnis sollte eine illustrative Ist-Architektur skizziert werden - wie die IT-Landschaft, bezogen auf die analysierten Bereiche, aktuell aussieht. In der Skizze sollten ebenso die beschriebenen Fokusthemen aufgezeigt werden. In der Architektur sollten ebenso die Back-End-Systeme, die Prozesse sowie das Front-End abgebildet werden.
Bei strategischen Entscheidungen spielen Bewertungen eine wichtige, teilweise sogar eine entscheidende, Rolle. Somit können als Zusammenfassung der Interviews aus den identifizierten Fokusthemen und der Ist-Architektur wichtige Informationen abgeleitet werden, um nachfolgend verschiedene Handlungsszenarien sowie Bewertungen abzubilden. Es geht hierbei um eine gewisse Verfeinerung der bis dahin erworbenen Ergebnisse. Dies lässt sich anhand der identifizierten Haupttätigkeiten abbilden. Ziel dieser Bewertung soll es sein, zu erkennen, welcher Bereich/Anforderung wie stark in welche Haupttätigkeit fällt. Entscheidend ist, wie die Anforderung auf die IT-Landschaft abgebildet werden kann - als Schablone für die künftige Eingliederung von Funktionalitäten. Die Haupttätigkeiten ergeben sich aus den Interviews. Abbildung 3 zeigt einen möglichen Auszug.
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Zum Schluss der Anforderungsanalyse wäre es auf jeden Fall von Vorteil, wenn die Ergebnisse zusammenfassend in den Vordergrund gestellt und beschrieben würden - Umgang mit unstrukturierten Daten, Kollaboration sowie Integration sind oftmals relevante Ergebnisse.
Der Umgang mit unstrukturierten Daten ist unumgänglich in Unternehmen. Office Dokumente, PDF, Bilder sowie Videos spielen bei vielen Abläufen eine große Rolle. Diese Inhalte sind in der Regel auf dem Dateisystem abgelegt. Langfristig gesehen sollen diese auf jeden Fall nach SharePoint migriert werden. Wie Dateien schnell und flexibel nach SharePoint migriert werden können, wurde bereits in einem Artikel im SharePoint Magazin, Ausgabe 03.2012 "Dateien auf Wanderschaft - Dateien ohne Zeitverlust und zu hohen Aufwand migrieren" beschrieben.
Ebenso ist beim Umgang mit unstrukturierten Daten eine vielfache inhaltliche Abstimmung und Freigabe notwendig. Oft werden diese Abstimmungen in verschiedenen Unternehmen durch E-Mail-Verkehr oder zum Teil auch in Papierform mit Unterschriften durchgeführt. Dabei sind häufig Medienbrüche anzutreffen.
Durch die Verwendung von heterogenen Systemen und Portalen spielen Themen wie Suche, Content, Workflows sowie Enterprise 2.0 eine entscheidende Rolle beim Blick in die Zukunft.
Konzeption
Um ein aussagekräftiges Ergebnis zu liefern, geht es in der Konzeption darum, die Ergebnisse oder konsolidierten Informationen in verschiedenen Aspekten darzustellen. Der Grund dafür ist, dass, falls vom Kunden gewünscht, auch Empfehlungen ausgesprochen werden können. Ebenso sollte ein Ausblick auf die IT-Trends der nächsten Jahre gegeben werden. Als Kernaktivität steht die Strategie- und Architekturanalyse im Vordergrund. Die Analyse der Fragenkataloge und eine Verdichtung/Konsolidierung der gesammelten Information sind wichtig.
Als Ergebnisse werden eine Strategie- und Architekturbewertung ausgesprochen sowie mögliche Handlungsoptionen und -szenarien aufgezeigt. Diese Ergebnisse sollten zwingend in einer Abschlusspräsentation dargestellt werden. Sie ist das Kernstück des Projektes und sollte dementsprechend mit aussagekräftigen Informationen gefüllt sein. Manche Unternehmen erwarten ebenso eine Zusammenfassung als Word Dokument - dies sollte im Scoping mit dem Kunden abgestimmt werden.
In vielen Unternehmen ist eine organisatorische Trennung unabdingbar. Viele Abteilungen leben in ihrem eigenen Silo und vermeiden die Abstimmung oder Diskussion mit anderen Abteilungen, speziell wenn unterschiedliche Systeme im Einsatz sind. Jede Abteilung vertritt ihre Meinung, speziell wenn es um den Aufbau von Internet und Intranet geht - auch bei der Integration von SharePoint mit anderen heterogenen Portalen.
Es ist von Bedeutung, dass hierbei nicht die Systeme im Vordergrund stehen, sondern die systemübergreifende Denkweise und eine Strategie, die letztendlich das Unternehmen organisatorisch vorantreibt, gerade wenn es um das Thema Aufbau Metadaten, systemübergreifende Suche und Prozesse sowie Schnittstellenfragen geht.
Der Fokus liegt auf den verschiedenen Handlungsszenarien und auf der Fragestellung, wie eine sinnvolle Architektur mit der Integration von SharePoint aussehen könnte. Dies spielt im Wesentlichen beim Einsatz eines CMS als mögliche Internetplattform und SharePoint als mögliche Intranetplattform eine wichtige Rolle. Oft wurde durch eine Vorstudie beim Kunden schon entschieden, dass SharePoint als WCMS nicht zum Einsatz kommt. Es sollten hierbei die verschiedenen Szenarien gegenübergestellt und jeweils Vor- und Nachteile aufgezeigt werden. Dies erleichtert die spätere Entscheidung des Kunden.
Sofern mit dem Kunden abgestimmt wurde, dass eine Expertenmeinung in die Empfehlung eingehen soll, kann dies anhand von High-Level-Aussagen dargestellt werden. Zum größten Teil bewegen sich die Empfehlungen in folgende Richtungen:
SharePoint wird als führende Enterprise-2.0-Plattform eingeführt.
Zusammenarbeit und Dokumenten-orkflows werden auf Basis von SharePoint abgebildet.
Vor der Integration von SharePoint werden verschiedene andere Portale konsolidiert.
Falls WCMS verwendet wird, kann dies als führendes Redaktionssystem verwendet werden.
Falls SAP verwendet wird, sollen komplexe Prozesse weiterhin in SAP abgebildet werden und nicht in SharePoint. Je komplexer und transaktionsorientierter die Aufgaben sind, desto mehr liegt der Schwerpunkt bei SAP.
Fragestellungen zur Integration
Wenn es konkret um die Integration von SharePoint mit anderen heterogen Systemen wie SAP geht, liegt der Fokus eher auf dem Vorschlag einer illustrativen Soll-Architektur und weniger auf den Architekturszenarien. Beim Aufbau der Soll-Architektur sollte der Fokus, neben den aktuell eingesetzten Systemen/Portalen, auf folgenden Fragen liegen:
Wie kann die künftige Integration mit SharePoint aussehen?
Wie sehen die Schnittstellen aus?
Wie können die Fokusthemen zielorientiert abgebildet werden?
Ist es sinnvoll, ein eigenes übergeordnetes Portal aufzubauen? Hierbei spielen Enterprise 2.0, SSO, Mobile-Zugriffe und weitere Punkte eine entscheidende Rolle.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Trennung zwischen Kollaboration und Information - unstrukturierte Daten vs. strukturierte Daten. Wie können Zusammenarbeit und Information in die IT-Landschaft, insbesondere wenn es um die Systeme SharePoint und CMS geht, integriert werden? Welcher Bereich sollte in welchem System verfolgt werden? Gibt es überhaupt das führende System, oder wird es vom Content abhängig gemacht? Gibt es eventuell Überschneidungen, aufgrund derer nicht eindeutig getrennt werden kann? Über diese Fragen sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen. Denn die Antworten sind ausschlaggebend für den Aufbau der Architektur, die Aufteilung der Funktionen sowie den Ablauf der Prozesse. Entscheidet man sich, dass Kollaboration und Information getrennt werden und dies mit zwei oder mehreren Systeme abgebildet wird, liegen die Nachteile auf der Hand: Es entstehen Kosten für den Support und Betrieb beider Systeme. Jedoch ergeben sich auch Vorteile: Es wird nur ein Redaktionssystem verwendet, das mehrere Systeme mit Content beliefert, volle Nutzung der mächtigen Kollaboration Suite, etc.
Meist geht es bei der Konzeption der Portalstrategie nicht darum, alle möglichen erfassten Funktionen sowie Prozesse auf die Portale abgebildet darzustellen. Wichtig ist, dass anhand einer Übersicht gezeigt werden soll, wie die Funktionen systemübergreifend abgebildet werden können. Hierbei sollten ebenso wieder die erfassten Fokusthemen einfließen, um den Mehrwert darzulegen. Oft lassen sich die Funktionen auch anhand von Bereichen einteilen, falls es zu keiner Trennung zwischen Kollaboration und Inhalt kommt. Dies spielt aber meistens bei der Integration von SharePoint mit SAP eine wichtige Rolle. Aufteilen lässt es sich in Information, Kollaboration, Prozesse, Applikation und Back-End.
Um offene Lücken, die während der Analyse entdeckt wurden, zu schließen, sollten mögliche Potenziale aufgezeigt werden. Diese sind ausschlaggebend für künftige strategische Ansätze sowie Entscheidungen.
Eine mögliche Roadmap zu präsentieren ist eine Möglichkeit, um anhand des Expertenwissens die nächsten Schritte aufzuzeigen. Die Erfahrung aus anderen Unternehmen zeigt auch, dass von einer "Big-Bang" Einführung abzuraten ist. Die Einführung von SharePoint sowie die Integration von SharePoint sollte in kleineren Schritten eingeführt werden, um die Risiken zu begrenzen, ebenso um mögliche Stärken und Schwächen sowie Vor- und Nachteile zu identifizieren. Hierbei sollte mit den weniger komplexen Funktionen begonnen und anschließend sukzessive die Komplexität der Funktionen gesteigert werden.
Es ist ebenso von Bedeutung, dass am Ende der Abschlusspräsentation ein Blick in die Zukunft gewagt wird und Referenzen aufgezeigt werden. Beim Blick in die Zukunft soll vermieden werden, dass künftige IT-Trends erst zu spät integriert werden. Diese sollten von Anfang an berücksichtigt werden. Hierbei ist Gartner eine gute Referenz, die heute schon einen Überblick über die IT-Trends der nächsten Jahre ermöglicht.
Bei den Referenzen sollte aufgezeigt werden, welche Erfahrung man mitbringt und wie diese bei anderen Unternehmen erworben wurde. Gibt es auf dem Markt vergleichbare Architekturen? Wie wurden diese von anderen Unternehmen aufgebaut? Welche Stärken und Schwächen bestehen aus Kundensicht? Sachverhalte auf Basis von Referenzen oder Studien abzusichern, vermittelt dem Kunden zusätzlich das Gefühl, richtig zu liegen.
Fazit
Sie fragen sich jetzt bestimmt, welche Ergebnisse und welche Punkte in die Abschlusspräsentation integriert und in welcher Reihenfolge diese aufgebaut werden sollen. Die beschriebenen Punkte sowie der Aufbau der Präsentation sind Best-Practice Ansätze aus einem Baukastenprinzip. Diese müssen auf jeden Fall individuell an die spezielle Situation angepasst werden. Ebenso können sie auch durch neue, hier nicht dargestellte Strategien oder Informationen erweitert werden. Wichtig ist nur, dass jederzeit der rote Faden ersichtlich ist und die Erwartungen des Kunden erfüllt werden.
Der Aufbau der Inhalte sowiedie Reihenfolge der Präsentation ergeben sich aus dem Aufbau des Artikels: Scoping (Projektübersicht), Analyse (Anforderungsanalyse) und Konzeption (Strategie). Zusammenfassend sollte in der Projektübersicht der Scope und das Projektvorgehen detailliert beschrieben werden. In der Anforderungsanalyse sollten direkt auf die Fokusthemen, die Ist-Architektur, die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse eingegangen sowie eine Bewertung durch Haupttätigkeiten durchgeführt werden.
Im letzten Teil, dem Strategieüberblick, wird der Fokus auf künftige Fragestellungen gerichtet. Eine mögliche Soll-Architektur, Architekturszenarien, Handlungsoptionen, eine mögliche Abbildung von systemübergreifenden Funktionen und Prozessen sowie entdeckte Potenziale sollen ersichtlich sein; ebenso sollte ein Ausblick auf die aktuelle Marktübersicht und die IT-Trends der nächsten Jahre dargestellt werden.
Es wird auch in absehbarer Zeit neue Herausforderungen in den heterogenen Landschaften geben, wenn die Komplexität und die Ansprüche an die Systeme wachsen und neue IT-Trends in den Vordergrund gestellt werden. Lassen Sie uns dies mit Spannung abwarten und neugierig sein, wie sich der IT-Markt in den nächsten Monaten und Jahren weiterentwickeln wird. Wichtig ist nur, dass mit dem Wandel die richtigen strategischen und technischen Entscheidungen getroffen werden, um frühzeitig und fokussiert den richtigen Weg einzuschlagen. (bw)