Betroffen sind Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen multinationale Unternehmen und in geringerem Maß auch Privatpersonen. Denn SEPA betrifft alle Unternehmen, die Lieferanten und/oder Mitarbeiter per Überweisung bezahlen und Zahlungen ihrer Kunden im Lastschriftverfahren einziehen. Ab 1. Februar 2014 werden alle Zahlungen, ob Inlandsüberweisungen oder Lastschriften in der Euro-Zone, zu 100 Prozent per SEPA erfolgen. Die folgenden fünf Hinweise sollen Unternehmen helfen, diesen Übergang gelassen und unter optimalen Bedingungen zu bewältigen.
Alle Funktionen des Unternehmens beteiligen
"Die Finanzbuchhaltung ist für das Unternehmen zentral, da sie sämtliche getroffenen finanziellen Entscheidungen integriert und behandelt. Doch würde man das Projekt SEPA nur teilweise erfassen, würde man es ausschließlich unter dem Aspekt der Finanzen oder der EDV betrachten ", erklärt José Teixeira, Leiter des Bereichs Bankverkehr und Zahlungsmittel bei Sage.
Für die Finanzbuchhaltung wird sich der Handlungsrahmen ändern - in erster Linie auf der Ebene der Datenverarbeitung durch die Verwaltung der SEPA-Norm (Format UNIFI XML) und die Verwendung neuer Bankenprotokolle (zum Beispiel SWIFTNet oder EBICS) entsprechend dem Umfang der Bankverbindungen, aber auch aufgrund der Auswirkungen von SEPA auf das operative Management der Finanzflüsse von Tag zu Tag und auf die Organisation der Funktionen des Cash-Managements. Tatsächlich wird sich das Cash-Management in Europa aufgrund der Einrichtung von SEPA stark verändern: von den Modalitäten für Zahlung, Rechnungstellung und Inkasso bis zur Organisation der Struktur der Partnerbanken oder des Kontenabgleichs.
Doch ist SEPA angesichts der betroffenen Funktionen nicht nur ein EDV-Projekt, sondern ein Unternehmensprojekt, das mehrere Funktionen einbezieht. In der kaufmännischen Abteilung wird es nötig sein, die klassischen nationalen Genehmigungen des Lastschrifteinzugs durch das von SEPA eingeführte einheitliche Mandat zu ersetzen und dieses zu verarbeiten (etwa Erfassung, Archivierung und Nachweiserbringung). Das Marketing muss die Dokumente, Folder und Websites aktualisieren. Die Kunden- und Lieferantendaten müssen mit BIC und IBAN, den neuen Standardangaben zur Bankverbindung im SEPA-Raum, aktualisiert werden, die an die Stelle des herkömmlichen RIB treten.
Dasselbe gilt für die Personalabteilung: Dort geht es um die Bankverbindungen der Mitarbeiter sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, da die Überweisungen im SEPA-Standard erfolgen. Die Juristen werden alle Verträge im Zusammenhang mit SEPA anpassen müssen, etwa Geschäftsbedingungen oder Gerichtsstand.
Unter dem IT-Aspekt betrachtet, können die Auswirkungen von SEPA und der damit verbundenen Verwendung von XML auf die Informationssysteme nicht vernachlässigt werden. Die Systeme und die Software müssen aktualisiert werden. Benutzer, die nicht vor Ort sind, müssen Zugriff erhalten und dann müssen noch das Netzwerk für eine Verbindung zur Bank geöffnet und die Zugriffe gesichert werden.
Jetz beginnen!
"Wenn die Unternehmen Anfang 2014 nicht mit Engpässen kämpfen wollen, ist es sinnvoll, den Übergang zu SEPA so schnell wie möglich anzugehen. Schließlich bleiben gerade mal sechs Monate, und nichts ist kostspieliger, als die Tools überstürzt im letzten Moment anpassen zu müssen", betont José Teixeira.
Die erste Aufgabe besteht in der Ernennung eines Ausschusses oder eines Verantwortlichen für das Projekt SEPA mit transversaler Sicht auf die erforderlichen Arbeiten innerhalb des Unternehmens. Diese Stelle wird den Auftrag haben, die Auswirkungen von SEPA auf die vorhandenen Prozesse zu untersuchen, die betroffenen Abteilungen des Unternehmens einzubeziehen, die Entwicklungen beim Übergang zu SEPA zu verfolgen und dafür eine Bankenstrategie zu definieren sowie Kontakt zu den Auftragnehmern, Softwarelieferanten und Banken des Unternehmens aufzunehmen.
Anschließend sind die von SEPA betroffenen Abteilungen zu identifizieren, die einschlägigen Datenflüsse festzustellen und die Auswirkungen auf die interne Organisation und das Informationssystem zu messen. Schwerpunkt IT: Zu diesem letztgenannten Punkt ist es überaus wichtig, die Anwendungen zu identifizieren, die XML-Formate unterstützen und verarbeiten können.
Falls erforderlich, müssen Mittel für neue IT-Tools wie etwa (Informationssysteme oder Anwendersoftware eingeplant werden, und auch die Aufteilung des Projekts ist zu bedenken. In diesem Fall sind zwei Lösungen denkbar: Bereitstellung von Konvertern oder Übersetzern, um die Systeme anhand eines Terminplans und eines dazu passenden Budgets anzupassen, oder Auswechseln sämtlicher betroffenen Anwendungen auf einmal? José Teixeira empfiehlt: "Berücksichtigt man sämtliche zu erfüllende Aufgaben, ist es sinnvoll, die Ressourcen aufzulisten, die für den Übergang zu SEPA erforderlich sind, also die EDV-Mitarbeiter, die Koordinierung der einzelnen Abteilungen, die neuen Länder und Stellen, die in das Projekt einzubeziehen sind."
Einen allmählichen Übergang zu den neuen europäischen Mitteln sicherstellen
Von dieser Änderung ist das gesamte Ökosystem des Unternehmens betroffen: Front Office, Back Office, Lieferanten und Dienstleister, Kunden und Partner. Damit der Übergang optimal verläuft, sind regelmäßige Besprechungen vorzusehen, um die Entwicklungen rundum verfolgen zu können. Die administrativen, rechtlichen und organisatorischen Auswirkungen von SEPA, insbesondere die Einrichtung eines Verfahrens zur Verwaltung der Mandate, bringen eine Entwicklung des Informationsaustauschs mit sich, auf den man vorbereitet sein muss, um die Liquidität des Unternehmens, die Vereinheitlichung der Finanzflüsse und die Verfügbarkeit qualitativ besserer Informationen garantieren zu können.
"Der Übergang zu SEPA sollte sich nicht wie ein ‘Big Bang’ abspielen: In einer Übergangszeit wird das Unternehmen wahrscheinlich mehrere Systeme verwalten und dabei darauf achten, dass zwischen SEPA-fertigen Anwendungen und den traditionellen Anwendungen Brücken - Übersetzer, Konverter BIC/IBAN - vorhanden sind", sagt José Teixeira. "Dieser Umschwung sollte mit der Kartografie und der Bedeutung der Flüsse vereinbar sein. Das Projekt sollte von vornherein global angegangen werden. Sämtliche Flüsse - finanzielle Überweisungen, Überweisungen an Lieferanten in Euro oder Devisen, nicht zu vergessen die Dateien der Banktransaktionen - müssen erfasst werden, da alle diese Bankdienstleistungen in absehbarer Zeit auf den UNIFI-Standard umschalten werden.".
Die Banken, Berufsvereinigungen, Rechnungsprüfer sowie Industrie- und Handelskammern sind integraler Bestandteil des Ökosystems der Unternehmen und können sie bei ihren Vorbereitungen begleiten.
Harmonisierung der Finanzflüsse zur Kostensenkung
José Teixeira: "Die vor- und nachgelagerten Systeme sind häufig veraltet. Daher steckt im SEPA-Standard für die Unternehmen eine echte Innovationschance. Dieses Projekt kann die Voraussetzungen für eine bessere technische und funktionelle Harmonisierung schaffen, die die Projekte zur internationalen Zentralisierung der Finanzbuchhaltung und der Zahlungs- und Inkassomittel erleichtern wird."
SEPA bietet eine Möglichkeit zur Vereinheitlichung, Rationalisierung und Veränderung der Finanzflüsse. Über kurz oder lang wird dies zur Rationalisierung der Kosten führen, insbesondere jener für die Wartung.
Die mit SEPA verbundenen Möglichkeiten begreifen: Innovation und Entwicklung
Die Vorteile eines besseren Zahlungsflusses im gesamten Euro-Raum sind zahlreich. Dazu gehören die Verkürzung der Zahlungsfristen, ein lebhafterer Wettbewerb für die Erbringung von Dienstleistungen im Zahlungsverkehr, geringere Kosten in Verbindung mit solchen Zahlungen und ihrer Verarbeitung sowie die Eroberung neuer Märkte. José Teixeira fügt hinzu: "SEPA bietet die Möglichkeit, den Zahlungsverkehr zu rationalisieren, und kann zudem der Anstoß sein, neue Marktchancen für das Unternehmen zu eröffnen - zum Beispiel durch die Entwicklung einer Strategie zur Entwicklung des Exportgeschäfts." Zudem geht der Trend zu neuen Dienstleistungen und Geschäftsmodellen, die den Markt bei der Entwicklung zu immer mehr E-Commerce, Cloud, Dematerialisation, Mobilität und Sicherheit der Transaktionen begleiten. Diese Tendenzen können in das SEPA-Projekt einbezogen werden, um sich besser ins Unternehmen zu integrieren. Wie José Teixeira es erläutert: "Die Rechnungstellung an den Kunden und das Inkassoverfahren dürfen nicht mehr auf rein innerstaatlichem Niveau analysiert werden, damit Offenheit für einen globaleren Ansatz des Typs "Inkasso- Fabrik" entsteht. Die Verallgemeinerung von SEPA wird im Bereich Zahlungsverkehr zu zahlreichen Innovationen führen. Diese sind beim gegenwärtigen Boom des E-Commerce und der künftigen Zahlungsmöglichkeiten per Smartphone ein wichtiger Aspekt." (mje)