Vor allem die größeren Unternehmen sind in der Umstellung oder haben sie schon abgeschlossen. Bei kleineren Firmen besteht aber noch Handlungsbedarf. Auch wenn die EU-Kommission die Übergangsfrist gerade erst bis zum 1. August verlängert hat.
So viele Tests wie möglich
Auch wenn die Zeit drängt - ausführliche Testarbeiten bei der Implementierung des SEPA-Zahlungsverfahrens sind ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Das haben die Erfahrungen bei der vom Hessischen Finanzministerium federführend betriebenen Umstellung der Landesverwaltung gezeigt. Im operativen Geschäft kam es immer wieder zu Konstellationen und Fehlern, die nicht vorhersehbar waren.
Die (IT-)Unternehmen sind gut beraten, die verbleibende Zeit für Tests mit ihrer Hausbank zu nutzen. Es gilt zu überprüfen, ob die übermittelte SEPA-Zahlungsdatei auch verarbeitet werden kann. Solche Tests an der Schnittstelle zwischen Unternehmen und Bank können die Risiken verringern.
Oft wird SEPA nur mit dem grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr in Verbindung gebracht. Aber auch Überweisungen im Inland sind künftig nach SEPA-Standards zu handhaben. Gelingt den Unternehmen die Umstellung nicht rechtzeitig, können Zahlungsflüsse versiegen: Rechnungen werden nicht beglichen, Gehälter nicht gezahlt etc.
Die Umstellung auf das SEPA-Zahlverfahren ist nicht nur eine technische Softwareanpassung. Davon betroffen sind alle Bereiche des Unternehmens: Mitarbeiter, Vertrieb, Finanzbereich, Zahlungsverkehr, Technik, Organisation, Kunden, Lieferanten. Sie müssen alle eingebunden werden, und das erfordert viel Kommunikation und Organisation.
Ein bisschen Hintergrund
Was ist eigentlich SEPA? - Seit 2008 sind in der EU stufenweise einheitliche Überweisungs- und Lastschriftstandards eingeführt worden. Ziel ist ein einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum, wo es hinsichtlich Abwicklung und Kosten keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen gibt. In SEPA wird die Kontoverbindung mit der Hilfe von IBAN und BIC angegeben - statt Kontonummer und Bankleitzahl.
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Die IBAN (International Bank Account Number) besteht in Deutschland aus 22 Stellen: Die beiden ersten enthalten das Länderkennzeichen (DE für Deutschland); eine zweistellige Prüfziffer dient zur Kontrolle der Kontonummer und Bankverbindung vor Ausführung der Zahlung; es folgt die achtstellige Bankleitzahl des Kontoinhabers sowie - von hinten aufgefüllt - die Kontonummer, welche bis zu zehn Stellen umfasst.
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Der BIC (Business Identifier Code) ist quasi die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstituts. Sie besteht aus maximal elf Stellen und wird oft auch als SWIFT-Code bezeichnet.
IBAN und BIC der Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Mitglieder und Zahlungsempfänger sind selten in den Datenbeständen gespeichert. Daher müssen die Unternehmen die vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen konvertieren. Hierzu bieten Kreditwirtschaft und private Dienstleister Konvertierungs-Tools und/oder Services an. Aber eine völlig automatische Umwandlung ist in den meisten Fällen nicht möglich, manuelle Nacharbeiten sind also erforderlich.
Mit dem Schlusstermin für die nationalen Lastschriftverfahren werden abgelöst:
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Das Einzugsermächtigungsverfahren durch das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren;
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das Abbuchungsverfahren durch das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren.
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Grundlage für den Einzug einer SEPA-Basislastschrift ist das Vorliegen eines gültigen Mandats. Das geht weit über die Anforderungen der aus dem deutschen Lastschriftverfahren bekannten Einzugsermächtigung hinaus.
Mandatsverwaltung
Bei der SEPA-Basislastschrift müssen nicht nur die Daten des Mandats, sondern auch künftige Änderungen des Mandats im Lastschriftdatensatz an die Bank übermittelt werden. Dazu ist es wohl gerade bei einer großen Anzahl von Lastschrifteinzügen nicht vermeidbar, eine Mandatsverwaltung in den Geschäftsprozess des Unternehmens zu etablieren.
Die "Fortgeltung" von Lastschrifteinzugsermächtigungen erspart es den Unternehmen, für alle Fälle neue Mandate einzuholen. Dabei kann die bisher erteilte Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat umgedeutet werden. Allerdings nur, wenn der Gläubiger den Zahlungspflichtigen vorher über den Wechsel in Textform unterrichtet hat - unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz.
Abgewickelt werden SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift im XML-Format gemäß ISO 20022. Damit wird das DTA-Format abgelöst.
Zusätzliche Informationen
Weiterführende Informationen bieten die Seiten der Deutschen Bundesbank oder des Hessischen Ministeriums der Finanzen. (qua)