Da Dokumenten-Management- beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Systeme (DMS bzw. ECM) häufig recht komplexe und tief integrierte Applikationen darstellen, ist das Angebot als Cloud-Variante nicht trivial. Trotzdem gibt es bereits einige Anbieter, die nicht nur On-Premise-, sondern auch Cloud-Lösungen für das Dokumenten-Management offerieren. Diese sind allerdings nicht mit kompletten DMS-Systemen, die einen hohen Funktionsumfang bieten, gleichzusetzen wie Bernhard Zöller, Geschäftsführer des ECM-Beratungsunternehmens Zöller & Partner unterstreicht: "Ich kenne keine Cloud-DMS-Lösung, die an den Funktionsumfang einer klassischen DMS-Lösung herankommt." Zöllers Wahrnehmung nach ist der DMS-Cloud-Markt erst in den Anfängen und entwickele sich langsamer als viele vorhergesehen haben. Für bestimmte DMS-Aufgaben sowie insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es aber bereits ein Angebotsspektrum, das es sich anzusehen lohnt.
Die aktuellen DMS-Cloud-Angebote beziehen sich auf DMS-Teilbereiche wie Archivierung (Amagno) und Collaboration (Fabasoft) sowie sichere unternehmenstaugliche File-Sharing-Angebote (FoxDox). Zu unterscheiden ist auch, ob es sich um reine Web-basierte Lösungen (TecMediaServices) handelt, die keine lokal installierten Komponenten der Systemsoftware oder der gespeicherten Daten enthalten, oder ob es Software-as-a-Service-Lösungen (Docuware) beziehungsweise hybride Lösungen (Alfresco) sind.
Nicht nur unter sicherheitstechnischen Aspekten interessant ist, dass die hier vorgestellten DMS-Cloud-Angebote von vier deutschen (Amagno, Docuware, d.velop und Tecmedia Services) und einem österreichischen Unternehmen (Fabasoft) sowie einem Unternehmen (Alfresco) mit Hauptsitz in Großbritannien und den USA stammen.
Für einen schnellen Überblick über die vorgestellten Lösungen sorgt unsere Bilderstrecke:
Amagno arbeitet mit sogenannten digitalen Magneten
Das niedersächsische Unternehmen amagno hat eigenen Angaben zufolge über 7.000 Anwender in seinem Enterprise-Content-Management-System in der Cloud, dem "amagno NETWORK".
amagno will mit sogenannten digitalen Magneten die Art der Ablage für Abteilungen, Teams und Unternehmen, aber auch für Privatpersonen verändern. An Stelle fester Ordnerspeicherung von Inhalten definieren ausgewählte Benutzer digitale Magnete, welche aus fachlichen Regeln bestehen, beispielsweise die Zusammenfassung aller Inhalte (Dateien, Belege, Emails) nach Kundennummer, Projektnummern oder andere Merkmalen. amagno trennt somit die Dateien von einer Struktur. Vorteil ist, dass derselbe Inhalt ohne Redundanz zu verschiedenen Themen auffindbar ist. Ebenso ist die Ablage schneller als ein Dateisystem, da die Inhalte quasi nur in amagno hineingekippt werden und die Zuordnung automatisch stattfindet.
amagno erlaubt den Dateiimport via Drag and Drop, die Anbindung an Scanningsysteme via TWAIN oder via FTPS, den manuellen oder automatischen E-Mail-Import inklusive Anhänge via IMAP- Protokoll und die Ablage als PDF während eines Druckvorgangs durch den mitgelieferten Druckertreiber. Die Inhalte organisiert amagno in Gruppen mit einem Rollenrechtekonzept.
Enthalten sind viele klassische DMS/ECM-Funktionen wie Checkin/Out, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen. Die Lösung zeigt für fast 100 Formate die Dateien als Vorschau an. Die Hotkey-Suche startet ohne Integrationen aus jeder Anwendung heraus die Suche in hunderten Formaten im Volltext. Inhalte lassen sich exportieren und teilen, zum Beispiel via Weblink an Stelle Dateiversand per Mail.
amagno erlaubt den Aufbau von digitalen Geschäftsprozessen, beispielsweise für den Posteingang oder Wiedervorlagen. Digitale optische Stempel bilden dabei den bisherigen natürlichen analogen Ablauf in Unternehmen ab.
Neben dem Client für Windows mit TCP/IP-Verschlüsselung bietet amagno seine Web-App mit SSL-Verschlüsselung und WebDAV-Unterstützung für das direkte Bearbeiten von Dateien auf mobilen Endgeräten, zum Beispiel Scanning-Apps, Office Lösungen oder Signatursoftware - ohne auf compliance-kritische Lösungen wie Dropbox als "Transfermedium" zurückgreifen zu müssen.
amagno NETWORK ist für lesende und gering arbeitende Benutzer bis 100 MB Transfervolumen kostenfrei. Bis 10 GB kostet es pro Anwender 15 Euro pro Monat und steigert sich entsprechend weiter.
Docuware: SaaS-Lösung mit Archiv- und Workflow-Funktionen
Docuware bietet sein gleichnamiges Dokumenten-Management-System neben der On-Premise-Version seit 2012 als Software-as-a-Service-Lösung an. Im Wesentlichen ermöglicht es die Archivierung, Bearbeitung, Indexierung und Suche von elektronischen und papiergebundenen Dokumenten und bietet Workflow-Funktionen. Der System-Zugriff erfolgt entweder per Desktop- oder Web-Client beziehungsweise über eine App für Smartphones und Tablet-PCs. Hardwareseitig unterstützt Docuware Online alle ISIS-, TWAIN- und WIA-kompatiblen Scan-Geräte. Geräte von Sharp, Toshiba, Xerox, Ricoh und Kyocera steuern Docuware Online auch direkt über ihr Bedienpanel. Der Docuware-Desktop-Client bedient die Docuware-Web-Scan- und Import-Applikationen. Zusammenhängende Dokumente in Dokumentenstapel können per Barcode- und farblich-markierte Blätter voneinander getrennt sein. Die Dokumente lassen sich auch manuell trennen, wenn sie bereits eingelesen sind.
Im nächsten Arbeitsschritt kann der kostenpflichtige webbasierte Dienst Intelligent Indexing Service Papierunterlagen schneller und effizienter als von Hand ablegen. Er füllt Felder einer Ablagemaske selbständig aus und indexiert die Dokumente somit automatisch. Anwender können unternehmensspezifische Begriffe für einen Dokumententyp frei wählen, etwa "Eingangsrechnung" statt "Rechnung (eingehend)". Erkennt der Dienst ein Dokument als "Rechnung (eingehend)", wird das Dokument als solches weiter ausgelesen, als Indexbegriff aber "Eingangsrechnung" verwendet.
Neben den Papierdokumenten lassen sich elektronische Dokumente aus Applikationen mit beliebigen Formaten per Drag and Drop und Importfunktionen einbinden. Schließlich können die Anwender mit Docuware Online alle elektronisch archivierten Dokumente suchen, anzeigen, downloaden, bearbeiten und in Geschäftsprozesse einbinden. Beispielsweise ist es möglich, einen Workflow zur Rechnungsfreigabe einzurichten, an dem verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter ortsunabhängig mitwirken können. Hierzu stehen neben der webbasierten Zugriffsmöglichkeit mit "Docuware Mobile" Apps für alle gängigen mobilen Geräte, etwa iPhone, iPad, Blackberry, Tablets oder Smartphones mit Android beziehungsweise Windows Phone 7 sowie Tablets mit Windows 8 zur Verfügung.
Für Sicherheit sorgt Docuware durch redundante, verschlüsselte Speicherung der Dokumente und Datenzugriff ausschließlich per SSL und HTTPS.
Für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und maximal 50 GB Speichervolumen kostet "Docuware Online Professional" inklusive "Intelligent Indexing Service" beispielsweise 490 Euro pro Monat. Das gleiche Angebot mit 250 GB Speichervolumen unter der Bezeichnung "Docuware Online Enterprise" gibt es für 990 Euro pro Monat. Jedes weitere GB zusätzliches Speichervolumen kostet für das Professional-Angebot sechs Euro pro Monat und für die Enterprise-Variante drei Euro pro Monat. Ein Basispaket mit vier Client-Lizenzen und 20 GB verfügbaren Speicher ist ab 160 Euro im Monat zu haben.
FOXDOX für Privatanwender und Unternehmen
FOXDOX ist eine Filesharing-und Archivierungs-Lösung des ECM-Software-Herstellers d.velop, das sich im Gegensatz zu den restlichen Lösungen des Hauses auch an Privatanwender richtet. Allerdings adressiert es ebenfalls Unternehmen, um damit die digitale Dokumentenkommunikation zu realisieren. Beispielsweise können Unternehmen Lohnabrechnungen digital an ihre Mitarbeiter schicken oder Versicherungen Standmitteilungen und Informationen an ihre Versicherungsnehmer. Kommunen wären mit Foxdox zum Beispiel in der Lage, Abgabenbescheide nicht mehr per Post, sondern den Bürgern sicher und nachvollziehbar digital zuzustellen.
Durch seinen Foxdox-Account profitiert der private Nutzer neben der sicheren Zustellung von digitalen Dokumenten von einem sicheren, deutschen Cloud-Archiv, in dem er geschäftliche und private Dokumente digital verwalten kann. Foxdox beinhaltet eine Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) und ermöglicht Archivierungsfunktionen wie digitale Suche und Verschlagwortung. Die Konten der Foxdox-User gehören nicht - wie bei vielen anderen Anbietern - dem Provider, sondern ausschließlich den Kunden.
Der Datentransport, der auch vom Endkunden ausgehen kann, und die Ablage erfolgen verschlüsselt. Die Ansicht der Dokumente ist ohne Quellprogramme möglich. Über Apps ist die Lösung auch mobil verfügbar.
Für Privatanwender ist die Foxdox-Nutzung in der Grundversion und einem Speicherplatz von 2 GB kostenfrei. Mit 10 GB Speichervolumen und jeweils weiteren Funktionen beläuft sich der Service auf 4,95 Euro monatlich und bei 25 GB auf 9,95 Euro. Unternehmen zahlen eine einmalige Einrichtungsgebühr im unteren vierstelligen Euro-Bereich und pro versendetem Dokument eine Gebühr, die sich nach der Dokumentenanzahl staffelt, aber klar unter den Portokosten für eine Postkarte liegt.
TMSArchiv ist reine DMS-Cloud-Lösung
TecMediaServices aus Bremen ist mit TMSArchiv als reiner Cloud-DMS-Lösung seit fünf Jahren aktiv. Inzwischen verfügt das System über mehr als 250 Mandanten mit über 3000 Anwendern. Sowohl die gespeicherten Dokumente als auch die Software befinden sich komplett in der Cloud, so dass keine Installation von lokaler Software nötig ist. Die Anwender können in TMS Archiv Dokumente in Standard-Dateiformaten und E-Mails archivieren. Generell ist Scannen und Archivieren per Twain-Schnittstelle inklusive Barcode- und Zeichenerkennung (OCR) möglich. Zudem ist TMS Archiv im "Fujitsu ScanSnap Quick Menü" integriert, was das direkte Scannen von Dokumenten in das Cloud-DMS mit einem Knopfdruck erlaubt. Kunden sind in der Lage, flexible elektronische Aktenstrukturen indexiert zu erstellen und damit beispielsweise Vertrags-, Lieferschein-, Rechnungs- und Personalakten zu verwalten und zu recherchieren. Pro Anwender und GB-Speichervolumen startet die Lösung bei 75 Euro monatlichen Kosten.
Fabasoft: Cloud-Collaboration und -BPM
Das österreichische Unternehmen Fabasoft bietet mit seiner gleichnamigen Lösung umfassende Möglichkeiten zur Team-Zusammenarbeit und der Gestaltung von Geschäftsprozessen in der Cloud. Dabei legt Fabasoft großen Wert auf Sicherheit und betreibt seine Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kunden können wählen, wo ihre Daten gespeichert werden sollen. Außerdem verfügt die Cloud-Lösung über eine Zwei-Faktor-Authorisierung, die das Einloggen nur mittels Passwort und zusätzlichem digitalen Nachweis wie dem deutschen digitalen Personalausweis erlaubt.
Herzstück für die Zusammenarbeit sind die so genannten Teamrooms, die Administratoren erzeugen und Teammitgliedern Zugang (Leserechte, Änderungsrechte oder alle Rechte) zu diesen gewähren. Innerhalb des Teamrooms können dann neben Dokumenten auch Ordner beziehungsweise weitere Teamrooms mit neuen Zugriffsberechtigungen erstellt werden. Newsfeeds enthalten die Kommunikationsbeiträge der Mitglieder innerhalb des Teamrooms. Dokumente lassen sich ebenfalls gemeinsam bearbeiten, wobei stets nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen durgeführt hat.
Um den vollen Funktionsumfang der Fabasoft Cloud zu nutzen, ist die Installation eines Cloud-Clients erforderlich, den es für Windows, Mac OS und Linux gibt. Damit lassen sich zum Beispiel Dokumente direkt über den Webbrowser bearbeiten oder via Drag and Drop importieren. Darüber hinaus werden Änderungen in Dokumenten in der Cloud gespeichert, auch wenn der Benutzer nicht im Webbrowser bei Fabasoft angemeldet ist.
Die Fabasoft Cloud Professional startet preislich bei 15 Euro pro Nutzer im Monat. Die Enterprise-Version kostet 40 Euro pro Nutzer monatlich und beinhaltet neben sicherem File-Sharing und BtB-Collaboration auch individuelle digitale Geschäftsprozesse mit einem webbasierten graphischen Prozess-Editor und einer BPMN 2.0-fähigen Workflow-Engine. Damit führen Anwender graphisch modellierte Geschäftsprozesse direkt in einer Workflow-Engine aus. Die Integration in die eigene IT-Landschaft kann über Standards wie SOAP, CMIS, WebDAV oder CalDAV erfolgen.
Alfresco: DMS im SaaS- und Hybrid-Betrieb
Über das Open-Source-Angebot von Alfresco können Anwender digitale Dateien jeder Art - auch Inhalte sozialer Medien, Multimedia-Dateien und Inhalte, die in Teamarbeit entstanden sind - in digitalen Akten ablegen und verwalten. Alfresco bietet hybride und SaaS-ECM-Lösungen aus der Cloud, die neben DMS-, auch Collaboration-, Workflow- und Records-Management-Funktionen bieten. Die hybride ECM-Lösung Alfresco One enthält die Möglichkeit, den Content eines lokalen Alfresco-Systems mit dem Alfresco-Cloud-Netzwerk zu synchronisieren, ihn freizugeben und sicher gemeinsam mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens daran zu arbeiten. Für Records-, Case- und Contract-Mangement stehen zusätzliche Module zur Verfügung. Wer keinen eigenen Server verwalten möchte, kann das SaaS-Angebot Alfresco in der Cloud nutzen. In der Grundversion ist das SaaS-Angebot unabhängig von der Nutzeranzahl kostenlos. Das mittlere SaaS-Paket für unter 500 Anwender kostet 43 Euro im Monat für fünf Benutzer und acht Euro für jeden weiteren Nutzer monatlich. Die SaaS-Variante erlaubt sicheres File-Sharing von unterwegs aus und über Unternehmensgrenzen hinweg.
Im hybriden Betrieb können auch Systeme und Prozesse mit der Cloud verbunden werden. Das Records-Management-Modul soll Unternehmen erleichtern, Compliance-Anforderung für den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Dateien zu gewährleisten. Da sich das Speichern von Akten in bestimmten Aktenplänen automatisieren lässt, müssen Anwender nicht mehr mit komplizierten Klassifizierungsstrukturen arbeiten. Den Systemverwaltern bietet Alfresco Funktionen zur automatischen Erstellung von Aktenplänen auf Basis vorkonfigurierter Regeln. Dadurch lassen sich dynamische Ordner automatisch erstellen, damit sich die Aktenpläne im Laufe des Content-Zyklus an die jeweiligen Anforderungen anpassen.
Digitale Geschäftsprozesse unterstützt Alfresco über cloudbasierte Anwendungen (Alfresco Activiti Enterprise) für das Prozess-Design und die Administration. Sie enthalten einen cloudbasierten, grafischen Prozess-Editor, mit dem Geschäftsprozesse definiert und überprüft werden können sowie Tools zum Monitoring und Management für Administratoren.