Für die interne Suche bei Portallösungen gibt es prinzipiell zwei Ansätze: Die erste Variante sind Out-of-the-Box-Produkte, die Sie nur installieren müssen. Diese Produkte sind schnell integrierbar und vergleichsweise günstig. Der zweite Ansatz sind High-End-Produkte auf Basis interner SharePoint-Techniken. Diese sind allerdings vergleichsweise schwer zu verwalten und relativ aufwendig in der Entwicklung. Unternehmen benötigen hierfür meist ein eigenes Entwicklerteam, dafür sind diese Lösungen extrem flexibel und deutlich besser anpassbar.
Microsoft hat bei SharePoint Server 2010 versucht, die Vorteile beider Lösungen miteinander zu verbinden. Sie finden bei Microsoft einen zweiteiligen Webcast (Teil 1 und Teil 2), der sich intensiv mit den neuen Suchfunktionen in SharePoint Server 2010 beschäftigt. Darüber hinaus bietet Microsofts TechNet ausführliche Informationen zur Konfiguration der Suche in SharePoint Server 2010.
Verschiedene Technologien für die Suche nutzen
Microsoft bietet für die Suche in SharePoint Server 2010 die neue Version 2010 der Suchmaschine Search Server Express. Bereits die Version Microsoft Search Server Express (Microsoft Search Server Express) 2008 ist eine beliebte und leistungsfähige Suchmaschine. Die neue Version ist jedoch optimiert für SharePoint Server 2010 und SharePoint Foundation 2010, den Nachfolger der SharePoint Services 3.0. Die Lösung ist einfach zu integrieren und bietet bereits gute Ergebnisse. Microsoft Search Server Express 2008 ist der offizielle Erbe des wenig bekannten SharePoint Server 2007 for Search und basiert auf den Windows SharePoint Services 3.0.
Neben herkömmlichen Dateisystemen, Webseiten und öffentlichen Ordnern ermöglicht Microsoft Search Server Express auch die Suche in Datenbanken oder Dokumentenmanagementsystemen, die sich über Connectoren anbinden lassen. Dabei ist die Anzahl der Dokumente im Index auch bei der kostenlosen Version vollkommen unbegrenzt. Es stehen beispielsweise kostenlose Connectoren zur Verfügung, um den Server an EMC Documentum oder IBM FileNet anzubinden. Da Microsoft Search Server Express den OpenSearch-Standard unterstützt, ist zu erwarten, dass die Anzahl der unterstützten Produkte noch ansteigt.
Search Server 2010 Express erlaubt die Verwendung der Booleschen Operatoren AND, OR und NOT in Suchabfragen. Die Anwender können jetzt auch Platzhalter bei der Suche eingeben; das gilt gleichermaßen für die Standardsuche in SharePoint Server 2010. Außerdem kann die neue Version Vorschläge unterbreiten, um Suchergebnisse zu verbessern. Mit einem Connector lässt sich die neue Version mit der Suchfunktion in Windows 7 verbinden.
Installation und Voraussetzungen
Die Installation läuft ähnlich ab wie bei der Vorgängerversion. Alle notwendigen Voraussetzungen installieren Sie über das Vorbereitungs-Tool, dass Sie über die Installationsoberfläche starten. In Microsofts TechNet erhalten Sie Informationen und technische Hilfen zur neuen Version. Diese steht nur noch als 64-Bit-Version zu Verfügung. Als Betriebssystem unterstützt Microsoft Search Server Express 2010 Windows Server 2003/2008 mit installiertem Service Pack 2 und Windows Server 2008 R2.
Die Standardsuche in SharePoint Server 2010 durchsucht das Intranet auch ohne Zusatzlösungen. Die effizienteste Lösung ist Fast Search Server 2010 for SharePoint, die Microsoft durch eine Übernahme in das eigene Produktportfolio integriert hat. Diese Suche ist vor allem für sehr große Datenbanken gedacht, bei denen zahlreiche Quellen indexiert werden müssen. Die Lösung ist stark skalierbar, bietet verschiedene Schnittstellen für die Programmierung und ist für Anwender einfach zu nutzen. Die Suche sollten Sie nach der Installation zunächst anpassen. Wenn Sie die Zentraladministration von SharePoint starten, finden Sie im Bereich Systemeinstellungen zunächst den Link Dienste auf dem Server verwalten
Über diesen Bereich sehen Sie, welche Dienste in SharePoint zur Verfügung stehen, und können einzelne Dienste, die Sie nicht benötigen, auch beenden. Bei der Suche handelt es sich um einen der Systemdienste. Wenn Sie auf SharePoint Server-Suche klicken, können Sie die Konfiguration dieser Suche in der Farm anpassen. Damit die Suche funktioniert, muss mit diesem Dienst eine Suchdienstanwendung verknüpft sein, über die Sie dann wiederum die Suche anpassen. Standardmäßig ist bereits eine standardmäßige Suchanwendung hinterlegt, die Sie durch Klicken auf den Link Suchdienstanwendung im unteren Bereich der Suche anpassen können. Sie finden die hinterlegte Suchdienstanwendung auch, wenn Sie in der Zentraladministration auf Dienstanwendungen verwalten im Bereich Anwendungsverwaltung klicken.
Suche anpassen
Über den Bereich Anwendungsverwaltung legen Sie verschiedene Einstellungen wie Benutzerkonten und die Inhaltsquellen, welche die Suchmaschine berücksichtigen soll, fest. Ist noch keine Suchdienstanwendung hinterlegt, können Sie das jederzeit nachholen. Dazu klicken Sie in der Zentraladministration auf Dienstanwendungen verwalten im Bereich Anwendungsverwaltung. Über die Schaltfläche Neu\Suchdienstanwendung, können Sie eine neue Suche dem Portal hinzufügen und diese konfigurieren.
Beim Hinzufügen geben Sie einen Namen und ein Dienstkonto an. SharePoint Server 2010 unterstützt die neuen Managed Service Accounts (verwaltete Dienstkonten) in Windows Server 2008 R2. Diese Dienste können automatisch ihr Kennwort in einem Active Directory ändern. Außerdem können Sie an dieser Stelle die Anbindung an die FAST-Suche durchführen.
Die Sucheinstellungen der SharePoint-Seiten finden Sie am schnellsten über den Menüpunkt Websiteaktionen und dann Websiteeinstellungen. Im Bereich Websitesammlungsverwaltung steuern Sie die verschiedenen Einstellungen für die SharePoint-Suche und auch die Anbindung an FAST. Hier können Sie auch Stichwörter definieren und festlegen, ob bei bestimmten Suchbegriffen bestimmte Dokumente oder Seiten bevorzugt angezeigt werden sollen.
Diese Einstellungen sind ähnlich denen in SharePoint 2007. Wenn Sie die Einstellung einer hinterlegten Suchdienstanwendung (Zentraladministration\Anwendungsverwaltung\Dienstanwendungen verwalten\<Suchdienstanwendung>) aufrufen, sehen Sie im unteren Bereich die beiden Berichte Administratorberichte und Web-Analytics-Berichte. Diese informieren Sie umfassend über die Nutzung der Suche.
Administratorberichte geben beispielsweise wieder, ob die Serverinfrastruktur funktioniert, Web-Analytics-Berichte zeigen Ihnen, wie die Anwender die Suche nutzen. Wichtig bei den Administratorberichten ist der Bericht QueryLatency, der Sie darüber informiert, wie lange Abfragen dauern. Den Web-Analytics-Bericht können Sie durch einfaches Durchklicken der verschiedenen Links abfragen, auch nach Tagen sortiert. Für eine ausführliche Analyse lässt sich der Bericht nach Excel exportieren.
Das Suchcenter
Die zentrale Oberfläche zur Suche ist das Suchcenter in SharePoint Server 2010. Dieses ist aber nur vorhanden, wenn bei der Erstellung einer Website die jeweilige Vorlage ein Suchcenter enthalten hat. Das Suchcenter sehen Sie als eigene Registerkarte Suche im oberen Bereich der obersten Ebene der Website. Ist diese Registerkarte nicht vorhanden, dann ist auch noch kein Suchcenter angelegt. Um ein Suchcenter zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie die Zentraladministration.
2. Klicken Sie bei Anwendungsverwaltung auf Websitesammlungen erstellen.
3. Geben Sie Namen für diese Suchcentersite im Bereich Titel und Beschreibung in das Feld Titel ein.
4. Geben Sie bei Websiteadresse den letzten Teil der URL für diese Website ein.
5. Klicken Sie bei Vorlagenauswahl auf die Registerkarte Enterprise, und wählen Sie dann die Vorlage Unternehmenssuchcenter oder Basissuchcenter aus. Wollen Sie die neue Personensuche verwenden (siehe auch Suche aus Benutzersicht am Ende des Beitrags), müssen Sie die Vorlage Unternehmenssuchcenter auswählen.
6. Geben Sie bei Primärer Websitesammlungsadministrator im Feld Benutzername den Benutzernamen eines Administratorkontos im Format Domäne\Benutzername ein.
7. Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie nach der Erstellung auf den Link zur Suchcenterwebsite, die Sie erstellt haben. Gewähren Sie allen authentifizierten Benutzern Zugriff auf das Suchcenter, ebenso der Benutzergruppe im Active Directory, die Zugriff erhalten soll.
Klicken Sie dazu im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen und dann im Bereich Benutzer und Berechtigungen auf Personen und Gruppen. Wählen Sie auf der Leiste im linken Bereich Besucher von Unternehmenssuchcenter oder Besucher von Basissuchcenter. Klicken Sie im Menü Neu auf Benutzer hinzufügen.
Suche aus Benutzersicht
Microsoft hat vor allem im Hinblick auf Endanwender die komplette Suche in SharePoint Server 2010 überarbeitet. Insbesondere die Relevanz und die Bedienung hat Microsoft verbessert, sodass Anwender ohne große Schulungen oder Anleitungen bereits schnell und intuitiv suchen können (sollten). Darüber hinaus lässt sich die Windows-7-Suche auf SharePoint Server 2010 erweitern. Damit können Anwender die vertraute Suche in Windows nutzen, um nach Inhalten im Portal zu suchen. Dazu genügt es, per Mausklick die Suche als Connector in Windows 7 zu hinterlegen. Damit sehen Anwender künftig auch die Suchergebnisse im Windows-Explorer, nicht im Webportal.
Die neue Suche unterstützt Boolesche Operatoren und Platzhalter. Das heißt, Anwender können nach Begriffen wie „einkauf*.*“ suchen, um sich alle Dokumente zum Thema Einkauf anzeigen zu lassen. Geben Anwender einen Suchbegriff ein, vervollständigt SharePoint diesen mit häufig verwendeten Begriffen oder hinterlegten Stichwörtern. Auch Operatoren und Einschränkungen unterstützt die neue Suche. Neben der Möglichkeit, nach Webinhalten zu suchen, können Anwender auch nach Personen und deren Eigenschaften suchen, sofern diese gepflegt sind. Diese „soziale Suche“ orientiert sich an Social Networks wie Xing oder Facebook. (mje)