Die Zahlen sind beeindruckend: 46,7 Milliarden Euro gaben deutsche Unternehmen im Jahr 2012 für Geschäftsreisen aus. Das hat der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) in seiner Geschäftsreise-Analyse 2013 herausgefunden. Demnach fällt etwa die Hälfte der Kosten für Flüge und Unterkunft an. Pro Tag bezahlt ein Unternehmen durchschnittlich 140 Euro für Geschäftsreisen, die damit den zweitgrößten Kostenblock nach Löhnen und Gehältern bilden.
Ein Ende der Ausgaben ist nicht abzusehen. Der Geschäftsreise-Benchmark 2014 des Marktforschungsunternehmens Techconsult hat im Auftrag des Softwareanbieters Concur die Reisekosten genauer unter die Lupe genommen. Laut der Studie verzeichnet jedes dritte Unternehmen einen Anstieg seiner Reisekosten. 40 Prozent überschreiten ihr geplantes Budget für Reisekosten. Spitzenreiter sind die Industrie und der Handel mit 50 und 49 Prozent. Dahinter folgen öffentliche Verwaltung und Non-Profit-Unternehmen mit Überschreitungen von 43 Prozent. Der Dienstleistungsbereich liegt mit 32 Prozent noch unter dem Durchschnitt. Am seltensten überschreiten Energie- und Wasserversorger ihr Budget (22 Prozent).
Aufteilung der Reiskosten laut dem Geschäftsreise-Benchmark.
Reisekosten: Anstieg in jedem dritten Unternehmen
Weitere wichtige Ergebnisse der Studie:
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Im Gesamtdurchschnitt haben 33 Prozent der Unternehmen einen Anstieg der Reisekosten im Jahr 2012 verzeichnet, darunter vor allem Banken und Versicherungen (46 Prozent) sowie Industrieunternehmen (41 Prozent).
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29 Prozent aller Geschäftsreisen sind Auslandsreisen; die meisten Auslandsreisen absolvieren dabei Unternehmen der Branchen Industrie (39 Prozent) und Handel (37 Prozent)
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Hinsichtlich des Transportmittels unterscheiden sich die Budgetverfehlungen nur wenig: Im Durchschnitt überschreiten 14 Prozent die Flugkosten, 11 Prozent die Bahnkosten, 13 Prozent die PKW-Kosten und 13 Prozent die Übernachtungskosten
Die Studie zeigt aber auch: Je besser die Software-Unterstützung im Unternehmen, desto effizienter ist auch der Reisemanagement-Prozess. Und umso wahrscheinlicher werden auch die festgelegten Reisekostenbudgets eingehalten.
„Dass 40 Prozent der befragten Unternehmen ihre geplanten Reisekosten überschreiten, sollte zu denken geben“, sagt Matthias Linden, Vertriebschef von Concur Deutschland. „Dabei sind Reisekosten der zweitgrößte kontrollierbare Kostenblock nach Löhnen und Gehältern. Oftmals bewirken schon detaillierte Analysen, mit denen Reiserichtlinien intelligent an die Anforderungen der Mitarbeiter angepasst werden können, einen Unterschied.“
Der beste Tipp zum Sparen: Reisen vermeiden
In der Tat lässt sich in puncto Reisekosten einiges sparen. Und zwar in allen Bereichen. Im Kern geht es neben der Verpflegung vor allem um Transport und Unterkunft, die zusammen über 50 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Gerade für den ausgabekritischen Mittelstand stellt sich daher rasch die Frage nach möglichen Einsparpotentialen bei regelmäßigen Geschäftsreisen.
Der erste Tipp klingt trivial, ist aber umso wirksamer: Ein grundsätzlicher Weg, Reisekosten zu minimieren, ist, die Reise erst gar nicht anzutreten. Viele Mitarbeiter verreisen gern und sehen in einer Geschäftsreise eine willkommene Abwechslung vom Business-Alltag. Doch muss wirklich jede Reise, die ein Mitarbeiter wünscht, sein? Im Internet-Zeitalter gibt es genügend Alternativen, Konferenzen und Meetings virtuell zu veranstalten, so dass Reisekosten völlig entfallen.
Der Schweizer Verkabelungsspezialist R&M beispielsweise ersparte sich jede fünfte Geschäftsreise durch den Einsatz eines Videokonferenz-Systems. Damit konnten weltweit Schulungen, Vorträge, Beratungs- und Verkaufsgespräche, Teamsitzungen, Präsentationen, Meetings und Konferenzen abgehalten werden. Auch Filesharing, der Austausch von Dokumenten und die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit sind möglich. Bis zu 25 Teilnehmende konnten so intensiv und virtuell zusammenarbeiten und Erfahrungen austauschen.
Reisekostenabrechnung: Richtlinien ausarbeiten
Doch auch wenn moderne Internet-Technologie hilft, die eine oder andere Geschäftsreise zu ersparen. Ganz abschaffen lassen sich Business-Reisen damit natürlich nicht.
Der erste Schritt, echte Spareffekte zu erzielen, ist die aktive Steuerung von Geschäftsreisen über interne Reisekostenrichtlinien. Diese Richtlinien unterstützen Mitarbeiter bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen mit klaren und detaillierten Aussagen. Sie sollten schriftlich festgelegt und auch schriftlich kommuniziert werden.
Inhaltlich wird in diesen Richtlinien definiert, wie gereist werden soll - per Bahn, per Flugzeug oder per Auto – welche Klasse benutzt und in welchen Hotels übernachtet werden sollte. Festgelegt werden können zum Beispiel maximale Kosten pro Nacht, die Hotelkategorie oder auch die Hotelkette, bei der man buchen muss. Auch verbindliche Buchungswege sollte das Dokument enthalten.
Mit solchen Richtlinien lassen sich konkret Kosten einsparen, indem Mitarbeiter etwa nur Economy-Class fliegen oder nur noch in Drei-Sterne-Hotels übernachten dürfen. Dazu gehört auch eine Regelung, wie viele Reisen zum Kunden für Verhandlungen maximal erlaubt sind.
Ab einer Reisedauer von fünf Stunden sollten Reisende außerdem Transportalternativen vergleichen. Ein Flug ist zwar schneller und bei weiten Strecken meist auch die einzig sinnvolle Reisemöglichkeit. Bei nahen Zielen allerdings kann die Bahn vorteilhafter sein, weil die Flugzeit kaum einen Unterschied macht im Vergleich zur Fahrzeit mit der Bahn, der Mitarbeiter im Zug aber produktiv arbeiten kann.
Online-Buchungen sparen Reisekosten
Reisen werden in den Betrieben in der Regel von einer eigens zuständigen Reisestelle, dem Sekretariat, einem Mitarbeiter oder dem Geschäftsreisenden selbst gebucht. Dies erfolgt über Reiseketten und - im Mittelstand besonders häufig - bei kleineren unabhängigen Reisebüros sowie neuerdings im Internet. Dieser typischen, aber kostspieligen Fragmentierung kann man durch eine zentrale Online-Buchung entgegentreten.
Mit Online-Buchungs-Tools von Geschäftsreise-Dienstleistern („Business Travel Management“) können Mitarbeiter ihre Reisen einfach, schnell und kostengünstig selbst buchen. Massenweise Buchungen ermöglichen diesen Agenturen günstige Preise. Die Reisenden erhalten jederzeit Zugriff auf Informationen rund um die Dienstleistungen wie z.B. Abflugterminal, Sitzpläne, Flugzeiten, Flug-, Hotelpreise oder Wettervorhersagen.
Die Vorteile solcher Online-Agenturen liegen vor allem in den signifikant niedrigeren Transaktionsgebühren im Vergleich zur Buchung über einen Reiseberater. Außerdem lassen sich Reiserichtlinien über die Tools mit Hilfe eingebetteter Kontrollfunktionen besser durchsetzen.
Online-Buchung lohnt sich vor allem dann, wenn mindestens die Hälfte der Reisen unkompliziert ohne Beratungsaufwand - etwa von Hamburg nach London und zurück - besteht. In solchen Fällen können die Mitarbeiter - oder die Sekretariate - online selbst buchen. Als Faustregel gilt: Innerdeutsche Flüge können zu 100 Prozent, Flüge innerhalb Europas zu 90 Prozent und interkontinentale Flüge zu 50 Prozent über ein Online-System gebucht werden.
Preisvergleiche im Web lohnen sich
Auch wer nicht auf solche Dienstleister zurückgreift, sollte das Einsparpotential des Internets nutzen: Mit Online-Preisvergleichen beispielsweise. „Viele Unternehmen können durch einen Online-Preisvergleich erhebliche Kosten bei Geschäftsreisen sparen", sagt Marcel Radzei, Geschäftsführer des Flugpreisvergleichs billigflieger.de. Rund 30 Prozent aller Flüge auf dem Portal werden von Unternehmen gebucht. "Sowohl die Recherche über das Reisebüro als auch der manuelle Vergleich durch das eigene Personal verursachen einen Aufwand“, erläutert Radzei. „Nicht immer wird der günstigste Tarif gefunden. Durch einen einfachen Online-Preisvergleich können Unternehmen bei uns in Sekunden kostenfrei die günstigsten Flüge finden."
Nach seiner Einschätzung besteht bei Geschäftsreisen ein erhebliches Einsparpotenzial, da Flugkosten häufig die Hälfte der Gesamtkosten ausmachten. Durch intelligente Filterfunktionen, zum Beispiel nach Abflug- und Ankunftszeit, könne die Suche zudem exakt auf die eigenen Geschäftstermine abgestimmt werden.
Rabatte nutzen bei Reiseanbietern
Durch die vermehrte Nutzung bevorzugter Anbieter lassen sich auch Preisnachlässe aushandeln. Das bedeutet, dass aufgrund des Reisevolumens bestimmte Sonderkonditionen verhandelt werden, um so Reisekosten zu sparen. Wird die gleiche Reiseroute beispielsweise von vielen Mitarbeitern sehr oft befahren oder beflogen, können mit den Transportunternehmen Rabattverträge ausgehandelt werden. Gleiches gilt für Hotels und Hotelketten. Ein Hotel, in dem pro Jahr 100 oder 200 Mitarbeiter übernachten, wird gern über Sonderkonditionen verhandeln.
Auch wenn viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit verreisen müssen, sollte man Rabatte aushandeln. Die Reisepartner sind aufgrund des Reisevolumens meist gerne bereit, bestimmte Sonderkonditionen zu gewähren. Neun von zehn Unternehmen mit einem Geschäftsreise-Budget ab 50.000 Euro verhandeln bereits Angebote nach, wie die VDR-Studie zeigt. 45 Prozent der Unternehmen setzen bei den Flugtickets an, 58 Prozent bei den Übernachtungskosten.
Eine besonders wichtige Stellschraube ist die Verlängerung der Buchungsvorläufe. Wenn bekannt ist, dass in einem oder einem halben Jahr eine wichtige Messe oder Konferenz ansteht, kann mit einer Sofortbuchung der Reise Geld gespart werden. In einigen Firmen liegt dieser Anteil langfristig planbarer Reisen bei bis zu 25 Prozent. Wenn hier die Vorausbuchungsfristen genutzt werden, reduziert das die Flug- oder Bahnkosten ganz beträchtlich.
Firmenkreditkarten vereinfachen die Reisekostenabrechnung
Mit Firmenkreditkarten lassen sich ebenfalls Kosten sparen. Solche Karten bieten meist ein spezielles Management-Informationssystem und vereinfachen die Spesenabrechnung. Über ein zentrales Abrechnungsmedium werden alle Leistungen, die im Vorfeld der Reise gebucht werden, erfasst und bezahlt. Während der Geschäftsreise nutzen die Mitarbeiter dann eine einheitliche Firmenkreditkarte für alle vor Ort anfallenden Ausgaben, darunter etwa Verpflegungskosten.
Die Firmenkreditkarte lässt sich weltweit als Zahlungsmittel und zum Abheben von Bargeld einsetzen. Sie ersetzt die sonst üblichen Vorschusszahlungen: Geschäftliche und private Ausgaben können so exakt getrennt werden. Kosten, die während einer Reise entstehen, können bereits unterwegs als Übersicht in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Gerade Mittelständler können mit Hilfe der Kreditkarten die Reise also perfekt analysieren.
Etliche Kartenunternehmen wenden sich ganz gezielt an den Mittelstand, da es hier noch Nachholbedarf gibt: In einer Umfrage gaben sich nur 23 Prozent der KMUs als Firmenkreditkartennutzer zu erkennen. American Express bietet beispielsweise mit der Goldversion eine Karte für kleine und mittelständische Unternehmen, ebenso MasterCard und Visa.
Software-Tools für das Reisekostenmanagement
Zusätzliches Einsparpotenzial bieten spezielle Softwarelösungen für das Reisekostenmanagement. Diese Tools integrieren die Reisekostenrichtlinie direkt in das System und wenden sie in jedem Schritt des Geschäftsreiseprozesses automatisch an - von der Reisebuchung bis hin zur Rückerstattung.
Da die Systeme die Kosten transparent machen, lassen sich auch versehentliche oder absichtliche Verstöße gegen die Reisekostenrichtlinien aufdecken und finanzielle Nachteile für das Unternehmen vermeiden. Teil solcher Produkte ist zudem eine spezielle Buchungssoftware für den PC oder das Smartphone, die bestimmte Flug- oder Hoteloptionen automatisch hervorhebt, wenn sie den internen Richtlinien entsprechen.
„Reisekosten sind in den meisten Unternehmen der zweitgrößte variable Kostenblock“, sagt Matthias Linden, Regional Sales Director bei Concur. „Wer sie mit Hilfe entsprechender IT-Lösungen näher analysiert, kann einiges Sparpotential aufdecken. So kann zum Beispiel eine genaue Analyse des Reiseverhaltens ermitteln, welche Reisen sich durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzt lassen.“
Reisekosten sparen – ein Beispiel aus der Praxis
Welche konkreten Tricks in der Praxis angewendet werden, hat uns die für Geschäftsreisen zuständige Mitarbeiterin eines Münchner Mittelständlers aus dem Pharmabereich verraten. Aus Datenschutzgründen wollte sie nicht genannt werden:
„Wir buchen viel über Agenturen wie Amex, BCD Travel oder HRG Germany. Das ist preiswerter als wenn man es selbst macht. Diese Agenturen können Reisen billiger anbieten, weil sie massenweise buchen und Verträge mit großen Hotels haben. Grundsätzlich halten wir unsere Mitarbeiter an, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Dann gehts statt mit dem Taxi mit der S-Bahn zum Flughafen. Die meisten akzeptieren das klaglos und verzichten auf das prestigeträchtige Taxi. Gleiches gilt für Flug- und Bahnreisen: 1.Klasse-Reisen sind bei uns tabu.
Wenn Mitarbeiter viel mit der Bahn fahren, statten wir sie mit einer Bahncard aus. Die Bahncard 50 gewährt – bei einmaligen Kosten von 250 Euro pro Jahr - immerhin 50 Prozent Rabatt. Im Extremfall, bei Mitarbeitern, die sehr viel mit der Bahn reisen, lohnt sich auch eine Bahncard 100, mit der man dann ganz kostenlos fahren kann.
Unabhängig von der Bahncard-Ausstattung versuchen wir, Reisen möglichst früh zu buchen. Man sollte mindestens 14 Tage vor Reiseantritt buchen. Grundsätzlich gilt: Je früher gebucht wird, desto mehr lässt sich sparen. Bei Flug- und Bahnreisen buchen wir auch immer über das Web, weil die Buchungen via Internet günstiger sind als Offline.
Was die Hotelauswahl betrifft: Wir haben mehrere Filialen und Veranstaltungsorte und buchen dort immer dieselben, preisgünstigen Hotels. Mit denen haben wir auch Sonderkonditionen ausgehandelt. Ansonsten buchen wir Hotels über Portale wie hrs, das ist günstiger als eine direkte Hotelbuchung.
Grundsätzlich halten wir unsere Mitarbeiter an, wenig zu verreisen und insbesondere Fernreisen zu vermeiden. Tagungen halten wir möglichst zentral ab, damit viele im Firmenauto hinfahren können. Und ganz wichtig auch: Meetings früh um 9 oder 10 Uhr sind ungünstig, weil man dann eine Übernachtung braucht. Besser ist es, Meetings später anfangen zu lassen, weil man dann am Vormittag anreisen kann und sich eine Übernachtung spart.“ (wh)