Readsoft Online kann als reine Erfassungslösung für das Scannen und Auslesen von Rechnungen und der Datenweitergabe an das vorhandene ERP- beziehungsweise Buchhaltungssystem eingesetzt werden. Darüber hinaus können Unternehmen Readsoft Online auch zur automatisierten Überprüfung der ausgelesenen Daten, zur Rechnungsgenehmigung und Kontierung einsetzen. Papierrechnungen werden gescannt und an Readsoft Online übergeben, elektronische vorliegende Rechnungen können direkt hochgeladen werden.
Die Readsoft-Capture-Technologie interpretiert die Rechnungsdateien unabhängig von deren Format. Die erfassten Rechnungsdaten werden einschließlich Barcodes, Stempeln oder lieferantenspezifischen Daten kategorisiert. Es erfolgt beispielswiese ein Abgleich mit den verfügbaren Bestellungen, Wareneingang und den Stammdaten abgeglichen. Lieferantendaten, Steuerdaten und Datumsangaben prüft das System automatisch. Werden nicht alle Daten erkannt oder befindet das System die Daten für unvollständig, landet die Rechnung zur Klärung in einem entsprechenden Workflow. Wurde die Rechnung validiert, kommt sie in einen Freigabe-Workflow.
Geben die Anwender die Rechnung frei, werden die Rechnungsdaten und die Bilder der Rechnung an das vorhandene ERP-System übergeben. Die Rechnungsbilder werden zudem archiviert.
Laut Hersteller kann Readsoft Online mit jedem vorhandenen ERP-System eingesetzt werden, dazu würden auch Microsoft Dynamics NAV und AX zählen. Diese würden über Schnittstellen und Approval-Workflow-Lösungen zu Readsoft Online verfügen.
Readsoft bietet für die Cloud-Lösung unterschiedliche Abrechnungsmodelle an: Pay-per-Click mit Prepaid-Zahlung oder eine monatliche Abrechnung nach Verbrauch. Damit würde sich die Lösung auch für Unternehmen mit einem begrenzten Rechnungsaufkommen eignen. Angaben zur Höhe der Kosten machte der Hersteller nicht. Für technische Interessierte: Readsoft Online läuft auf der Cloud-Plattform Windows Azure. (mje)