Hin und wieder kommt der urzeitliche Jäger und Sammler im Menschen zum Vorschein. Das Archivierungsverhalten vieler E-Mail-Anwender ist so ein Fall. Dabei sind es meist weniger die Dokumente des Arbeitslebens, als eher der multimediale Zeitvertreib neben der beruflichen Tätigkeit, der die Speichernutzung mancher Postfächer unkontrollierbar wachsen lässt. Um dieses Verhalten und den damit verbundenen Hardwarebedarf steuern zu können, bietet Microsoft Exchange Server die Möglichkeit der Größenbeschränkung von Postfächern durch so genannte Quotas. Diese sind standardmäßig deaktiviert, werden aber in vielen Unternehmen aus den genannten Gründen gerne angeschaltet.
Auf diese Weise ist die Gefahr, dass die Festplatte eines Postfach-Servers unversehens voll ist, deutlich geringer. Wenn ein Postfach eine maximale Größe haben kann, lässt sich der von dem Postfachspeicher maximal beanspruchte Platz im Voraus berechnen. In welcher Form dieser Wert in die Hardwareausstattung des Servers einfließt, hängt dann aber von den konkreten Rahmenbedingungen ab. Zumeist ist es nicht sinnvoll, den Speicherplatz größer als diesen theoretischen Wert zu wählen oder umgekehrt die Quota-Größe direkt aus der Plattengröße abzuleiten.
Funktionsweise
Quotas lassen sich auf verschiedene Art definieren, beispielsweise pro Postfachspeicher oder pro Benutzer, durch globale Einstellungen oder Richtlinien. In allen Fällen können drei Grenzwerte festgelegt werden. Die Überschreitung des ersten Grenzwerts löst eine Warnmeldung aus, die per E-Mail an den Anwender gesandt wird. In diesem findet noch keine funktionale Einschränkung statt. Beim Erreichen des zweiten Werts kann der Anwender keine Nachrichten mehr versenden. Und ist das Postfach größer als der dritte Wert, können schließlich auch keine E-Mails mehr empfangen werden.
Um mit der Postfachgröße wieder unter diese Größe zu kommen, muss der Anwender Nachrichten im Postfach löschen. Dabei reicht allerdings ein einfaches Löschen nicht aus, da die Nachrichten in diesem Fall nur in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben werden. Dort werden sie allerhöchstens nach einigen Tagen durch den Systemwartungsprozess gelöscht, wenn diese Funktion aktiviert ist. Der Anwender muss den Ordner Gelöschte Objekte explizit löschen, damit der belegte Postfachspeicher reduziert wird.
Nachrichtentexte
Diese Anweisungen sind auch in den verschickten Nachrichten zu finden, wie im Beispiel aus Listing 1 ersichtlich wird. Die Texte der Warnungen sind in Exchange Server fest vorgegeben. Sie befinden sich in der Ressourcen-DLL MDBSZ. DLL. Die vielfach gewünschte Anpassung der Meldungstexte ließ sich ursprünglich nur durch Anpassung dieser Ressourcenbibliothek erreichen. Dieser Eingriff in die Binärdateien ist allerdings mit einigem Risiko behaftet und wird von Microsoft nicht unterstützt. Zudem musste die Anpassung bei jeder Aktualisierung von Exchange, wenn diese die angesprochene DLL mit betraf, erneut durchgeführt werden.
Einen anderen Weg geht das Programm Quota Message Service. Diese ursprünglich im Rahmen des Gotdotnet-Portals verfügbare Anwendung ersetzt die Exchange-eigene Quota-Überprüfung und erlaubt es, eigene Schablonen für die versandten Nachrichten zu erzeugen. Das Programm wurde kürzlich in das Portfolio der offiziell unterstützten Exchange-Tools aufgenommen und kann unter www.microsoft.com/technet/prodtechnol/exchange/ downloads/2003/tools.mspx heruntergeladen werden. Der Quota Message Service wurde bereits in Ausgabe 07/2005 von Expert’s inside Exchange vorgestellt. Dieser Weg sollte der Anpassung der Ressourcen-DLL vorgezogen werden, wenn diese Funktion benötigt wird.
Systemereignisse
Das Erreichen der Postfachgrenzen führt im Regelfall nur zu einer Benachrichtigung der betroffenen Anwender. Eine Benachrichtigung der Systemadministratoren findet standardmäßig nicht statt. Allerdings kann im Falle, dass ein Anwender aufgrund des Überschreitens des dritten Grenzwerts keine Nachrichten versenden kann, ein Eintrag je nach Version mit der ID 1025 oder 8528 im Anwendungsprotokoll des Servers vorgenommen werden.
Durch Aktivierung des Diagnostikprotokolls kann allerdings eine Aufzeichnung der betreffenden Ereignisse vorgenommen werden. Die Protokollierung kann im Eigenschaftendialog jedes Servers in der Registerkarte Diagnostikprotokoll konfiguriert werden. Für den Dienst MSExchangeIS/Postfach muss hierzu der Protokollierungsgrad für die Kategorie Speicherbegrenzung geändert werden.
Allgemein ist es nicht ganz einfach, die Anwender mit Speicherplatzüberschreitungen sichtbar zu machen. Glen Scales hat in seinem Blog einige skriptbasierte Ansätze zu diesem Thema zusammengefasst (http://gsexdev.blogspot.com/2005/03/relating-mailbox-sizes-to-mailbox.html).
Leistungsauswirkungen
Das Auffinden von „Quota-Sündern“ führt immer, egal, ob die Ausführung über ein Skript oder mittels Diagnostikprotokoll erfolgt, zu einer nennenswerten Zusatzbelastung des Systems. Aber auch die reine Überprüfung von Postfachbeschränkungen kann sich bereits im System bemerkbar machen.
Exchange überprüft die Größe des Nachrichtspeichers jeweils bei Zustellungen für ein Postfach. Ist das Postfach zu groß, dann wird es in eine interne Liste aufgenommen. Diese Liste benötigt Exchange, um gegebenenfalls die betreffenden Aktionen wie das Unterbinden des Nachrichtenversands durchzuführen. Diese Liste wird dann zum eingestellten Wartungsintervall abgearbeitet, zu dem die Warnungsnachrichten verschickt werden sollen. Da eine Aktualisierung der Liste nur bei der Nachrichtenzustellung erfolgt, muss ein aufgeräumtes Postfach nicht unmittelbar wieder funktionstüchtig sein. Hierbei kann es zu funktionsbedingten Verzögerungen kommen.
Das Überprüfen der Postfachgröße gehört zum normalen Betrieb, und die Auswirkung ist deshalb nicht messbar. Das Auswerten der Liste sowie das Verschicken der Warnungen sind ebenfalls nicht sonderlich aufwändig. Selbst bei einer großen Anzahl von Warnungen sollte die verursachte Last kaum bemerkbar sein.
Allerdings gibt es noch eine weitere Gelegenheit, bei der sich die Quota-Überprüfung auswirken kann. Die Benachrichtigungen, die von Exchange versandt werden, besitzen eine eigene Nachrichtenklasse (IPM.Note.StorageQuotaWarning). Dies führt dazu, dass wenn ein Anwender diese Nachricht öffnet, Outlook in der Formularbibliothek der Organisation nachsieht, welches Formular zum Anzeigen verwendet werden muss. Wenn die Benachrichtigungen über Nacht an viele Anwender einer größeren Organisation versandt wurden, dann kann dies beim morgendlichen Arbeitsstart zu einer spürbaren Systemlast führen. In diesem Fall lässt sich das Phänomen dadurch verringern, dass die Wartungszeiträume, in denen die Quotas für verschiedene Postfachspeicher überprüft werden, gestaffelt werden. Auf diese Weise werden die Nachrichten zu unterschiedlichen Tageszeiten zugesandt und die Formularanfragen entsprechend verteilt.
Listing 1: Beispiel einer Systemnachricht
Von: Systemadministrator
Gesendet: Montag, 12. Juni 2006 09:45
An: Holger Kattner
Betreff: Ihr Postfach ist geschlossen.
Wichtigkeit: Hoch
Ihr Postfach hat eine oder mehrere vom Administrator festgelegte
Größenbeschränkungen überschritten.
Die Postfachgröße beträgt 222320 KB.
Maximale Postfachgrößen:
Sie werden benachrichtigt, wenn Ihr Postfach 100000 KB erreicht.
Sie können keine Nachrichten senden, wenn Ihr Postfach 150000 KB erreicht.
Sie können keine Nachrichten senden und empfangen, wenn Ihr Postfach 200000 KB erreicht.
Möglicherweise können Sie keine neuen Nachrichten senden oder empfangen, bevor Sie
die Postfachgröße reduziert haben.
Löschen Sie alle Objekte, die Sie nicht mehr benötigen, um mehr Speicherplatz zu
erhalten, oder verschieben Sie sie in Ihre Persönliche Ordner-Datei (.pst-Datei).
Die Größenbeschränkung bezieht sich auf Objekte in allen Postfachordnern einschließlich
'Gelöschte Objekte' und 'Gesendete Objekte'.
Sie müssen den Ordner 'Gelöschte Objekte' leeren, nachdem Sie Objekte gelöscht
haben. Andernfalls wird der Speicherplatz nicht freigegeben.
Weitere Informationen finden Sie in der Clienthilfe.