Neben der Möglichkeit über die PowerShell PST-Dateien in Exchange zu importieren, bietet Microsoft mit dem PST Capture Tool ein Werkzeug an, das PST-Dateien importieren kann. Das Tool finden Sie im Download-Center bei Microsoft.
Das Tool kann nicht nur PST-Dateien in Exchange Server 2010 importieren, sondern auch PST-Dateien von Clients einlesen und in Office-365-Postfächer importieren. Microsoft stellt auf der Download-Seite die Agenten für 32-Bit- und 64-Bit-Betriebssysteme zur Verfügung.
Ebenfalls ein interessantes Werkzeug ist das Outlook Configuration Analyzer Tool (OCAT). Das Tool entspricht von der Bedienung her dem Exchange Best Practices Analyzer und überprüft auf Arbeitsstationen die Einrichtung und Konfiguration von Outlook. Wenn Administratoren ein Problem mit einem Outlook-Client vermuten, lässt sich dieses mit OCAT recht zuverlässig eingrenzen.
PST-Dateien mit Agenten von Client-Computern einlesen
Microsoft Exchange PST Capture kann PST-Dateien auf den Client-Computern oder dem Server nicht nur in Exchange-Datenbanken importieren, sondern auch über spezielle Agenten auf den Client-Computern PST-Dateien von Outlook-Clients einlesen und in Exchange-Postfächer importieren. Voraussetzung dafür ist allerdings Windows Vista/7 und Windows Server 2008/2008 R2.
Das Tool scannt dazu nicht nur einmalig PST-Dateien auf den Arbeitsstationen in der Domäne ein, sondern kann angebundene Client-Computer überwachen und neu erstellte PST-Dateien über die Verwaltungskonsole des Tools auf dem Server zentral einlesen. Der Import findet über einen Assistenten mit grafischer Oberfläche statt. Der Assistent untersucht alle angebundenen Computer und zeigt an, wo Anwender eine neue PST-Datei angelegt haben. Neue PST-Dateien zeigt das Tool anschließend in der Verwaltungskonsole an.
Anschließend können Sie genau festlegen, welche PST-Dateien auf den einzelnen Computern, welche Ordner und mit welchen Einstellungen Sie die Daten aus der PST-Datei in die Exchange-Datenbanken auf dem Server importieren wollen. Für den Import darf Outlook auf dem Client-Computer aber nicht gestartet sein, da ansonsten die PST-Datei in Verwendung ist. Ein weiterer Nachteil der Lösung ist, dass in der aktuellen Version die PST-Datei auf dem Client vorhanden bleibt und der Anwender diese weiter nutzen kann.
Die Daten der Datei integriert das Tool zwar problemlos in das Postfach und zeigt den Inhalt in einem eigenen Ordner im Postfach an, aber die PST-Datei bleibt verbunden. Das heißt, Administratoren müssen die Anwender noch darüber informieren, keine Daten in der PST-Datei zu speichern, sondern auf dem Server im Exchange-Postfach.
Microsoft Exchange PST Capture einrichten
Das eigentliche Tool installieren Sie auf einem Exchange-Server als Systemdienst. Dieser Dienst muss über Administratorrechte verfügen. Den Client installieren Sie auf den Endcomputern, auf denen PST-Dateien für den Import auf den Server liegen und die Sie überwachen wollen. Auf dem Server, auf dem Sie den Systemdienst des Microsoft Exchange PST Capture Tools installieren, muss zusätzlich Outlook 2010 x64 installiert sein.
Das Konto, das Sie für den Import auf den Server nutzen, muss zusätzlich ein Postfach in der Exchange-Organisation haben und der Rolle Public Folder Management zugewiesen sein. Sie hinterlegen es bei der Installation des Serverdienstes auf dem Exchange-Server. Am besten erstellen Sie dazu ein neues Benutzerkonto, weisen diesem ein Postfach zu und erteilen anschließend dem Benutzer die Rechte.
Das Postfach erstellen Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole im Bereich Empfängerkonfiguration\Postfach. Anschließend nehmen Sie das Postfach in die lokale Administratorgruppe auf dem Exchange-Server auf. Der nächste Schritt besteht darin, die Exchange-Rolle Public Folder Management zuzuweisen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Rufen Sie mit https://<Servername>/ecp die Exchange-Systemsteuerung auf.
2. Klicken Sie auf Rollen und Überwachung.
3. Wählen Sie Administratorrollen.
4. Klicken Sie doppelt auf die Rolle Public Folder Management.
5. Klicken Sie bei Mitglieder auf Hinzufügen.
6. Fügen Sie das erstellte Konto hinzu.
Im nächsten Schritt installieren Sie den Serverpart des Tools auf dem Exchange-Server (PSTCapture.msi). Während der Installation müssen Sie den Benutzernamen des Dienstkontos verwenden. Ansonsten erfordert die Installation zunächst keine weiteren Arbeiten. Ist die Installation erfolgreich abgeschlossen, erhalten Sie ein Erfolgsfenster. Überprüfen Sie anschließend zunächst, ob der Systemdienst Microsoft Exchange PST Capture Service gestartet wurde und das Konto zum Importieren hinterlegt ist.
Starten Sie anschließend die Verwaltungskonsole PST Capture. Auch diese muss sich ohne Fehler starten lassen, damit das Tool einsatzbereit ist. Standardmäßig verwendet das Tool den TCP-Port 6674 auf dem Server. Wollen Sie diesen ändern, müssen Sie vor der Installation der Agenten die PST Capture Console auf dem Server und Tools\Settings aufrufen. Bei General sehen Sie den aktuellen Port. Ändern Sie diesen, müssen Sie den Systemdienst Microsoft Exchange PST Capture Service neu starten. Alle Agenten, die Sie bereits installiert haben, sind dann neu zu installieren. Oder Sie ändern den Port in der Registry auf dem Client ab. Die Einstellungen dazu finden Sie bei HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\PST Capture\DiscoveryAgent.
Agent für Microsoft Exchange PST Capture installieren
Sobald der Serverdienst installiert ist, können Sie auf Client-Computern den Agenten installieren.
Während der Installation geben Sie den Namen des Servers und den Port ein. Standardmäßig verwenden Sie hier den Port 6674. Wollen Sie die Installation automatisiert durchführen und skripten, verwenden Sie den Befehl:
msiexec /i \\<Freigabe>\PSTCaptureAgent.msi /q CENTRALSERVICEHOST=<Servername> SERVICEPORT=6674
Sie können die MSI-Datei aber auch ganz normal installieren. Die Eingaben, die Sie vornehmen, speichert das Tool in der Registry im Pfad HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\PST Capture\DiscoveryAgent. Hier können Sie nachträglich Änderungen vornehmen oder durch Export/Import die Konfiguration auch übertragen.
Speichern Anwender die PST-Dateien auf einem Dateiserver, müssen Sie auch auf diesem den Agenten installieren, damit der Serverdienst die PST-Datei finden und importieren kann. Microsoft stellt dazu auch einen 64-Bit-Client zur Verfügung.
PST-Dateien im Netzwerk finden und PST Capture mit Office 365 verbinden
Erstellen Anwender in Outlook eine neue PST-Datei, um Daten zu speichern, erkennt das der Agent, und Sie können mit der Verwaltungskonsole auf dem Server die PCs entsprechend anzeigen. Anwender bekommen zunächst davon nichts mit. Das heißt, das Erstellen von PST-Dateien funktioniert nach der Installation des Tools genauso wie vorher.
Die Verwaltungskonsole von PST Capture zeigt neu erstellte PST-Dateien aber nicht automatisch an, sondern Sie müssen explizit nach neuen PST-Dateien suchen. Dazu wählen Sie die Schaltfläche New PST Search aus. Zuvor sollten Sie über Tools/Settings die Einstellungen von PST-Capture vornehmen. Sie können an dieser Stelle noch weitere Einstellungen vornehmen, zum Beispiel festlegen, dass PST Capture die PST-Dateien direkt in das Archiv-Postfach des Anwenders kopieren soll.
Wollen Sie PST-Dateien direkt in Postfächer in Office 365 importieren, müssen Sie in den Einstellungen über Tools\Settings\Online Connection noch die Anmeldedaten für Office 365 hinterlegen. Haben Sie die Einstellungen vorgenommen, lassen Sie die angebundenen PCs nach neuen PST-Dateien scannen. Dazu wählen Sie, wie oben beschrieben, New PST Search. Anschließend wählen Sie die Domäne aus, die Sie durchsuchen wollen. Sie haben im Fenster auch die Möglichkeit, nur einzelne Organisationseinheiten zu untersuchen.
Im Fenster erkennen Sie die Computer mit installiertem Agenten an einem grünen Bildschirm. Als Nächstes wählen Sie aus, auf welchem Datenträger das Tool nach neuen PST-Dateien scannen soll. Anschließend wählen Sie aus, ob Sie den Scanvorgang gleich starten wollen oder erst zu einem bestimmten Zeitpunkt. Nach der Auswahl beginnt der Scanvorgang, und das Scanfenster erscheint. Klicken Sie auf Start Scan, um den Vorgang zu starten. Findet das Tool PST-Dateien, zeigt es diese unten im Fenster an.
PST-Dateien importieren - lokal oder nach Office 365
Nach einem Scanvorgang hat das Tool unter Umständen eine oder mehrere PST-Dateien gefunden. Diese zeigt der Scanner in der PST Capture Console an. Um die Dateien jetzt zu importieren, setzen Sie den Haken im Kästchen und klicken auf New Import List. Anschließend können Sie auswählen, ob Sie die PST-Dateien auf einen lokalen Exchange-Server importieren wollen (OnPrem Import List) oder in Office 365 (Cloud Import List).
Haben Sie bereits eine Liste zuvor erstellt, können Sie auch diese verwenden. Anschließend öffnet PST Capture eine neue Registerkarte mit der Importliste. Hier müssen Sie den einzelnen PST-Dateien Postfächer zuordnen.
Dazu wählen Sie in der Spalte Destination Mailbox den Link Set Mailbox und wählen das Postfach aus. Klicken Sie anschließend auf Import All Now. Damit der Importvorgang funktioniert, darf die PST-Datei entweder nicht mit dem lokalen Outlook auf dem Client verbunden sein respektive Outlook nicht laufen. Sie müssen den Client also zuvor lokal trennen, oder der Anwender muss Outlook schließen. Das Tool liest jetzt die Daten der PST-Dateien ein und integriert sie so in das Postfach, wie Sie es unter Tools\Settings festgelegt haben. Nach dem erfolgreichen Importvorgang können Sie im Postfach des Anwenders überprüfen, ob die Daten übernommen wurden.
Microsoft geht im TechNet-Bereich für Exchange Tools genauer auf Exchange PST Capture ein.
Outlook Configuration Analyzer Tool (OCAT)
Mit dem Tool richtet sich Microsoft an Admins und Mitarbeiter im Helpdesk. Mithilfe des Microsoft Outlook Configuration Analyzer Tool sollen diese bei der Lösung von Problemen effizienter vorgehen können. Unterstützt werden Outlook 2007 und Outlook 2010. Betriebssystemseitig finden Windows 7, Windows Vista (SP2) und Windows XP SP3 Unterstützung.
Das Tool untersucht das Outlook-Profil auf bekannte Probleme und erstellt einen umfangreichen Bericht. Zu den Problemen liefert der Bericht einen Link auf einen entsprechenden Artikel in Microsofts Knowledge-Base, der im besten Fall eine Lösung des Problems beschreibt. Das Microsoft Outlook Configuration Analyzer Tool muss ganz traditionell installiert werden und erfordert das .NET-Framework.
Sobald Sie das Outlook Configuration Analyzer Tool (OCAT) installiert haben, wählen Sie zunächst die Option Select options for a new scan aus. Outlook muss für den Scanvorgang gestartet sein. Sie erhalten sonst eine Warnung.
Anschließend starten Sie mit Start scanning einen Scanvorgang. Dabei liest das Tool die Outlook-Konfiguration aus und zeigt eventuelle Fehler an. Der Vorgang kann mehrere Minuten dauern. Nach dem Scanvorgang lassen Sie sich den Bericht anzeigen und erhalten Meldungen über gefundene Probleme oder Informationen, die für die Einstellung wichtig sind. (mje)