Projektmanagement mit Pivot-Tabellen erleichtern

Tabellendaten zur Verfügung stellen

Pivot-Tabellen sind nichts anderes als interaktive Tabellen, die schnell umfangreiche Datenmengen zusammenfassen können. Auf diese Weise werden die dort vorhandenen Informationen aussagekräftiger. Die Daten müssen nicht zwangsläufig in Excel vorliegen, Sie können auch Daten anderer Formate nach Excel importieren und diese anschließend auswerten. Wir gehen an dieser Stelle davon aus, dass die Daten bereits in Excel vorliegen. Damit die Vorgehensweise übersichtlich und für Sie nachvollziehbar bleibt, haben wir uns auf einige wenige Daten beschränkt. Beispielsweise beschränkt sich die Einteilung der Projekte in Arbeitspakete und einige wenige Projektdaten. In der Praxis funktioniert die Vorgehensweise selbstverständlich auch bei größeren Datenbeständen. Als Testdaten stehen folgende Informationen, spaltenförmig angeordnet, zur Verfügung:

• Projektbezeichnung und Projektleiter

• Arbeitspaketnummer und der für das Arbeitspaket verantwortliche Mitarbeiter

• Geplante Zeit, tatsächlich benötigte Zeit und die Differenz der beiden Werte

• Plan- und Istkosten sowie deren Differenz, unterteilt nach Personal- und Materialkosten

• Starttermin und Endtermin

Bis auf die Überschriftenzeile befindet sich somit in jeder Zeile ein Datensatz. Damit kann der Einsatz von PivotTable starten.

Empfohlene Pivot nutzen

Setzen Sie die Eingabemarkierung in den Datenbestand und aktivieren Sie das Register Einfügen. Sie sehen links im Bereich Tabellen die Schaltflächen PivotTable und Empfohlene PivotTables. Besonders einfach ist der Einsatz von Empfohlene PivotTables. Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfohlene PivotTables. Sie erreichen das gleichnamige Fenster. Im linken Bereich schlägt Excel Ihnen, auf Basis des vorliegenden Datenbestands, Auswertungsmöglichkeiten vor. Das heißt, wenn Ihnen andere Datenbestände vorliegen als in der Beispieltabelle, erhalten Sie entsprechende andere Auswertungsmöglichkeiten. Rechts sehen Sie die strukturierten Daten. Um diese besser sehen zu können, müssen Sie das Fenster ggf. mit Hilfe der Maus vergrößern.

Als erste Auswertungsmöglichkeit schlägt Excel vor, die Summe der geplanten Personalkosten für die einzelnen Projekte zu verdichten. Wenn Sie links doppelt auf den Vorschlag klicken wird die Auswertung automatisch in einem Tabellenblatt erstellt. Allerdings sind diese, von Excel vorgeschlagenen Auswertungen, in der Regel wenig detailliert und nicht immer empfiehlt Excel die gewünschte Gliederung. Das ist aber kein Problem.

Individuelle Pivots erstellen

Sie haben in Excel die Möglichkeit, Pivots ganz nach Ihrem individuellen Bedarf zu erstellen. Dazu klicken Sie nacheinander in Ihre Datenliste und unter Einfügen/Tabellen auf die Schaltfläche PivotTable. Sie erreichen das Dialogfeld PivotTable erstellen. Da Sie sich bereits in der Datenliste befinden, schlägt Excel automatisch im Feld Tabelle/Bereich den zu analysierenden Tabellenbereich vor. Über die Option Externe Datenquelle verwenden, haben Sie die Möglichkeit, auf eine andere Datenquelle zuzugreifen. Das ist hier nicht notwendig, da sich die Informationen bereits in einer Excel-Tabelle befinden. Damit sind bereits alle Vorbereitungsarbeiten getroffen. Akzeptieren Sie den Vorschlag Neues Arbeitsblatt und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Daten strukturieren

Sie erhalten ein neues Tabellenblatt mit einer leeren Grundstruktur für Pivot-Tabellen. Die Daten sollen wie folgt ausgewertet werden: Es sollen zunächst die geplanten und tatsächlichen Projektkosten sowie die Abweichungen der beiden Positionen, nach Projekten und Arbeitspaketverantwortlichen, gezeigt werden. Um dies zu erreichen, haken Sie im rechten Bildschirmbereich im Arbeitsbereich PivotTable-Felder per Mausklick das Feld Projekt ab. Excel schlägt vor, die Daten in Zeilen anzuordnen. Sie erkennen das einerseits an der Anordnung im Tabellenarbeitsblatt selbst und andererseits daran, dass unten im Arbeitsbereich ein Eintrag unter Zeilen erfolgt. Um die Verantwortlichen für die Arbeitspakete ebenfalls anzuzeigen, haken Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Verantwortlicher Arbeitspaket ab. Auch diese Angaben werden in Zeilen angeordnet. Für den Fall, dass die einzelnen Felder nicht so angeordnet werden, wie Sie das wünschen, können Sie diese auch manuell, mit Hilfe der Maus, in den Bereich mit der Überschrift Felder zwischen den Bereichen ziehen und ablegen: schieben.

Nun werden noch die Felder Geplante Kosten, Istkosten und Differenz benötigt. Sie sehen, dass Excel leichte Probleme mit der Darstellung hat, wenn diese in der Ursprungstabelle mit Hilfe eines Zeilenumbruchs erfasst werden. Das hat jedoch keinen Einfluss auf die Ergebnisse. Die Kosteninformationen gruppiert Excel in unserem Beispiel, nachdem Sie diese abgehakt haben, automatisch vertikal in Spalten. Sie erhalten auf diese Weise eine Übersicht, die nach Projekten, Verantwortlichen und Kosten strukturiert ist. Auf den ersten Blick erkennen Sie, in welchen Projekten die Kosten überschritten wurden.

Interaktivität nutzen

Bei der erzeugten Pivot- Tabelle handelt es sich im Gegensatz zur Ausgangstabelle um eine interaktive Tabelle. Interaktiv bedeutet, dass Sie Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten umordnen, zusammenfassen, auswerten und betrachten können. Auf diese Weise ermöglicht Excel Ihnen eine komfortable und vielseitige Analyse. Durch einfaches Umstrukturieren haben Sie die Möglichkeit, Daten aus einem völlig anderen Blickwinkel zu betrachten. Egal, welche Informationen Sie, wie, zusammenstellen müssen, Sie sind in der Lage, in kürzester Zeit - teilweise binnen Sekunden - verschiedene Auswertungen, nach Belieben zu erstellen. Um beispielsweise herauszufinden, bei welchen Verantwortlichen vermehrt Kostenüberschreitungen auftreten, haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, die Projekte auszublenden. Dazu reicht es aus, den Haken im Arbeitsbereich PivotTable-Felder im Kontrollkästchen Projekt zu entfernen. Sie erhalten damit eine völlig neue Aussage, nämlich, bei welchen Mitarbeitern Kosten überschritten wurden.

Informationen erweitern

In der Praxis wundert man sich oft über einzelne Werte und möchte hierzu nähere Informationen. Sie müssen jetzt nicht in der Ausgangstabelle nach einer Antwort suchen. Wenn Sie beispielsweise wissen wollen, welche Einzelwerte hinter dem Wert Istkosten des Mitarbeiters Müller stecken, erhalten Sie die Information per Doppelklick auf den entsprechenden Wert. Excel liefert diese Information in einer separaten Tabelle. Möglicherweise müssen Sie in dieser von Excel generierten Tabelle noch Anpassungsarbeiten zur besseren Darstellung durchführen, z. B. die Spaltenbreite anpassen.

Pivots gestalten

Was die Gestaltung anbelangt, haben Sie ebenfalls umfangreiche Möglichkeiten. Ist die Pivot-Tabelle aktiv, das heißt, steht die Eingabemarkierung in der Pivot-Tabelle, sehen Sie oben im Register das Menü PivotTable-Tools mit den Registern Analysieren und Entwurf. Unter Entwurf/PivotTable-Formate stehen im Bereich PivotTable-Formate vordefinierte Layouts zur Verfügung. Öffnen Sie die Auswahl durch einen Klick auf den Pfeil und weisen Sie der Tabelle einfach das gewünschte Format per Mausklick zu. Selbstverständlich können Sie die Pivot-Tabellen auch manuell gestalten. Dann verwenden Sie wie in einer herkömmlichen Tabelle die Schaltflächen bzw. entsprechenden Dialoge des Registers Start. Um beispielsweise den Zahlenwerten das Euro-Format zuzuweisen, markieren Sie den gewünschten Zellbereich und klicken Anschließend im Register Start im Bereich Zahl auf die Schaltfläche mit dem Währungsformat. Selbstverständlich können Sie auch beide Formatierungswege miteinander kombinieren.

Daten manuell aktualisieren

Für den Fall, dass sich Daten in Ihrer Ausgangstabelle ändern, weil Sie zum Beispiel einen Zahlendreher bei den Materialkosten festgestellt haben, müssen Sie Ihre Pivot-Tabelle manuell aktualisieren. Dazu setzen Sie die Eingabemarkierung in die Pivot-Tabelle. Aktivieren Sie das Register Analysieren im Bereich der PivotTable-Tools. Klicken Sie dort im Bereich Daten auf die Schaltfläche Analysieren. Für den Fall, dass Sie mehrere Pivot-Tabellen in Ihrer Arbeitsmappe erstellt haben, wählen Sie Analysieren/Alle Analysieren. Die Daten werden umgehend angepasst. Die Anpassung über den Befehl Alle Analysieren erfolgt nicht nur in der aktiven Pivot-Tabelle, sondern in allen Pivot-Auswertungen, die sich in der Arbeitsmappe befindenden und auf der Pivot-Funktion basieren. Doch Achtung: Nicht angepasst werden Tabellen mit Einzelinformationen, die Sie per Doppelklick, wie unter Schritt 6 beschrieben, generiert haben. Arbeitsmappen, die Pivot-Tabellen enthalten, können Sie wie jede herkömmliche Datei über die Befehlsfolge Datei/Speichern sichern.

(hal)